辦公設備管(guan)理制度
1? 總則
1.1?目(mu)的(de)：為規范辦公設備設施的(de)管理，保障(zhang)生產(chan)和辦公活動的(de)正常進行，降低成本(ben)(ben)，杜絕浪費， 特(te)制定本(ben)(ben)制度。
1.2?適(shi)用范圍：
1.2.1本(ben)制度適(shi)用于公司各部門。
1.2.2本制度對(dui)辦(ban)公設備(bei)設施的采購、驗(yan)收、使用和管理等進行了規定。
2?辦公設備設施分類(lei)
2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等；
2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤(pan)、掃(sao)描(miao)儀、復印機(ji)、打(da)印機(ji)等；
2.3?培訓用(yong)具：投影儀、白板等；
2.4?空氣調節設備:空調、風扇(shan)等(deng)；
2.5?通(tong)訊設施:電(dian)話機、傳真機、對講機等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電(dian)視機(ji)等；
2.7?接待飲水(shui)用(yong)具：飲水(shui)機、茶具、開水(shui)壺、燒水(shui)壺、茶水(shui)桶等；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其(qi)他設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)：與辦公有關的其(qi)他設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)。
3?辦公設備設施管理(li)的職(zhi)責
3.1?行(xing)政部(bu)負責(ze)辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的(de)歸口管理。負責(ze)辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)規劃、選型(xing)、組織安裝調試、統一(yi) 調配、使用、維(wei)修、盤點(dian)、報廢和更新(xin)的(de)全過程實行(xing)綜合管理。
3.2?采購(gou)部負責按要求進行辦公(gong)設備設施(shi)的(de)采購(gou)。
3.3?生產部負責協(xie)助實施辦公設(she)備設(she)施的安(an)裝和維修(xiu)。
3.4?使用(yong)部門負責辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)分級管理，負責辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)正(zheng)確使用(yong)和日常(chang)維護保養，延 長(chang)辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施使用(yong)壽(shou)命(ming)，保證(zheng)辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)正(zheng)常(chang)運行。
3.5?財(cai)務部負責對辦公(gong)設備設施的采購、發(fa)放和(he)管理進行監督、檢查和(he)審計(ji)。
4?辦公設備(bei)設施的購置
4.1?行政部應(ying)廣泛收(shou)集辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的(de)發展(zhan)資訊以(yi)及市場信息(xi)，并(bing)收(shou)集使用(yong)單位對有關辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的(de)使用(yong)意見，為新辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的(de)購置提供建議(yi)。
4.2?各部(bu)門需要新增(zeng)辦公設備設施應填寫《辦公設備設施購置申請單》，送行(xing)政部(bu)審查、主管(guan)副(fu) 總(zong)審核、常務副(fu)總(zong)或總(zong)經理批準(zhun)。
4.3?對(dui)于新辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的購(gou)置(zhi)，行政部(bu)應提出辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的先進性(xing)、可靠性(xing)和維修性(xing)等要(yao)求， 并對(dui)大型、關鍵辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)進行經(jing)濟技術可行性(xing)分析，把(ba)好選(xuan)型和安裝驗收(shou)質(zhi)量關，為(wei)搞好辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的后期管理奠(dian)定基(ji)礎(chu)。
4.4?選購的大型、關(guan)鍵辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)應備(bei)有齊全的安裝、使(shi)用、潤滑、維修等技術(shu)資料和(he)必要的 維修配件、易損件。
4.5?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)到貨后，由采購部組(zu)織行政部、使用(yong)部門、供(gong)方派(pai)員共同(tong)參(can)加開箱(xiang)(xiang)驗收，并認 真做好開箱(xiang)(xiang)記錄(lu)，按照裝(zhuang)箱(xiang)(xiang)單核對主辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)、附件(jian)、工具(ju)、備(bei)件(jian)和(he)技術資料，辦(ban)理入(ru)庫和(he)安裝(zhuang)手續。
