辦(ban)公設備管(guan)理制度
1? 總則
1.1?目(mu)的：為規范辦公設(she)(she)備設(she)(she)施的管(guan)理，保障生產和(he)辦公活動(dong)的正常進行，降低成本，杜絕浪費(fei)， 特制定本制度。
1.2?適用范圍：
1.2.1本制度(du)適用于公司(si)各部門。
1.2.2本(ben)制(zhi)度對辦公設(she)備設(she)施的采購、驗收、使(shi)用和管(guan)理等進(jin)行了規(gui)定。
2?辦公設備設施分類
2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等(deng)；
2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描儀、復印機、打(da)印機等；
2.3?培訓(xun)用具：投影(ying)儀、白(bai)板等；
2.4?空氣調節(jie)設(she)備:空調、風(feng)扇等；
2.5?通(tong)訊設施(shi):電話(hua)機(ji)、傳真(zhen)機(ji)、對講機(ji)等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電(dian)視(shi)機等；
2.7?接待(dai)飲水用(yong)具(ju)：飲水機、茶具(ju)、開水壺(hu)、燒水壺(hu)、茶水桶等(deng)；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其他(ta)設(she)備設(she)施(shi)：與辦公有關的其他(ta)設(she)備設(she)施(shi)。
3?辦(ban)公設備設施管理(li)的職責
3.1?行(xing)政(zheng)部負責辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的歸口(kou)管理(li)。負責辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)規(gui)劃、選(xuan)型、組織安裝調試(shi)、統一 調配、使(shi)用、維修、盤點、報(bao)廢和更新的全(quan)過程(cheng)實(shi)行(xing)綜合(he)管理(li)。
3.2?采購(gou)部(bu)負責按(an)要求(qiu)進行辦(ban)公設(she)備設(she)施的采購(gou)。
3.3?生產部負責(ze)協(xie)助實施(shi)辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的安裝和(he)維(wei)修。
3.4?使用部門負(fu)責辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)的分級管理(li)，負(fu)責辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)的正確(que)使用和日常維護保(bao)養，延(yan) 長辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)使用壽命，保(bao)證辦公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)的正常運行。
3.5?財務部負責對辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的(de)采購、發(fa)放(fang)和管理進行監督(du)、檢查(cha)和審計。
4?辦公設備(bei)設施的(de)購(gou)置
4.1?行政部(bu)應廣(guang)泛收(shou)集辦公設(she)備設(she)施的(de)發展資訊(xun)以及市(shi)場信息，并收(shou)集使(shi)用(yong)單位對(dui)有關辦公設(she)備設(she)施的(de)使(shi)用(yong)意見，為(wei)新(xin)辦公設(she)備設(she)施的(de)購置提供建議。
4.2?各部門(men)需要新增辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)應填寫《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)購置申請單(dan)》，送行政(zheng)部審查、主管副 總審核、常務副總或(huo)總經理批準。
4.3?對(dui)于新辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的購(gou)置，行政(zheng)部應提出(chu)辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的先進(jin)性、可(ke)靠性和維修性等要求， 并(bing)對(dui)大型、關鍵辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施進(jin)行經(jing)濟技(ji)術可(ke)行性分析，把好(hao)選(xuan)型和安裝驗收質量關，為(wei)搞好(hao)辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的后(hou)期(qi)管理奠定基礎。
4.4?選購(gou)的(de)大型、關鍵辦公(gong)設備設施應備有齊全的(de)安裝、使用(yong)、潤滑、維(wei)修等技(ji)術資料和(he)必要的(de) 維(wei)修配件(jian)、易損件(jian)。
4.5?辦公設(she)備設(she)施到(dao)貨后，由采購部(bu)組(zu)織(zhi)行政(zheng)部(bu)、使用部(bu)門、供方派(pai)員共(gong)同參加開箱(xiang)驗(yan)收，并認 真做好開箱(xiang)記(ji)錄，按照裝箱(xiang)單核(he)對(dui)主辦公設(she)備設(she)施、附件、工具、備件和(he)技(ji)術資料，辦理入庫和(he)安裝手續。
4.6?辦(ban)公設備(bei)設施安(an)裝調試完(wan)畢(bi)，要(yao)(yao)按說明書及有關規定進行性(xing)能(neng)檢查、調試，屬(shu)于固定資產的 要(yao)(yao)辦(ban)理固定資產移交(jiao)手(shou)續(xu)。
