什么是文員

其實(shi)所(suo)謂的(de)(de)文員也就是文職人(ren)員，即主管(guan)經(jing)理之助(zhu)理之類(lei)的(de)(de)。但(dan)是在不(bu)同的(de)(de)公司，文員一職所(suo)做的(de)(de)工(gong)作都有(you)(you)(you)所(suo)不(bu)同。通常情況(kuang)下(xia)，文員是做些(xie)(xie)文字(zi)處理、文檔整理、復印(yin)文件、接(jie)聽電(dian)話及處理辦公室(shi)日常事務(wu)（接(jie)待客人(ren)、清潔衛生(sheng)、購買辦公用品等）之類(lei)的(de)(de)工(gong)作。總之都比較繁瑣的(de)(de)事。另外(wai)，有(you)(you)(you)些(xie)(xie)公司的(de)(de)文員還要(yao)協助(zhu)會(hui)計做一些(xie)(xie)記帳工(gong)作。一般要(yao)求會(hui)基本的(de)(de)電(dian)腦(nao)操作（公司不(bu)同會(hui)有(you)(you)(you)具體的(de)(de)要(yao)求：就是指對電(dian)腦(nao)的(de)(de)操作內容和熟練程度有(you)(you)(you)所(suo)不(bu)同，當然(ran)少數公司可能也不(bu)需要(yao)電(dian)腦(nao)的(de)(de)），一些(xie)(xie)大的(de)(de)公司對語言也有(you)(you)(you)所(suo)要(yao)求的(de)(de)（普通話，英語之類(lei)的(de)(de)），另外(wai)就是當事人(ren)本身(shen)所(suo)具備的(de)(de)一些(xie)(xie)綜合(he)素質(zhi)（工(gong)作態度、思想品德、工(gong)作能力等）。

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文員分類

工行文(wen)員(yuan)(yuan)分兩類：第一類，文(wen)員(yuan)(yuan)即普(pu)通意(yi)義的(de)文(wen)員(yuan)(yuan)；第二類，“文(wen)員(yuan)(yuan)”即非普(pu)通意(yi)義的(de)文(wen)員(yuan)(yuan)。

主要分：行政(zheng)文(wen)員(yuan)、人事文(wen)員(yuan)、文(wen)案(an)文(wen)員(yuan)、檔案(an)文(wen)員(yuan)、銷售(shou)文(wen)員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人(ren)事(shi)文員主要(yao)負責人(ren)事(shi)考(kao)勤(qin)、人(ren)員招(zhao)聘、薪(xin)酬計算、社(she)保(bao)辦理(li)及(ji)后勤(qin)的管理(li)。

文案文員主要負現起草文件合同等(deng)文件。

檔案文員主(zhu)要負責管理公司文件(jian)、合同等(deng)相關的資(zi)料。

銷售文員(yuan)主要(yao)負責協助銷售合同及其(qi)他營銷文件資料的管理(li)、歸類(lei)、整理(li)、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)(jie)待(dai)來(lai)訪：來(lai)訪者不(bu)同，事有大小(xiao)，文員(yuan)要(yao)區別(bie)對(dui)待(dai)。對(dui)應該會(hui)(hui)見的(de)(de)人，應直接(jie)(jie)轉達對(dui)方(fang)的(de)(de)意(yi)圖(tu)，并引其進入會(hui)(hui)客(ke)室或告知各(ge)部門接(jie)(jie)洽人，不(bu)論對(dui)方(fang)要(yao)求(qiu)見面還是預約。對(dui)不(bu)宜(yi)會(hui)(hui)見的(de)(de)人，在請示相關(guan)人員(yuan)后(hou)以“不(bu)在”、“正在開(kai)會(hui)(hui)”或“工作很(hen)忙”等(deng)為由，拒(ju)絕對(dui)方(fang)或是將個(ge)人意(yi)見報經理后(hou)接(jie)(jie)受答復。

2、接(jie)聽電話(hua)：接(jie)聽電話(hua)時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對(dui)方的姓名、工作單位(wei)等，根(gen)據對(dui)方情(qing)況，不妨礙(ai)時可明確(que)回答，但一般不說總經(jing)理是否在。

3、轉達：需要(yao)轉達時(shi)要(yao)正確(que)聽取(qu)對方的身(shen)份和要(yao)轉達的內容，并(bing)準確(que)、迅速地轉達。

