如何管控出差預算

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優惠。

要控制差旅費的總額。企業首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時間和地點(dian)、往返路線(xian)和領(ling)導(dao)審(shen)批(pi)等內容。在(zai)分管(guan)領(ling)導(dao)及時審(shen)批(pi)后及時上報給行政職(zhi)能部門(men)。對(dui)于擅自更改路線(xian)等行為需經過分管(guan)領(ling)導(dao)審(shen)批(pi)，否則不予以報銷(xiao)。

（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業服務的優勢。

日前，很多跨(kua)國(guo)(guo)公(gong)司(si)(si)都會將差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)管理(li)(li)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)外(wai)包(bao)出(chu)去，美國(guo)(guo)有非常(chang)多的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)，如美國(guo)(guo)運通、羅森波(bo)斯公(gong)司(si)(si)等(deng)(deng)。這(zhe)些(xie)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)在整(zheng)合資源后提出(chu)一些(xie)適合公(gong)司(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)方案，同時(shi)公(gong)司(si)(si)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)活(huo)動中的(de)(de)(de)(de)(de)組織、策劃、接待等(deng)(deng)均是(shi)這(zhe)些(xie)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)進(jin)行(xing)(xing)(xing)打理(li)(li)，這(zhe)樣可以(yi)(yi)規范企(qi)(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)行(xing)(xing)(xing)為(wei)，同時(shi)降(jiang)低企(qi)(qi)業(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)貪污、返點等(deng)(deng)不良(liang)行(xing)(xing)(xing)為(wei)。另(ling)外(wai)這(zhe)樣的(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)(xing)(xing)為(wei)也可以(yi)(yi)降(jiang)低企(qi)(qi)業(ye)(ye)行(xing)(xing)(xing)政系統的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作負擔。根據(ju)美國(guo)(guo)的(de)(de)(de)(de)(de)研究，企(qi)(qi)業(ye)(ye)將自身(shen)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)活(huo)動外(wai)包(bao)可以(yi)(yi)為(wei)企(qi)(qi)業(ye)(ye)節省(sheng)10%以(yi)(yi)上的(de)(de)(de)(de)(de)開支，企(qi)(qi)業(ye)(ye)可以(yi)(yi)借(jie)鑒國(guo)(guo)外(wai)的(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)業(ye)(ye)行(xing)(xing)(xing)為(wei)改進(jin)自己的(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)(li)，通過招(zhao)標選擇高質量(liang)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)。根據(ju)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)建(jian)議(yi)優化(hua)企(qi)(qi)業(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)(li)流程(cheng)，同時(shi)在日常(chang)生活(huo)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)活(huo)動中評估差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)專業(ye)(ye)性和滿意度(du)，另(ling)外(wai)在進(jin)行(xing)(xing)(xing)該業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)的(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)候需要差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務(wu)(wu)(wu)(wu)商(shang)(shang)先(xian)對員工(gong)(gong)進(jin)行(xing)(xing)(xing)培訓，讓員工(gong)(gong)熟悉相關的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)(cha)旅(lv)(lv)信息和產品信息，利用網絡工(gong)(gong)具讓預定更加(jia)標準化(hua)。對于一些(xie)日前還無法實(shi)現外(wai)包(bao)的(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)司(si)(si)可以(yi)(yi)先(xian)逐步實(shi)行(xing)(xing)(xing)酒店集采等(deng)(deng)，獲取集采的(de)(de)(de)(de)(de)優勢。

