一、辦公自動化的發展歷程

1、國外

早在20世(shi)紀90年代，國外就開(kai)始了(le)對(dui)辦(ban)公自動化(hua)設計的探(tan)索(suo)。并(bing)且(qie)設計了(le)一個簡單(dan)(dan)的自動化(hua)體系，雖(sui)然(ran)當時該體系十分(fen)簡單(dan)(dan)但是卻直接掀起了(le)人(ren)們對(dui)自動化(hua)辦(ban)公的探(tan)索(suo)之路。

辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)理論與技術(shu)的(de)研究(jiu)興起于20世紀70年(nian)(nian)代末期(qi)的(de)美(mei)、英、日(ri)等(deng)經濟發達、科技領先(xian)(xian)的(de)國家，其中，美(mei)國是推行辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)最早的(de)國家之一(yi)(yi)，其辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)發展歷程(cheng)可(ke)分為四(si)個階(jie)(jie)段：一(yi)(yi)是1975年(nian)(nian)前的(de)單(dan)(dan)機設備階(jie)(jie)段，以(yi)采(cai)用單(dan)(dan)機設備、完成單(dan)(dan)項(xiang)工作為目標，這(zhe)一(yi)(yi)階(jie)(jie)段的(de)辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)技術(shu)又(you)被(bei)(bei)稱為“秘書(shu)級(ji)(ji)別”；二是1975年(nian)(nian)-1982年(nian)(nian)的(de)局(ju)域(yu)(yu)網(wang)階(jie)(jie)段，通(tong)過采(cai)用專用交換(huan)機、局(ju)域(yu)(yu)網(wang)等(deng)部分綜合設備，將(jiang)很(hen)多單(dan)(dan)機設備融(rong)入到局(ju)域(yu)(yu)網(wang)絡(luo)中，進而實(shi)現(xian)數據(ju)和設備的(de)共享，這(zhe)一(yi)(yi)階(jie)(jie)段的(de)辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)技術(shu)又(you)被(bei)(bei)稱為“主任級(ji)(ji)別”；三是1983年(nian)(nian)-1990年(nian)(nian)的(de)一(yi)(yi)體化(hua)階(jie)(jie)段，采(cai)用數據(ju)、文字、聲音(yin)、圖(tu)(tu)像(xiang)等(deng)多媒體信息，通(tong)過廣域(yu)(yu)網(wang)作為傳輸、處理、存儲手段，這(zhe)一(yi)(yi)階(jie)(jie)段的(de)辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)技術(shu)又(you)被(bei)(bei)稱為“決策(ce)級(ji)(ji)別”；四(si)是1990年(nian)(nian)以(yi)后的(de)多媒體信息傳輸階(jie)(jie)段，將(jiang)語音(yin)、圖(tu)(tu)像(xiang)、音(yin)視(shi)頻等(deng)技術(shu)更(geng)好地運用到辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)系統(tong)中，實(shi)現(xian)更(geng)加先(xian)(xian)進的(de)辦公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)。

2、國內

目前(qian)國內的(de)辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)(hua)系統也得到了快速發展，越來越多(duo)的(de)企(qi)業(ye)開始注重對自動(dong)化(hua)(hua)系統的(de)使用。我國辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)(hua)技術的(de)發展可分為四(si)個(ge)階段：

第一階段：1980-1999年，文件型辦公自動化。最早(zao)的(de)辦公(gong)自動化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機(ji)版的(de)辦公(gong)應用軟件(jian)開始，實現了由手工辦公(gong)到電(dian)腦辦公(gong)的(de)轉變，在當時被稱作(zuo)“無紙化辦公(gong)”。一方(fang)面(mian)實現了企業的(de)信(xin)息(xi)交流(liu)(liu)和(he)共(gong)享，另一方(fang)面(mian)建立了企業審批及流(liu)(liu)程雛形，從而形成了OA的(de)概念(nian)。

