一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)（office Automation，OA）是在設備、通信(xin)逐步實(shi)現(xian)自(zi)動(dong)化(hua)的(de)(de)基礎上，通過管(guan)理信(xin)息系統（Management Information System，MIS）的(de)(de)發展而興起的(de)(de)一門綜合(he)性技(ji)術。它(ta)是將計算機網(wang)絡與現(xian)代化(hua)辦(ban)公(gong)相(xiang)結合(he)的(de)(de)一種新型辦(ban)公(gong)方式，它(ta)不(bu)僅(jin)可以(yi)實(shi)現(xian)辦(ban)公(gong)事務(wu)的(de)(de)自(zi)動(dong)化(hua)處理，而且可以(yi)極大地提(ti)高(gao)個人(ren)或者群體辦(ban)公(gong)事務(wu)的(de)(de)工作效率，為企業或部(bu)門機關(guan)的(de)(de)管(guan)理與決策提(ti)供科學的(de)(de)依(yi)據。

在辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)化管理(li)領域，如(ru)果說硬件(jian)(jian)技(ji)術是(shi)其環境(jing)保(bao)障，則軟(ruan)件(jian)(jian)技(ji)術就是(shi)辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)化各項(xiang)功能(neng)得以順利實現(xian)的(de)靈魂所在。自(zi)20世紀(ji)70年代(dai)，從單機處理(li)開始，例(li)如(ru)，采用微型機處理(li)文(wen)字，進(jin)而完成文(wen)件(jian)(jian)歸(gui)檔(dang)、記錄指(zhi)示(shi)、電(dian)話自(zi)動(dong)(dong)記錄等(deng)(deng)任務。20世紀(ji)80年代(dai)后進(jin)入辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)化的(de)快速發(fa)展期，在辦(ban)公室中普遍采用計算(suan)機作為(wei)高(gao)一級的(de)管理(li)工(gong)具，如(ru)信息檢索、輔助(zhu)決策(ce)等(deng)(deng)，出(chu)現(xian)辦(ban)公設備和計算(suan)機、通信等(deng)(deng)互(hu)連構成的(de)計算(suan)機網(wang)絡系統(tong)，利用網(wang)絡集成技(ji)術，人對(dui)辦(ban)公信息的(de)處理(li)能(neng)力出(chu)現(xian)質的(de)飛躍，辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)化成為(wei)智能(neng)建(jian)筑的(de)一個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和(he)行為科學被視為辦公(gong)自動(dong)化的(de)四項(xiang)支撐，工作站(zhan)( Work Station)和(he)局域網絡(Local Area Network)成(cheng)了(le)辦公(gong)自動(dong)化的(de)兩大支柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業(ye)及(ji)(ji)單位的(de)辦(ban)(ban)公管理中(zhong)，都會涉及(ji)(ji)到秘書與行(xing)(xing)政要務(wu)，辦(ban)(ban)公自(zi)動化的(de)應用，能(neng)夠及(ji)(ji)時的(de)了解行(xing)(xing)政事務(wu)與人(ren)事關系，確(que)保事務(wu)處(chu)理更加準確(que)。

2、處理文件自動化

在(zai)(zai)傳(chuan)統的(de)(de)辦(ban)公(gong)管(guan)理中(zhong)，每一份(fen)文件(jian)都必(bi)須(xu)要進行嚴密的(de)(de)分(fen)析、解讀，以紙質的(de)(de)形式不斷的(de)(de)進行著(zhu)修改，這樣不僅降低了(le)工(gong)作效率，也使(shi)員(yuan)工(gong)的(de)(de)工(gong)作量(liang)增多，同時也很(hen)容易出現修改失誤(wu)或文件(jian)信(xin)息丟失的(de)(de)問題，致使(shi)文件(jian)中(zhong)的(de)(de)信(xin)息存在(zai)(zai)漏洞(dong)。而(er)辦(ban)公(gong)自(zi)動化(hua)系統，能(neng)夠(gou)實(shi)現自(zi)動化(hua)的(de)(de)管(guan)理各類文件(jian)。利用計算機網(wang)絡技術對文件(jian)進行分(fen)類和統一的(de)(de)傳(chuan)輸，在(zai)(zai)保(bao)留好原文件(jian)的(de)(de)前提下，提出一些(xie)可(ke)行性的(de)(de)建議。同時企業必(bi)須(xu)要對辦(ban)公(gong)自(zi)動化(hua)系統進行嚴格的(de)(de)管(guan)理，并要求(qiu)工(gong)作者通(tong)過身份(fen)驗證才能(neng)夠(gou)登錄(lu)系統，并查看所需(xu)要的(de)(de)文件(jian)資料，有效的(de)(de)保(bao)證了(le)企業內部文件(jian)的(de)(de)嚴密性。

3、實現自動化決策

在企業管(guan)理中，是否正確的(de)(de)決策是確保辦公(gong)管(guan)理的(de)(de)基礎，使用辦公(gong)自動化(hua)系(xi)統能(neng)夠(gou)自動對(dui)文件進行(xing)核對(dui)，如(ru)人事(shi)關(guan)系(xi)、財(cai)務賬目等。而辦公(gong)自動化(hua)可以對(dui)涉及到決策的(de)(de)相關(guan)資料(liao)進行(xing)科學的(de)(de)分析，這樣能(neng)夠(gou)有效的(de)(de)提高決策的(de)(de)科學性與數據的(de)(de)精準度。