4.7?驗收后采(cai)購部應(ying)負責組織填寫《辦公設(she)備設(she)施驗收報告單》一式(shi)三份(fen)，采(cai)購部、行政部、使 用部門各留一份(fen)。
4.8?驗收后行政(zheng)部將相關資(zi)料收集、整(zheng)理(li)、存檔。
5?辦公設(she)備設(she)施的(de)臺帳和檔案(an)管理
5.1?辦公設(she)備(bei)設(she)施的臺帳管理
5.1.1?財務部對對公(gong)司的所有屬于固定(ding)(ding)資產的辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)按照規定(ding)(ding)建立固定(ding)(ding)資產臺帳，并進行監 督和管理。
5.1.2?行(xing)(xing)政部對公(gong)司的所(suo)有(you)辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)按照規定逐臺進行(xing)(xing)統一編號，建立《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)臺帳》 和卡(ka)片，填(tian)寫《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)檔(dang)案資(zi)(zi)料卡(ka)》，做到隨機附(fu)件和資(zi)(zi)料齊(qi)全。
5.1.3?各使用部門要建(jian)立本部門辦(ban)公設備設施臺賬。
5.2?辦公設備(bei)設施的檔(dang)案管(guan)理
5.2.1?行政部(bu)行政助理，負責為列入固定資產(chan)的(de)大型辦公設備(bei)設施(shi)建(jian)立技(ji)術(shu)檔(dang)案(an)和狀態檔(dang)案(an)。
5.2.2?辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施的(de)技(ji)術(shu)檔(dang)案(an)是指(zhi)辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施的(de)安(an)裝、零部件、自制辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)設(she)施、特種辦(ban)公(gong)(gong) 設(she)備(bei)設(she)施、使(shi)用說明書、圖紙等(deng)技(ji)術(shu)資料。
5.2.3?狀態(tai)檔案是指辦(ban)公設(she)備設(she)施的分布、購(gou)進和安裝日期(qi)、使(shi)用年限、維(wei)修記錄(lu)、調(diao)撥記錄(lu)等資(zi) 料。
5.2.4?辦公設備設施檔案資料發生(sheng)變更(geng)時，應(ying)根據(ju)實際(ji)情況，及時更(geng)新檔案資料。
6?辦(ban)公設備設施的使(shi)用與保養
6.1?使用人員在(zai)獨立使用辦公設(she)備(bei)設(she)施前，必(bi)須(xu)對其進行辦公設(she)備(bei)設(she)施的(de)(de)結構(gou)、性能、技術規范、 維(wei)護基礎知(zhi)識(shi)和安全操作規程的(de)(de)培訓(xun)。
6.2?各部門(men)要指定專人負(fu)責公(gong)(gong)用(yong)辦公(gong)(gong)設備設施的管理。
6.3?操(cao)(cao)作人員要嚴格(ge)執行(xing)辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的操(cao)(cao)作規程，嚴禁辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)超(chao)負荷(he)、超(chao)范圍(wei)和帶故障 運轉。
6.4?使用部門負(fu)責指定(ding)專人進(jin)行辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的日常維護保養，行政部負(fu)責依據辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的 特(te)點和使用情(qing)況(kuang)進(jin)行定(ding)期(qi)維護。
6.5?使用部(bu)門、行政部(bu)要定期或不(bu)定期對辦公設(she)備設(she)施的使用和保養情況進行檢查(cha)。
6.6?對于使用(yong)部門不正當使用(yong)和(he)維護的(de)行(xing)(xing)為(wei)，行(xing)(xing)政部有權提出整改(gai)要(yao)求和(he)處罰建議，對由(you)此而造 成的(de)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的(de)損壞，經行(xing)(xing)政部進(jin)行(xing)(xing)責(ze)任(ren)認定，由(you)相關責(ze)任(ren)人承擔賠償(chang)責(ze)任(ren)。
6.6.1?對(dui)純屬人為原因導致辦(ban)公設(she)(she)備設(she)(she)施損壞(huai)的，如(ru)責任人清楚，視情況由責任人賠償(chang)修理費用(yong)的 70%-100%；造成報廢或丟失的，視情況由責任人賠償(chang)原值的70%-100%。如(ru)責任人不清的，由該部門負(fu)責人承擔(dan)賠償(chang)額的50%，保管人承擔(dan)50%。
6.6.2?因保管不當造成辦公設備(bei)設施遺失的，由保管人賠償(chang)原(yuan)值的80%-100%賠償(chang)或責(ze)令自行增(zeng)購 并不得(de)報支費(fei)用。
7?辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)維(wei)修