第二階段：2000-2005年，協同型辦公自動化。這一階段主要(yao)(yao)以工作流為中心，在文(wen)(wen)件型OA的(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)上(shang)增(zeng)加了公(gong)文(wen)(wen)流轉、流程審批、文(wen)(wen)檔管理(li)、會議管理(li)、資產管理(li)等(deng)實(shi)用功能(neng)(neng)。在實(shi)現個人辦公(gong)自(zi)動(dong)(dong)化(hua)的(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)上(shang)，該階段的(de)(de)(de)辦公(gong)自(zi)動(dong)(dong)化(hua)系統完(wan)善了各(ge)個職能(neng)(neng)部門之間的(de)(de)(de)溝(gou)通和(he)信(xin)息(xi)共享機制，建立了企業(ye)內部的(de)(de)(de)協同工作環境(jing)，將辦公(gong)自(zi)動(dong)(dong)化(hua)拓展到企業(ye)的(de)(de)(de)全部辦公(gong)機構，確保所(suo)有員工均可實(shi)現辦公(gong)自(zi)動(dong)(dong)化(hua)，并能(neng)(neng)夠(gou)根(gen)據各(ge)自(zi)的(de)(de)(de)授權了解需要(yao)(yao)的(de)(de)(de)信(xin)息(xi)，完(wan)成(cheng)自(zi)己的(de)(de)(de)工作任務。

第三階段：2006-2010年，知識型辦公自動化。隨(sui)著OA系統(tong)應(ying)用的逐步(bu)深入，企(qi)業(ye)和用戶的要求也(ye)(ye)不(bu)斷提高，辦(ban)公(gong)自動(dong)化系統(tong)的發(fa)展也(ye)(ye)隨(sui)之(zhi)派(pai)生出全(quan)新氣象，形成了(le)以“知識管理(li)”為主要思想、以“協同”為工(gong)作方式(shi)、以“門戶”為技術手段、整(zheng)合了(le)企(qi)業(ye)內信息(xi)資源(yuan)的“知識型辦(ban)公(gong)自動(dong)化系統(tong)”。從這(zhe)個意義上說(shuo)，辦(ban)公(gong)實際上是(shi)一個管理(li)過程，電(dian)子商務(wu)時代(dai)帶(dai)來的企(qi)業(ye)事務(wu)處(chu)理(li)對象瞬息(xi)萬變(bian)，這(zhe)就(jiu)要求作為企(qi)業(ye)的辦(ban)公(gong)自動(dong)化系統(tong)能(neng)夠提供足夠的靈活應(ying)變(bian)和開放交(jiao)互能(neng)力。

第四階段：2011年后，智能型辦公自動化。隨著企業組(zu)織流程的(de)(de)不斷固化和(he)改(gai)進、知識的(de)(de)積(ji)累和(he)應用以及技術的(de)(de)創新和(he)提升，最終(zhong)的(de)(de)辦公(gong)自(zi)(zi)動化系統將(jiang)會全面脫胎(tai)換(huan)骨，全新的(de)(de)“智能(neng)型辦公(gong)自(zi)(zi)動化系統”將(jiang)成為未來的(de)(de)發展方向，智能(neng)型OA能(neng)夠提供決策支持、知識挖(wa)掘、商(shang)務智能(neng)等(deng)服務，并(bing)且更關注企業的(de)(de)決策效(xiao)率。

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二、辦公自動化的發展趨勢及策略

隨著各(ge)種技術的(de)不(bu)斷進步，辦公自動化的(de)未(wei)來(lai)發展趨勢將體現以下幾個(ge)特點。

1、辦公信息數字化、多媒體化

在辦(ban)公活動(dong)中(zhong)，人們主要采(cai)用計算(suan)機(ji)對信(xin)息進行處(chu)理(li)，計算(suan)機(ji)所處(chu)理(li)的信(xin)息都(dou)是數字信(xin)息，很多的信(xin)息都(dou)被處(chu)理(li)成(cheng)數字方式，這樣存儲(chu)處(chu)理(li)就更(geng)方便。

同時，隨(sui)著多媒體技術、虛擬現實技術的應用(yong)，使(shi)人(ren)們處理信(xin)息的手段和內容(rong)更加豐(feng)富，使(shi)數(shu)據、文字、圖(tu)(tu)形圖(tu)(tu)像、音頻及視頻等各種信(xin)息形式都能(neng)使(shi)用(yong)計算機處理，它更加適應并(bing)有力支持人(ren)們以視覺、聽覺、觸(chu)覺、味覺、嗅覺等多種方式獲取及處理信(xin)息的方式。