4.6?辦公(gong)設備設施安(an)裝調試完畢，要按(an)說明書及有關規定進行性能檢查、調試，屬于(yu)固(gu)定資產(chan)的 要辦理固(gu)定資產(chan)移交手(shou)續。
4.7?驗收后采購部(bu)應負責(ze)組織填寫(xie)《辦公設備設施驗收報告單》一式三份，采購部(bu)、行政部(bu)、使 用部(bu)門各留(liu)一份。
4.8?驗收后(hou)行政部將相關資(zi)料收集(ji)、整(zheng)理、存(cun)檔(dang)。
5?辦公設備設施的臺(tai)帳和檔案管理
5.1?辦公設備設施的臺帳管理
5.1.1?財(cai)務部對對公司的(de)所有屬于(yu)固定(ding)資產的(de)辦(ban)公設(she)備設(she)施按(an)照規定(ding)建(jian)立固定(ding)資產臺帳，并(bing)進行監 督和管理。
5.1.2?行政部對(dui)公司的所(suo)有辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)按照規(gui)定逐臺進行統一編號，建(jian)立《辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)臺帳(zhang)》 和卡片，填寫《辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)檔案資料卡》，做(zuo)到(dao)隨機附(fu)件和資料齊全。
5.1.3?各使用(yong)部(bu)門要建立(li)本部(bu)門辦公設(she)備設(she)施臺賬。
5.2?辦公設備(bei)設施的檔案(an)管理
5.2.1?行政部行政助(zhu)理，負(fu)責為列入固定資產(chan)的(de)大型辦公設備(bei)設施建立技術檔案(an)和(he)狀(zhuang)態檔案(an)。
5.2.2?辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的技術檔案是指辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的安裝(zhuang)、零部(bu)件、自制辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)、特種(zhong)辦(ban)公(gong) 設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)、使用說(shuo)明(ming)書、圖(tu)紙(zhi)等技術資料。
5.2.3?狀態檔案是指辦公設備設施的(de)分布、購進(jin)和安裝日期(qi)、使用年限(xian)、維修記錄、調撥(bo)記錄等資 料。
5.2.4?辦公(gong)設備(bei)設施檔案資料(liao)發生變更(geng)時(shi)，應根據實(shi)際情(qing)況(kuang)，及時(shi)更(geng)新檔案資料(liao)。
6?辦公設(she)備設(she)施的(de)使用(yong)與保養
6.1?使用(yong)人員在獨立使用(yong)辦(ban)公設備設施前，必須對(dui)其進行辦(ban)公設備設施的(de)結構(gou)、性能、技術規(gui)范、 維護基礎知識(shi)和安(an)全操作規(gui)程的(de)培訓。
6.2?各部門要指定專人(ren)負責公用辦公設備設施(shi)的(de)管理。
6.3?操作人員要嚴(yan)格執行辦公設(she)備設(she)施(shi)的操作規程，嚴(yan)禁辦公設(she)備設(she)施(shi)超(chao)(chao)負荷、超(chao)(chao)范圍和帶故障 運轉。
6.4?使(shi)用部(bu)門負責指定專(zhuan)人進行辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)的日常維(wei)護(hu)保養，行政(zheng)部(bu)負責依據(ju)辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)的 特點(dian)和使(shi)用情況(kuang)進行定期維(wei)護(hu)。
6.5?使用(yong)部(bu)門(men)、行政部(bu)要定期或(huo)不(bu)定期對辦公設備設施的使用(yong)和(he)保養情況進行檢查。
6.6?對(dui)于使用部門不正當使用和(he)維護(hu)的(de)行為，行政部有(you)權提出整(zheng)改(gai)要求和(he)處(chu)罰建議，對(dui)由此而造 成(cheng)的(de)辦(ban)公設備設施的(de)損壞，經行政部進行責(ze)任認定，由相關責(ze)任人承(cheng)擔賠償責(ze)任。
6.6.1?對純屬人(ren)為原(yuan)因(yin)導致辦公設備設施損(sun)壞的(de)(de)(de)，如責任(ren)(ren)人(ren)清楚(chu)，視情(qing)況由責任(ren)(ren)人(ren)賠(pei)償修理費用的(de)(de)(de) 70%-100%；造(zao)成報廢或(huo)丟失的(de)(de)(de)，視情(qing)況由責任(ren)(ren)人(ren)賠(pei)償原(yuan)值(zhi)的(de)(de)(de)70%-100%。如責任(ren)(ren)人(ren)不清的(de)(de)(de)，由該部門負責人(ren)承(cheng)擔賠(pei)償額的(de)(de)(de)50%，保管人(ren)承(cheng)擔50%。