4、文(wen)件的(de)(de)收發及(ji)分(fen)送：收到的(de)(de)郵件或(huo)送來的(de)(de)文(wen)件首(shou)先要區別是(shi)直(zhi)(zhi)接呈送辦公室主任(ren)的(de)(de)，還是(shi)需(xu)文(wen)員(yuan)再進行(xing)處置(zhi)和整理的(de)(de)，或(huo)者是(shi)私(si)用(yong)文(wen)書（這些區分(fen)的(de)(de)范圍需(xu)事先請(qing)示主任(ren)）。需(xu)主任(ren)辦理的(de)(de)要直(zhi)(zhi)接送主任(ren)，主任(ren)不在時(shi)如果有于之人直(zhi)(zhi)接有關(guan)的(de)(de)留言、電報、快遞(di)，可用(yong)電話告知。

日常運轉工作

1、日程(cheng)的(de)設計(ji)及其(qi)安(an)排(pai)：對所確定(ding)的(de)應(ying)由主任處理(li)的(de)事項如會(hui)見、出席會(hui)議的(de)日期和時間進(jin)行記(ji)錄整理(li)，并隨時進(jin)行調(diao)查，協助主任制定(ding)出日程(cheng)表(biao)。日程(cheng)計(ji)劃應(ying)記(ji)入每(mei)月日程(cheng)表(biao)，必要時在上面記(ji)下預定(ding)內容和變更(geng)情況。

2、準備(bei)及安排(pai)(pai)：有些(xie)工作需要特別的準備(bei)和安排(pai)(pai)，這些(xie)工作通常(chang)都有一定(ding)的時間(jian)限制(zhi)，因此必須(xu)提前(qian)做好(hao)適當的準備(bei)。

用品的整理

文員應(ying)將主(zhu)任(ren)工作中所需(xu)要的(de)文件資料、各項用(yong)品及(ji)備用(yong)品事先準備齊全(quan)。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)(ji)備用(yong)(yong)品，應(ying)在合適的地方放置合適的數量，為此，應(ying)設計(ji)一(yi)張用(yong)(yong)品及(ji)(ji)備用(yong)(yong)品的明(ming)細表，在上(shang)面記(ji)下品種和一(yi)月或一(yi)周所需數量以(yi)及(ji)(ji)補(bu)充的數量和補(bu)充日期。

2、主任外出時：主任外出時需(xu)使(shi)用的(de)(de)鋼筆、鉛(qian)筆等，每天都應該(gai)注意事先做(zuo)好準備好一(yi)定數(shu)量，需(xu)要收入(ru)提包內的(de)(de)物(wu)品也要做(zuo)同樣考(kao)慮。這些需(xu)要準備的(de)(de)物(wu)品應在(zai)詢問過主任后制做(zuo)一(yi)張(zhang)明細表事先貼好以防遺(yi)漏(lou)。

3、文件、資(zi)料的準備：首先要(yao)弄清楚那些(xie)文件是重要(yao)的，如果不明(ming)白。要(yao)詳細(xi)詢(xun)問，以(yi)便將(jiang)可能(neng)會用(yong)的文件材料一并準備齊全(quan)，然后(hou)畫一張文件明(ming)細(xi)表以(yi)方便使用(yong)。

文件整理業務

1、為使(shi)主任處(chu)理(li)(li)完(wan)畢或正在使(shi)用的(de)文(wen)件(jian)(jian)不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需(xu)要(yao)對文(wen)件(jian)(jian)進(jin)行整理(li)(li)。整理(li)(li)工作首先要(yao)根據主任的(de)意見(jian)將文(wen)件(jian)(jian)分類，并放入固(gu)定的(de)裝具和內容(rong)器內，使(shi)用中還(huan)要(yao)經常整理(li)(li)，做到很容(rong)易查到文(wen)件(jian)(jian)。

2、整(zheng)理(li)工作的(de)關鍵(jian)是(shi)分類項目的(de)確定和(he)保管及(ji)整(zheng)理(li)文件用品的(de)選擇與整(zheng)理(li)、借閱手續的(de)完善。

3、業(ye)務用的(de)文(wen)(wen)件分(fen)為(wei)正(zheng)在處理(li)的(de)文(wen)(wen)件、正(zheng)在運行的(de)現行文(wen)(wen)件和已處理(li)完畢的(de)文(wen)(wen)件，此外還有機密類(lei)的(de)文(wen)(wen)件。根據(ju)應用情況還可以分(fen)為(wei)每日(ri)必用、常用和不常用的(de)三(san)種。

4、經過整(zheng)理后(hou)，對文件(jian)進行裝訂，并給每一個文件(jian)集(ji)合體以(yi)一定的(de)戶頭(tou)名(ming)稱。應在聽取合租人意(yi)見后(hou)再制作一張(zhang)文件(jian)分類的(de)明細(xi)表，將(jiang)表貼在保管場所或(huo)保管人的(de)桌子上以(yi)便于參(can)照(zhao)。