2、辦公環境網絡化、國際化

在(zai)(zai)人們的(de)(de)(de)(de)日(ri)常生(sheng)活中(zhong)(zhong)，網絡(luo)的(de)(de)(de)(de)應(ying)(ying)用(yong)已(yi)改變了人們的(de)(de)(de)(de)生(sheng)活方(fang)式，也改變了人們的(de)(de)(de)(de)工(gong)作方(fang)式，完備的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)白動(dong)化(hua)系統(tong)能把(ba)多種辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備連成(cheng)辦(ban)(ban)公(gong)局域網，進而通過(guo)公(gong)共(gong)通信網或專用(yong)網連成(cheng)廣域辦(ban)(ban)公(gong)網，特別是Internet網絡(luo)的(de)(de)(de)(de)發(fa)展(zhan)與普及，通過(guo)Internet網絡(luo)可連接(jie)到地(di)球上任何角落，從而實(shi)現(xian)信息的(de)(de)(de)(de)高速傳播。它可以跨越時間(jian)與空(kong)間(jian)，特別是在(zai)(zai)與國外的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)聯(lian)系中(zhong)(zhong)，更(geng)是應(ying)(ying)用(yong)十分(fen)方(fang)便與廣泛。

3、辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由于計算(suan)機要求處理的信息數(shu)字(zi)化，同(tong)時辦(ban)(ban)公環境的網絡化使得跨(kua)部門的連(lian)續作業免去了(le)以紙(zhi)介質為載體(ti)的傳統傳遞(di)方式(shi)。采用“無紙(zhi)化辦(ban)(ban)公”，一(yi)方面(mian)可以節省紙(zhi)張；另一(yi)方面(mian)是速(su)度快、準確度高，便于文檔的編輯和復(fu)用，它非常適(shi)合電子商(shang)務和電子政務的辦(ban)(ban)公需要。

對于一(yi)些(xie)要求(qiu)24小時辦(ban)公、辦(ban)公流程及作業(ye)內容相(xiang)對穩(wen)定(ding)、工(gong)作比較枯燥、易(yi)疲勞、易(yi)錯、勞動(dong)(dong)量較重(zhong)的(de)一(yi)些(xie)工(gong)作場(chang)合，可以采用無人值(zhi)守辦(ban)公。如自動(dong)(dong)存取(qu)款機的(de)銀行業(ye)務、夜間傳真及電子(zi)郵件自動(dong)(dong)收發等(deng)。

由于計算(suan)機系統(tong)的高速發展，相關辦公(gong)軟件已十(shi)分成(cheng)熟，操作界面更為直(zhi)觀，使得(de)人們在辦公(gong)活(huo)動中(zhong)操作使用、維護與維修等更加簡單。

4、辦公業務集成化

在早期的(de)(de)辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)活動中，計算機系(xi)統(tong)(tong)大多(duo)是(shi)單機運(yun)行，或是(shi)各個部(bu)門(men)分別開發(fa)自己的(de)(de)應(ying)用系(xi)統(tong)(tong)。在這(zhe)種情況下(xia)，由于所采用的(de)(de)軟件(jian)、硬(ying)件(jian)可能(neng)出自多(duo)家廠商，軟件(jian)功能(neng)、數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)結構、界(jie)面(mian)等也會因此不同(tong)。隨著業務的(de)(de)發(fa)展、信息的(de)(de)交(jiao)(jiao)流(liu)，人(ren)們對(dui)辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)業務集(ji)(ji)成(cheng)性的(de)(de)要求將會越(yue)來越(yue)高。辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)業務集(ji)(ji)成(cheng)包(bao)括：一(yi)是(shi)設備的(de)(de)集(ji)(ji)成(cheng)，即(ji)實(shi)現(xian)異構系(xi)統(tong)(tong)下(xia)的(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)傳輸與處理，這(zhe)是(shi)辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)系(xi)統(tong)(tong)集(ji)(ji)成(cheng)的(de)(de)基礎；二是(shi)應(ying)用程序的(de)(de)集(ji)(ji)成(cheng)，即(ji)實(shi)現(xian)各種應(ying)用程序在同(tong)一(yi)環(huan)境下(xia)運(yun)行；三是(shi)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)集(ji)(ji)成(cheng)，不僅包(bao)括相(xiang)互(hu)交(jiao)(jiao)換數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)，而且要實(shi)現(xian)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)互(hu)操作(zuo)和解決數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)語義的(de)(de)異構問題，以真正實(shi)現(xian)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)共享。