7.1?辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施發生故障，使(shi)用(yong)部門(men)不能(neng)解決時，應(ying)立即填寫《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施報修單》，通知 行政部組(zu)織有(you)關人員進行排除，并填好維修記(ji)錄。
7.2?在接到(dao)辦(ban)公設備設施(shi)報修以(yi)后，行政部(bu)應根據辦(ban)公設備設施(shi)的故障程(cheng)度(du)和原因，組織維修人(ren) 員進(jin)行修理。
7.3?維修(xiu)人員(yuan)在(zai)維修(xiu)完(wan)畢后，應通知使用(yong)單位的員(yuan)工進(jin)行驗收，并在(zai)報修(xiu)單上簽字，對維修(xiu)用(yong)時 和維修(xiu)材料(liao)進(jin)行確認(ren)。
7.4?對于緊急情況(kuang)，使用部(bu)門(men)可電(dian)話或(huo)口頭通知行(xing)政部(bu)，行(xing)政部(bu)及(ji)時(shi)安(an)排維修。但使用部(bu)門(men)應及(ji) 時(shi)補辦報修及(ji)驗收手續(xu)。
7.5?對于(yu)公(gong)司現(xian)有技(ji)術力量無(wu)法完成(cheng)的辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)報修(xiu)(xiu)(xiu)，應由行政部(bu)填寫《辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)委外(wai) 修(xiu)(xiu)(xiu)理(li)申(shen)請單》，報常務副(fu)總經(jing)理(li)審批后(hou)。《辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)委外(wai)修(xiu)(xiu)(xiu)理(li)申(shen)請單》應詳細注(zhu)明維修(xiu)(xiu)(xiu)辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)的名(ming)稱、故障原因(yin)、外(wai)協(xie)廠家(jia)和預計(ji)費用。
7.6?在維(wei)修完成以(yi)后(hou)，使用(yong)部(bu)(bu)門和(he)行(xing)政(zheng)部(bu)(bu)應當對(dui)辦(ban)公設備(bei)設施進行(xing)檢查(cha)驗收。
7.7?對(dui)于(yu)經常(chang)發生故(gu)障的部位(wei)，行(xing)政部應組(zu)織(zhi)使用部門認真(zhen)分析(xi)，制(zhi)訂改(gai)善維修措(cuo)施(shi)，盡(jin)量從根 本上消除(chu)故(gu)障以及發生原(yuan)因。
8?辦公(gong)設備設施的移(yi)交、閑置及報廢處(chu)理
8.1?辦公設(she)備設(she)施的移交(jiao)
8.1.1?員工(gong)崗位變動或離(li)職時，應及時將個人(ren)領用的辦公設備設施移交給接手人(ren)或退還行(xing)政部。
8.1.2?各部(bu)(bu)門負責(ze)人崗位變動或(huo)離(li)職時(shi)，應及時(shi)將部(bu)(bu)門共用的辦(ban)公設備設施(shi)移交(jiao)給接(jie)手人或(huo)退(tui)還行 政部(bu)(bu)。
8.1.3?部(bu)門(men)負責人(ren)移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)時由(you)行政部(bu)監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)，一般員(yuan)工移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)時由(you)部(bu)門(men)人(ren)監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)，移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)人(ren)、接手人(ren)、監(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)人(ren) 如實記錄并填寫(xie)《辦公設備設施移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)(jiao)單》一式(shi)三(san)份(fen)，三(san)方簽(qian)字后各留(liu)一份(fen)。
8.2?辦公設備設施的調撥
8.2.1?辦公設備設施的(de)調撥(bo)必須(xu)由(you)行政(zheng)部統(tong)一安排，各部門(men)不得私自(zi)調撥(bo)。
8.2.2?各部門如需辦公設備設施的調(diao)撥(bo)，應由移入部門經理填寫《辦公設備設施調(diao)撥(bo)單》，交行(xing)政 助理審查，行(xing)政部經理審批。
8.2.3?行政部組織調撥雙方進行辦公(gong)設(she)備設(she)施交接，調撥出的辦公(gong)設(she)備設(she)施必須隨帶原有(you)輔機、附 件和技術(shu)文件。
8.2.4?屬于固(gu)定資產的辦公設備設施(shi)的調撥(bo)應報財務部備案。
8.3?閑置辦公設(she)備設(she)施的處理
8.3.1?辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)閑(xian)置在半年以(yi)上的應進行封存管理，辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的封存和啟(qi)封時必須(xu)由(you)使用 部門、行政(zheng)部共同進行。
8.3.2?封存要有明顯(xian)的標(biao)識。