6.6.2?因保(bao)管(guan)不當造成辦公設(she)備設(she)施遺失的，由保(bao)管(guan)人賠(pei)償原值的80%-100%賠(pei)償或責令自(zi)行增購 并不得報(bao)支(zhi)費用。
7?辦公設備設施的維修
7.1?辦(ban)公(gong)設備設施(shi)發生故(gu)障，使用(yong)部(bu)門不能解決(jue)時，應立(li)即填(tian)寫《辦(ban)公(gong)設備設施(shi)報修(xiu)(xiu)單》，通(tong)知 行(xing)政部(bu)組織(zhi)有關人(ren)員進行(xing)排除(chu)，并填(tian)好維(wei)修(xiu)(xiu)記錄。
7.2?在接(jie)到辦公(gong)設備設施(shi)報修以后，行(xing)政部(bu)應根據辦公(gong)設備設施(shi)的故障程度和原因，組織維修人 員進行(xing)修理(li)。
7.3?維(wei)修(xiu)(xiu)人(ren)員(yuan)在維(wei)修(xiu)(xiu)完畢后，應(ying)通(tong)知使用單(dan)位的員(yuan)工進(jin)行驗收，并在報(bao)修(xiu)(xiu)單(dan)上簽字，對維(wei)修(xiu)(xiu)用時 和維(wei)修(xiu)(xiu)材料進(jin)行確認。
7.4?對于緊急情況，使(shi)用部(bu)門可電話或(huo)口頭(tou)通知行政(zheng)部(bu)，行政(zheng)部(bu)及時安排維修(xiu)。但(dan)使(shi)用部(bu)門應及 時補(bu)辦報(bao)修(xiu)及驗收手續。
7.5?對于公(gong)司現有技術力量無法完成的辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)報(bao)修，應由行(xing)政部(bu)填寫(xie)《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)委(wei)外 修理(li)申請(qing)單(dan)》，報(bao)常務副總經理(li)審批(pi)后。《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)委(wei)外修理(li)申請(qing)單(dan)》應詳細注明維(wei)修辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的名稱(cheng)、故障原因、外協(xie)廠家和預計費用(yong)。
7.6?在維修完成以(yi)后，使用部門和行(xing)政部應(ying)當(dang)對辦公設(she)備(bei)設(she)施進行(xing)檢查(cha)驗收。
7.7?對于經常發(fa)生(sheng)(sheng)故(gu)障的部位(wei)，行政(zheng)部應組織(zhi)使(shi)用部門認(ren)真分析，制訂(ding)改善維修措施，盡量(liang)從根 本上消除故(gu)障以及(ji)發(fa)生(sheng)(sheng)原(yuan)因。
8?辦公設備設施的移交(jiao)、閑置(zhi)及(ji)報廢處理
8.1?辦公設備設施的移交(jiao)
8.1.1?員工崗位變動或(huo)離職時，應(ying)及時將(jiang)個人領用的(de)辦公設備設施移交給接手人或(huo)退還行政部。
8.1.2?各部(bu)門負責(ze)人崗位變動(dong)或離職時(shi)，應(ying)及時(shi)將部(bu)門共用的辦公設備設施移交(jiao)給接手(shou)人或退還行 政部(bu)。
8.1.3?部(bu)門(men)負責(ze)人(ren)移(yi)交(jiao)時由(you)行政部(bu)監交(jiao)，一(yi)般員工移(yi)交(jiao)時由(you)部(bu)門(men)人(ren)監交(jiao)，移(yi)交(jiao)人(ren)、接手人(ren)、監交(jiao)人(ren) 如實(shi)記(ji)錄并填寫《辦公設備設施移(yi)交(jiao)單》一(yi)式三份(fen)，三方簽(qian)字(zi)后各留一(yi)份(fen)。
8.2?辦公設(she)備設(she)施(shi)的(de)調撥
8.2.1?辦公設(she)備設(she)施的調撥必須由行(xing)政部統一(yi)安(an)排(pai)，各部門不得私自(zi)調撥。
8.2.2?各部(bu)(bu)門如(ru)需辦公設備設施的(de)調(diao)撥，應由移入部(bu)(bu)門經理填寫(xie)《辦公設備設施調(diao)撥單》，交(jiao)行(xing)(xing)政(zheng) 助理審查，行(xing)(xing)政(zheng)部(bu)(bu)經理審批。
8.2.3?行政(zheng)部組織(zhi)調撥雙方進行辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)交接(jie)，調撥出的(de)辦(ban)公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)必須隨帶(dai)原有輔機、附(fu) 件和技術文件。
8.2.4?屬于固定資產的辦公設(she)備(bei)設(she)施的調(diao)撥應(ying)報(bao)財務部備(bei)案(an)。
8.3?閑(xian)置辦公設備設施的處理
8.3.1?辦公(gong)設備設施閑置在半年以上的(de)應(ying)進(jin)行封存管理，辦公(gong)設備設施的(de)封存和啟封時必須由使用 部門(men)、行政部共同進(jin)行。
8.3.2?封存要有明顯的標(biao)識。
8.3.3?辦公設備設施封存前要(yao)進(jin)行一次(ci)全(quan)面(mian)的(de)維護，并(bing)采取防塵、防銹(xiu)和防潮措(cuo)施。
8.3.4?所有封存辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)都(dou)要達到(dao)完好辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)的要求，并(bing)列入辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)(shi)檢(jian)查范(fan)圍。