整理清掃工作

1、清(qing)理(li)桌面：臺(tai)歷每(mei)天(tian)調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求(qiu)備齊數(shu)量，將(jiang)前一天(tian)取出的圖(tu)書、文件(jian)放回原處(chu)，有破損和污染的物品要清(qing)掃更換(huan)。

2、室內的(de)物品要放(fang)在固定的(de)地(di)方(fang)。

代行業務

1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品(pin)及行(xing)為以(yi)表達得(de)體，同時(shi)還(huan)要十(shi)分講(jiang)究寒暄、應酬的用(yong)語(yu)。

2、轉達主任(ren)意(yi)見(jian)或命令：表達主任(ren)意(yi)見(jian)要(yao)(yao)完整、準確，注意(yi)簡潔迅速。有(you)時(shi)根據情況還要(yao)(yao)將對方(fang)的答復(fu)向(xiang)主任(ren)匯報。

會計實務

該(gai)項事務是指由(you)經理(li)直接(jie)使(shi)用(yong)的幾(ji)種賬目的管(guan)理(li)，包(bao)括各(ge)項物品的購入及(ji)(ji)發放、次產的調(diao)配及(ji)(ji)運用(yong)、現金收入及(ji)(ji)支(zhi)出(chu)等方面的賬目記錄及(ji)(ji)管(guan)理(li)。

1、關于次產狀(zhuang)態及收(shou)支情況(kuang)要制(zhi)作明細表(biao)，至少一個月(yue)要制(zhi)作一張月(yue)報(bao)(bao)表(biao)。在特殊情況(kuang)下，要隨時根(gen)據經(jing)理及副經(jing)理發要求拿(na)出報(bao)(bao)表(biao)。

2、處理資產狀(zhuang)況還應注意(yi)以下幾(ji)點：

（1）支(zhi)持(chi)及收入可以根據(ju)原始憑證將其發生額(e)記下現(xian)金出(chu)納賬中(zhong)。現(xian)金出(chu)納賬中(zhong)與先(xian)進余額(e)的(de)數額(e)應保持(chi)一致(zhi)。票據(ju)上要有經手人和秘書(shu)的(de)印(yin)章以明確責(ze)任。將這些收據(ju)匯總后讓(rang)經理過目。

（2）日常的現金支出(chu)應限(xian)定一(yi)定的數量，若有(you)特殊項目，應申請特別支出(chu)的資金或開出(chu)支票。

（3）開具支票(piao)需有收據(ju)或其他憑證，并在(zai)支票(piao)上記下用途，由經理(li)蓋章。

（4）資(zi)產分(fen)為(wei)土地(di)、建筑物(wu)、有價證券備用(yong)品及各(ge)種家具雜物(wu)的押金等。應設立(li)各(ge)種資(zi)產的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各(ge)種資(zi)產的內容、單價、數量(liang)及現(xian)有額及出(chu)入額等。

（5）銀行存(cun)款(kuan)及(ji)郵政儲蓄要設存(cun)款(kuan)底帳，接受款(kuan)項者應按名(ming)稱分別立帳并(bing)明(ming)示賬額。

3、各種物品的購(gou)入(ru)(ru)和發放應注意有無使用申(shen)請、手續是否(fou)齊全，并及時入(ru)(ru)帳，以免遺(yi)忘和推遲記賬。

協助調查

公(gong)司的調查(cha)通(tong)常分為任命調查(cha)和(he)一般性調查(cha)兩類。公(gong)司在開展各(ge)種調查(cha)調查(cha)時辦公(gong)室(shi)秘書需做好(hao)協助工(gong)作(zuo)。

1、進(jin)行調(diao)查(cha)(cha)工作時(shi)，秘書應選擇合適(shi)的專家(jia)、顧問進(jin)行委托或將他(ta)們列為調(diao)查(cha)(cha)委員，并與之保(bao)持(chi)聯系，需要時(shi)提(ti)出調(diao)查(cha)(cha)課(ke)題請他(ta)們完成(cheng)。

2、有些專家事項的調查(cha)，秘(mi)書也可以(yi)親自(zi)聽取專家和當事人的意見，或在調查(cha)各方面(mian)情況(kuang)后，將意見和調查(cha)情況(kuang)匯總后報告(gao)給(gei)經(jing)理(li)。

文書工作

文(wen)書工作(zuo)有(you)包括寫(xie)作(zuo)信涵、起(qi)草(cao)文(wen)件，以及卷清(qing)和印刷文(wen)件三個方面(mian)。

1、信(xin)(xin)涵的完成：對經(jing)理會經(jing)常使用(yong)的信(xin)(xin)件種(zhong)類(lei)可事先(xian)匯集(ji)為“標準通(tong)信(xin)(xin)范圍(wei)例”，需要時選擇一種(zhong)，略加增刪(shan)便可使用(yong)，較為方便。

