一、備忘錄是干什么用的

作為個人使用(yong)的備(bei)忘錄，除(chu)了記錄備(bei)忘事項這一(yi)基本用(yong)途外(wai)，備(bei)忘錄更多(duo)地是和時(shi)間(jian)管理(li)相結合的，它屬(shu)于時(shi)間(jian)管理(li)方法的第一(yi)步——收集(ji)。

收集(ji)就是指把所有在(zai)腦海里浮現的(de)(de)信息（任務，想法(fa)，項目等）記(ji)錄到(dao)隨(sui)身攜(xie)帶的(de)(de)小(xiao)本子上任何適合你的(de)(de)工具（包括紙質本子、APP、WEB版應用(yong)），把你的(de)(de)工作從大腦里面清出(chu)來，記(ji)錄在(zai)可以看到(dao)的(de)(de)地方，GTD把這個(ge)叫做“收納箱”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填進收集(ji)的設備(bei)里；準備下一步的處理。

1、需要收集的工作內容有

（1）承諾他人的事(shi)情，如明(ming)天我要給XX發個XX材(cai)料。

（2）工作中要(yao)做的事(shi)情(qing)，如XXX集團XX項目(mu)、XXX大會準備(bei)等。

（3）生(sheng)命中應當(dang)承擔的(de)責任，如我要(yao)幫助(zhu)XXx干XXXX，我要(yao)拯(zheng)救(jiu)全地(di)球等(deng)等(deng)。

（4）生活中的各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子(zi)買生日禮物(wu)等。

（5）突然冒出的靈感想(xiang)法，如突然想(xiang)SNS是不是可以(yi)跟家教結(jie)合在一起，需要(yao)去論證一下。

（6）接受到得各種材(cai)料，需要處理(li)。

等等，只(zhi)要是跟(gen)自己有(you)關，需要去過問或做的事情(qing)，都(dou)統(tong)統(tong)的收集到一起(qi)，放到一個容器(qi)里(li)，我們稱(cheng)之為(wei)“收納(na)箱”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完(wan)整的收集。做(zuo)到一件都不(bu)漏，這樣(yang)系統(tong)才(cai)能完(wan)全幫(bang)你管理起你的生(sheng)活和工作(zuo)。

（2）一(yi)(yi)定盡量(liang)減(jian)少你(ni)用(yong)于(yu)收集(ji)雜事的(de)工具的(de)數量(liang)。這樣便于(yu)統一(yi)(yi)管理，不容易漏(lou)掉，而且簡(jian)便。

（3）你的工(gong)具隨(sui)時(shi)隨(sui)地都能收(shou)集。不(bu)能隨(sui)時(shi)收(shou)集，很難做(zuo)到第一條(tiao)完整性。

（4）按照你的愛好選擇(ze)工(gong)具，最(zui)喜歡的工(gong)具才會用。

二、備忘錄格式怎么寫

備(bei)忘錄在公(gong)文函件(jian)中，它的等級(ji)是比較(jiao)低的，主要用來提醒、督(du)促對方，或就某(mou)個問題提出自己(ji)的意見(jian)或看(kan)法。在業務上，它一般用來補充(chong)正(zheng)式文件(jian)的不足。

作為公(gong)司的備忘錄，在書寫時要注意格(ge)式問題，如：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常見的單一(yi)性標(biao)題寫(xie)法(fa)是直接(jie)標(biao)示文種名稱(cheng)，如“備忘錄”。

（2）兩要素標題

兩要素標(biao)題由發文(wen)單位(wei)名(ming)稱(cheng)和文(wen)種組成，如“萬向節集團公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標(biao)示(shi)為來自、自，其后(hou)面寫(xie)明(ming)發(fa)送信息的人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)姓名(ming)(ming)或單位、部門名(ming)(ming)稱，如“總經理辦公室(shi)”，人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)姓名(ming)(ming)的前面可以根據(ju)需要標(biao)示(shi)其職務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其后面(mian)寫明接收信(xin)息的人員(yuan)姓名或單位(wei)、部門名稱，如(ru)“人力資源部”，人員(yuan)姓名的前面(mian)可以根據需要標示其職務。

（3）地址

一般包(bao)括(kuo)發文人或發文單位地址(zhi)和收文人或收文單位地址(zhi)，有(you)的(de)還包(bao)括(kuo)電報掛號、電傳號、電話號碼等(deng)。地址(zhi)一項寫在(zai)左上角編號處的(de)下面，其格式與書信的(de)寫法相(xiang)同。

（4）發文日期

即寫明備(bei)忘錄發(fa)出的日期。

（5）主題

寫明備忘錄正文的(de)主(zhu)題思想或內(nei)容梗概，一般(ban)要用類似電報類的(de)詞(ci)組或短語標示。許多單位(wei)有自己特制(zhi)的(de)信箋，在寫眉(mei)首時，其格式和標點符號的(de)使用與(yu)一般(ban)信件的(de)寫法基本(ben)相同。

3、正文

在眉首下方直接書寫需要傳遞事項的具體(ti)內(nei)容。可以是一段(duan)到底(di)，篇段(duan)合一；如(ru)果內(nei)容較多(duo)，可以采用分段(duan)書寫。段(duan)落(luo)起首應采用空兩格的形(xing)式。

4、結束語

如果為(wei)了表示對(dui)對(dui)方的尊重，也可(ke)以寫上致敬(jing)語(yu)作為(wei)結束語(yu)。如果沒有必(bi)要也可(ke)以省略(lve)致敬(jing)語(yu)。

5、簽署

正文(wen)或(huo)者結束(shu)語之后下方寫明(ming)發文(wen)人或(huo)發文(wen)單位的名稱。寫法與一般信件(jian)的格式(shi)相同。

怎么樣？備忘錄的格式你學會了(le)嗎(ma)？