8.3.3?辦公(gong)設(she)備設(she)施封(feng)存前要進行一次全面的維護，并采取防(fang)塵(chen)、防(fang)銹和防(fang)潮措施。
8.3.4?所有封存辦公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施(shi)都要(yao)達(da)到完好辦公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施(shi)的要(yao)求(qiu)，并(bing)列入(ru)辦公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施(shi)檢(jian)查范圍(wei)。
8.3.5?對風扇等季節性強的辦公(gong)設備設施，可由各部(bu)門(men)做(zuo)好清(qing)潔(jie)維持(chi)后交倉庫暫存，由倉庫統一集(ji) 中(zhong)保管(guan)。雙方(fang)辦好入倉和領(ling)用手續。
8.3.6?對于長期不用(yong)、連續停用(yong)一(yi)年(nian)以(yi)上的(de)閑(xian)置辦公(gong)(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)，由使用(yong)部(bu)門填寫(xie)《閑(xian)置辦公(gong)(gong)設備(bei)(bei)設 施(shi)(shi)處(chu)理申請(qing)單》，報行政部(bu)積極組織外調、出租或(huo)轉讓，以(yi)提高辦公(gong)(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)的(de)利用(yong)率。
8.4?辦公設備設施的(de)報廢
8.4.1?辦公設(she)備設(she)施報損、報廢條件：
a) 因意外事故(gu)或災害(hai)，造(zao)成主(zhu)要部件、主(zhu)要結構嚴重損壞而無法使用的辦公設備設施。
b)?制造質量低劣，達不到(dao)使(shi)用要(yao)求的辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施。
c)?使用不(bu)當造成損(sun)壞、無修復價值的(de)辦公設備設施(shi)。
d)?機(ji)器陳舊，技術性(xing)能不(bu)能滿足使用要求(qiu)，且無(wu)法改(gai)造(zao)的辦公設備設施。
e)?耗能(neng)高，嚴(yan)重污染環境(jing)的辦公(gong)設(she)備設(she)施。
f)?超過使(shi)用年限(xian)、已無(wu)使(shi)用價值(zhi)的辦公設備設施。
8.4.2?報損、報廢辦公設備設施的處理方法：
a)?按現有價(jia)值整件或整機出售(shou)。
b)?拆(chai)卸、轉(zhuan)讓可利用的零(ling)部件。
c)?不能(neng)利用的部件按廢料處理。
8.4.3?報(bao)廢(fei)申(shen)請(qing)由使(shi)(shi)用(yong)部(bu)(bu)門(men)提出(chu)，使(shi)(shi)用(yong)部(bu)(bu)門(men)填(tian)寫《辦(ban)公(gong)設備設施(shi)報(bao)廢(fei)申(shen)請(qing)單》，行政(zheng)部(bu)(bu)進行審查， 必要時組織相關專(zhuan)家進行審查，財務部(bu)(bu)門(men)進行價值評估(gu)，主管副總經(jing)理(li)(li)審查、常務副總經(jing)理(li)(li)或(huo)總經(jing)理(li)(li)批準。
8.4.4?報(bao)廢申(shen)請經(jing)批準(zhun)后使(shi)(shi)用部門由使(shi)(shi)用部門交行(xing)政部進行(xing)臺(tai)帳(zhang)及檔案調整，屬于固(gu)(gu)定資產的(de)辦公 設備設施(shi)還須由申(shen)請部門轉財務部門進行(xing)固(gu)(gu)定資產減(jian)損(sun)處理。
9?辦(ban)公設(she)備設(she)施的盤(pan)點
9.1?公(gong)司辦公(gong)設備設施實行定(ding)期盤點，一般為(wei)每年(nian)六(liu)月和十二月。
9.2?辦公設備設施的盤點由行(xing)政(zheng)部(bu)會同財務部(bu)、使用(yong)部(bu)門(men)共同進行(xing)。
9.3?辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)盤點的依據(ju)為財務部(bu)固定資產(chan)臺(tai)帳(zhang)、行政部(bu)辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)臺(tai)帳(zhang)、辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi) 卡片、領用記錄、調撥記錄、報(bao)廢記錄等。
9.4?辦公設(she)備設(she)施盤點(dian)時應實事(shi)求(qiu)是(shi)，如實記錄盤點(dian)情況，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤(pan)點(dian)結束后(hou)行政部應及時(shi)如實(shi)編制盤(pan)點(dian)報告，說明盤(pan)點(dian)盈(ying)虧(kui)原因及處理(li)意見，報告主管(guan)副總 經(jing)理(li)審(shen)核、常(chang)務(wu)副總經(jing)理(li)或總經(jing)理(li)審(shen)批。
10?附則
10.1?本制(zhi)度由行政部(bu)制(zhi)定，并負責解釋和(he)組織實施。
10.2?本制(zhi)度報總(zong)經理批準后施行，修改時亦(yi)同(tong)。
10.3?本(ben)制度實施后，凡既有的類似規定自行終止，與本(ben)制度相抵(di)觸(chu)的，以本(ben)制度準。
10.4?本制度自頒布(bu)之日起施行。
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