2、文件的(de)卷(juan)(juan)清(qing)(qing)及(ji)印刷：主(zhu)要包(bao)括(kuo)將草案以筆(bi)記形(xing)式卷(juan)(juan)清(qing)(qing)、用打字機打印、直(zhi)接打印以及(ji)輯錄圖(tu)書雜志上的(de)有關內容等工(gong)作(zuo)。

聯系業務

聯(lian)系(xi)工作(zuo)就(jiu)是要向(xiang)經(jing)理(li)或(huo)副經(jing)理(li)轉達某項事情并向(xiang)對方(fang)轉告經(jing)理(li)或(huo)副經(jing)理(li)的意(yi)圖(tu)，聽取對方(fang)的答復，并將答復再反饋給經(jing)理(li)。

招待事務

招待是指在經(jing)理外出、返回或有客人來訪時(shi)的禮儀性(xing)款(kuan)待，多指派事務員或勤雜工來完成(cheng)。款(kuan)待包括向導、收(shou)存攜帶物(wu)品、奉送茶點、迎來送往等(deng)。

1、為經理服務

（1）經理外出(chu)時(shi)應準備好(hao)車(che)輛。

（2）回到(dao)(dao)公司時，要(yao)接過脫下(xia)的(de)外套、帽子(zi)等，然后(hou)放到(dao)(dao)一定的(de)地方，并隨時用刷子(zi)清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視空氣情況(kuang)調好(hao)空調。

2、為客人(ren)服(fu)(fu)務：秘書還(huan)須對(dui)客人(ren)進行(xing)(xing)服(fu)(fu)務，比如出入公司時參(can)照對(dui)經理的服(fu)(fu)務進行(xing)(xing)接待。若需要來訪者等候時，應(ying)遞(di)上(shang)報紙或畫(hua)報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還是很多的(de)，但也(ye)被視為是一些基礎的(de)工作(zuo)，比如收(shou)發(fa)郵件(jian)、接待、文(wen)書、印信(xin)以(yi)及檔案等方面都由文(wen)員來做(zuo)。雖(sui)然(ran)文(wen)員從事的(de)工作(zuo)內容比較多，但因沒有太多的(de)技術含量，所以(yi)在(zai)單位里來說資相并(bing)不是很高。

一般來說，文(wen)(wen)員的工(gong)(gong)(gong)資(zi)多少與(yu)所在(zai)的地區整體(ti)消費水平有(you)關。比如一線(xian)大城市(shi)里的文(wen)(wen)員可(ke)以(yi)拿到四(si)千(qian)及以(yi)上的工(gong)(gong)(gong)資(zi)，而小一些城市(shi)可(ke)能只有(you)兩千(qian)多塊錢(qian)。工(gong)(gong)(gong)作的地區消費高自(zi)然工(gong)(gong)(gong)資(zi)也會高一些，消費低的地區，文(wen)(wen)員工(gong)(gong)(gong)資(zi)了不會太高。

以在深圳(zhen)工作(zuo)為例吧(ba)，行政文員(yuan)能(neng)獲得四千(qian)多的(de)(de)工資(zi)；人事文員(yuan)在3800左右的(de)(de)工資(zi)；會計文員(yuan)更高一些(xie)能(neng)拿到4千(qian)以上；還(huan)有(you)生產(chan)文員(yuan)可能(neng)只有(you)3600元(yuan)左右。如(ru)今快遞的(de)(de)發展迅速，所以還(huan)有(you)跟單文員(yuan)，能(neng)獲得每年(nian)4千(qian)元(yuan)的(de)(de)工資(zi)。

不(bu)(bu)論是(shi)(shi)在哪個(ge)城市里工作(zuo)(zuo)，也不(bu)(bu)論是(shi)(shi)哪一(yi)種文(wen)員(yuan)的(de)類別(bie)，工資(zi)(zi)的(de)多少與(yu)個(ge)人能(neng)力有很大的(de)關系。雖然文(wen)員(yuan)的(de)技術含量看(kan)起來并不(bu)(bu)高(gao)，但那(nei)些工作(zuo)(zuo)時間久，工作(zuo)(zuo)經(jing)驗豐富的(de)文(wen)員(yuan)同(tong)樣可以(yi)獲(huo)得較高(gao)的(de)工資(zi)(zi)。關鍵的(de)一(yi)點是(shi)(shi)，一(yi)定(ding)要堅持自己(ji)的(de)工作(zuo)(zuo)，善于總結自己(ji)的(de)工作(zuo)(zuo)經(jing)驗，想要獲(huo)得高(gao)薪就要在工作(zuo)(zuo)中努力。