一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公自(zi)動(dong)化(hua)（office Automation，OA）是在設備、通信逐步(bu)實(shi)(shi)現(xian)自(zi)動(dong)化(hua)的(de)(de)(de)基礎上，通過管理(li)信息系統（Management Information System，MIS）的(de)(de)(de)發展而興起的(de)(de)(de)一(yi)門綜合性(xing)技術(shu)。它(ta)是將(jiang)計(ji)算(suan)機網絡與(yu)現(xian)代化(hua)辦(ban)公相結(jie)合的(de)(de)(de)一(yi)種新型辦(ban)公方式，它(ta)不僅可(ke)(ke)以實(shi)(shi)現(xian)辦(ban)公事務(wu)的(de)(de)(de)自(zi)動(dong)化(hua)處理(li)，而且可(ke)(ke)以極大地提高(gao)個人或者群體辦(ban)公事務(wu)的(de)(de)(de)工作效率，為企業或部門機關的(de)(de)(de)管理(li)與(yu)決策提供科學的(de)(de)(de)依據。

在(zai)辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)管理領域，如(ru)果說硬件(jian)技(ji)術(shu)是其環境保障，則軟(ruan)件(jian)技(ji)術(shu)就是辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)各項功能得以順利實現的(de)(de)靈魂所在(zai)。自20世紀(ji)70年(nian)代(dai)，從單(dan)機(ji)處理開始，例如(ru)，采用微型機(ji)處理文(wen)字，進而(er)完成(cheng)文(wen)件(jian)歸檔、記錄(lu)指示(shi)、電話自動(dong)(dong)記錄(lu)等任務。20世紀(ji)80年(nian)代(dai)后進入辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)的(de)(de)快速發展期，在(zai)辦(ban)(ban)(ban)公室(shi)中普(pu)遍采用計(ji)(ji)算機(ji)作(zuo)為高一(yi)級的(de)(de)管理工具，如(ru)信(xin)息檢索、輔助決策等，出現辦(ban)(ban)(ban)公設備和計(ji)(ji)算機(ji)、通信(xin)等互連構(gou)成(cheng)的(de)(de)計(ji)(ji)算機(ji)網絡(luo)系(xi)統(tong)，利用網絡(luo)集成(cheng)技(ji)術(shu)，人(ren)對辦(ban)(ban)(ban)公信(xin)息的(de)(de)處理能力出現質的(de)(de)飛躍，辦(ban)(ban)(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)成(cheng)為智能建筑的(de)(de)一(yi)個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系(xi)統科學(xue)和(he)行為科學(xue)被視(shi)為辦公自動(dong)化的四項(xiang)支(zhi)撐，工作站(zhan)( Work Station)和(he)局域網絡(Local Area Network)成了辦公自動(dong)化的兩大支(zhi)柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業及(ji)單位的辦公管理(li)中，都會涉及(ji)到秘書與(yu)行政要務，辦公自動化的應(ying)用，能夠及(ji)時的了(le)解行政事(shi)務與(yu)人(ren)事(shi)關系(xi)，確保事(shi)務處理(li)更加(jia)準確。

2、處理文件自動化

在(zai)傳統的(de)(de)辦(ban)公管理(li)中，每一份(fen)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)都必須要(yao)(yao)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)嚴(yan)密的(de)(de)分(fen)析、解讀，以紙質的(de)(de)形式不斷的(de)(de)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)著修(xiu)(xiu)改(gai)，這樣不僅降低(di)了工作效率，也使(shi)員工的(de)(de)工作量增多，同時(shi)也很容易出現(xian)修(xiu)(xiu)改(gai)失誤(wu)或文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)信息丟失的(de)(de)問題，致使(shi)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)中的(de)(de)信息存在(zai)漏(lou)洞。而辦(ban)公自(zi)動(dong)化系(xi)統，能夠(gou)實現(xian)自(zi)動(dong)化的(de)(de)管理(li)各(ge)類文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)。利用(yong)計(ji)算機網絡(luo)技術對文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)分(fen)類和統一的(de)(de)傳輸，在(zai)保留好原文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)前(qian)提下，提出一些(xie)可(ke)行(xing)(xing)(xing)(xing)性的(de)(de)建議(yi)。同時(shi)企業必須要(yao)(yao)對辦(ban)公自(zi)動(dong)化系(xi)統進(jin)行(xing)(xing)(xing)(xing)嚴(yan)格(ge)的(de)(de)管理(li)，并(bing)要(yao)(yao)求工作者通過身份(fen)驗(yan)證(zheng)才能夠(gou)登錄系(xi)統，并(bing)查(cha)看所需要(yao)(yao)的(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)資(zi)料(liao)，有效的(de)(de)保證(zheng)了企業內部(bu)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)嚴(yan)密性。

3、實現自動化決策

在企業管理中，是否正(zheng)確(que)的(de)決(jue)策是確(que)保辦(ban)公管理的(de)基(ji)礎，使用辦(ban)公自動(dong)(dong)化系統(tong)能(neng)夠(gou)自動(dong)(dong)對文件進行核對，如人事(shi)關系、財務賬目等。而辦(ban)公自動(dong)(dong)化可以對涉及到決(jue)策的(de)相(xiang)關資(zi)料進行科學(xue)的(de)分析，這樣(yang)能(neng)夠(gou)有效(xiao)的(de)提高決(jue)策的(de)科學(xue)性與數據的(de)精準(zhun)度。