8.3.5?對風扇(shan)等(deng)季節性強(qiang)的(de)辦(ban)公設備設施(shi)，可由(you)(you)各部門做好清潔維持后(hou)交倉(cang)庫(ku)(ku)暫存，由(you)(you)倉(cang)庫(ku)(ku)統一集 中保(bao)管(guan)。雙方(fang)辦(ban)好入倉(cang)和領用(yong)手續。
8.3.6?對于長期不用(yong)、連續停用(yong)一年以(yi)上的閑(xian)置(zhi)辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)，由(you)使用(yong)部門填(tian)寫《閑(xian)置(zhi)辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she) 施(shi)處理(li)申請(qing)單》，報行政(zheng)部積(ji)極組織(zhi)外調、出租或轉讓，以(yi)提高辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的利用(yong)率。
8.4?辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施的報廢
8.4.1?辦公設(she)備設(she)施報(bao)損、報(bao)廢條(tiao)件：
a) 因意外事故或災(zai)害，造成主要部件、主要結構嚴(yan)重損(sun)壞而無法使用的(de)辦公設備(bei)設施。
b)?制(zhi)造質量低劣，達不到使用(yong)要求的辦(ban)公設(she)備設(she)施。
c)?使用(yong)不當(dang)造成損壞(huai)、無修復價值的(de)辦(ban)公設備設施(shi)。
d)?機(ji)器陳舊(jiu)，技術性能(neng)不能(neng)滿足使(shi)用要求，且無法(fa)改造的辦(ban)公設備設施(shi)。
e)?耗能(neng)高(gao)，嚴重(zhong)污染環(huan)境的辦公設(she)(she)備設(she)(she)施。
f)?超過(guo)使用年限、已(yi)無(wu)使用價值的辦公設(she)(she)備設(she)(she)施。
8.4.2?報損、報廢辦(ban)公設備設施的處理方法：
a)?按現有(you)價值整件(jian)或整機出售(shou)。
b)?拆卸、轉讓可利用的零部件。
c)?不能利(li)用的部件按(an)廢料處理(li)。
8.4.3?報(bao)廢(fei)申請由(you)使(shi)用部(bu)門提出，使(shi)用部(bu)門填寫《辦公設備設施報(bao)廢(fei)申請單》，行(xing)(xing)政部(bu)進(jin)行(xing)(xing)審(shen)查， 必要時組織相關專家進(jin)行(xing)(xing)審(shen)查，財務部(bu)門進(jin)行(xing)(xing)價值(zhi)評估，主(zhu)管(guan)副總經(jing)理審(shen)查、常務副總經(jing)理或總經(jing)理批準(zhun)。
8.4.4?報廢申請(qing)經(jing)批準后使用部(bu)(bu)門(men)(men)由(you)使用部(bu)(bu)門(men)(men)交行(xing)政部(bu)(bu)進行(xing)臺(tai)帳(zhang)及檔(dang)案(an)調整，屬于固定資產的辦(ban)公 設(she)備設(she)施還須由(you)申請(qing)部(bu)(bu)門(men)(men)轉財務部(bu)(bu)門(men)(men)進行(xing)固定資產減損處理(li)。
9?辦(ban)公設備設施的盤點(dian)
9.1?公司辦公設備設施(shi)實行(xing)定期(qi)盤點，一般(ban)為每年六月和十二月。
9.2?辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的盤點由行政部(bu)(bu)會同(tong)財務部(bu)(bu)、使用部(bu)(bu)門共同(tong)進行。
9.3?辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)盤點的依(yi)據為財(cai)務部固(gu)定資(zi)產臺(tai)帳、行政(zheng)部辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)臺(tai)帳、辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi) 卡片、領用記錄、調撥記錄、報(bao)廢記錄等。
9.4?辦公(gong)設備(bei)設施(shi)盤(pan)(pan)點(dian)時(shi)應實(shi)(shi)事求是，如實(shi)(shi)記錄盤(pan)(pan)點(dian)情況，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤點結(jie)束(shu)后行政部應及時如實編制盤點報(bao)告，說明盤點盈虧原因及處理(li)意見，報(bao)告主管副總 經理(li)審核(he)、常務(wu)副總經理(li)或總經理(li)審批。
10?附則
10.1?本制度由(you)行政部制定(ding)，并(bing)負責解釋和組(zu)織實施。
10.2?本制度報總經理批(pi)準后施行，修改時亦同。
10.3?本制度實(shi)施后，凡(fan)既有(you)的(de)(de)類似(si)規定自行終止，與本制度相抵觸的(de)(de)，以本制度準。
10.4?本(ben)制度自頒(ban)布(bu)之日起施行。
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