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（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要(yao)(yao)做(zuo)好(hao)企業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費管(guan)理需要(yao)(yao)制(zhi)定(ding)出臺相(xiang)關的(de)(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)政(zheng)(zheng)策和制(zhi)度(du)，并要(yao)(yao)求各級(ji)人(ren)員(yuan)嚴(yan)格遵照相(xiang)應的(de)(de)(de)(de)(de)(de)制(zhi)度(du)進(jin)行執行，差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費管(guan)理的(de)(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)標不僅(jin)僅(jin)是降低費用(yong)，還需要(yao)(yao)增加差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費的(de)(de)(de)(de)(de)(de)透明度(du)和合(he)規(gui)性。企業(ye)要(yao)(yao)制(zhi)定(ding)清晰明了(le)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費管(guan)理制(zhi)度(du)，引導員(yuan)工(gong)選擇(ze)合(he)適(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)交通(tong)工(gong)具外出，明確各級(ji)人(ren)員(yuan)住(zhu)宿(su)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)(yao)求，當然這種制(zhi)度(du)還需要(yao)(yao)根(gen)據環境的(de)(de)(de)(de)(de)(de)變化等及(ji)時更新(xin)，如(ru)航空公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)、住(zhu)宿(su)服務、物價變動和餐飲(yin)業(ye)政(zheng)(zheng)策的(de)(de)(de)(de)(de)(de)變動。企業(ye)要(yao)(yao)能(neng)都優化差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費管(guan)理流程。讓員(yuan)工(gong)清除的(de)(de)(de)(de)(de)(de)了(le)解公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)制(zhi)度(du)，避免員(yuan)工(gong)在未授權的(de)(de)(de)(de)(de)(de)范(fan)圍(wei)內進(jin)行支出。一般而(er)言。差(cha)(cha)旅(lv)(lv)費政(zheng)(zheng)策應該包括員(yuan)工(gong)出差(cha)(cha)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)審(shen)批、交通(tong)工(gong)具的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)、酒(jiu)店預訂系統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)、機(ji)票預定(ding)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)定(ding)、住(zhu)宿(su)標準、信(xin)用(yong)卡和現金的(de)(de)(de)(de)(de)(de)使用(yong)條(tiao)款、出租(zu)車(che)費用(yong)、報(bao)銷程序、餐飲(yin)標準等。對于違(wei)反以上條(tiao)款的(de)(de)(de)(de)(de)(de)行為公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)不予報(bao)銷并給予相(xiang)印的(de)(de)(de)(de)(de)(de)懲戒。

（四）加強預算執行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公司(si)要加強預(yu)(yu)算(suan)執(zhi)行的(de)剛(gang)性(xing)，這(zhe)樣(yang)才能夠嚴格控制差(cha)旅費的(de)開(kai)支。企業要達到預(yu)(yu)算(suan)執(zhi)行的(de)剛(gang)性(xing)就需(xu)要加強差(cha)旅費控制和(he)績效(xiao)的(de)掛鉤。而有效(xiao)的(de)信息(xi)(xi)搜集和(he)審批程序是(shi)執(zhi)行預(yu)(yu)算(suan)的(de)有效(xiao)措施，公司(si)要推(tui)行公司(si)卡、信用卡等在差(cha)旅活(huo)動(dong)中的(de)支出，這(zhe)樣(yang)一方面(mian)可以將差(cha)旅活(huo)動(dong)信息(xi)(xi)整理成電子信息(xi)(xi)，加強對信息(xi)(xi)的(de)搜集，另一方面(mian)也(ye)是(shi)減少現金使用、提升資金使用效(xiao)率的(de)辦法。

（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不少公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)已經開(kai)始嘗(chang)試新的溝通(tong)方式，很多的高科(ke)技公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)也開(kai)始通(tong)過開(kai)發有效的軟件減少差旅(lv)次(ci)數，如視頻會議系統(tong)等，這(zhe)些都是可以(yi)用(yong)于公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)跨區域的會議，外地學習等。這(zhe)樣減少了(le)公(gong)(gong)(gong)司(si)(si)的差旅(lv)行為(wei)，節(jie)省(sheng)了(le)巨額的開(kai)支。

差(cha)旅費用報銷管控(kong)方法

通過減少審批提高效率

多數企業(ye)(ye)常會碰到員工(gong)出(chu)差發(fa)生預算(suan)(suan)超(chao)標的(de)(de)情(qing)況，但隨(sui)之(zhi)而(er)來的(de)(de)又常是一(yi)(yi)些貌(mao)似合理的(de)(de)原因。例(li)如，銷(xiao)售(shou)部員工(gong)和(he)公司高層(ceng)領導(dao)一(yi)(yi)同拜(bai)訪客戶(hu)(hu)，住(zhu)(zhu)宿(su)標準肯定是“就高不(bu)就低”，那對于(yu)基層(ceng)銷(xiao)售(shou)部員工(gong)則會超(chao)出(chu)預算(suan)(suan)。又如銷(xiao)售(shou)部同事常常為了(le)盡快拿下(xia)客戶(hu)(hu)訂單(dan)(dan)而(er)發(fa)生業(ye)(ye)務(wu)(wu)招待費超(chao)標的(de)(de)情(qing)況。對于(yu)此類情(qing)況，財(cai)務(wu)(wu)部可(ke)以建立一(yi)(yi)張(zhang)白名(ming)(ming)單(dan)(dan)或黑(hei)名(ming)(ming)單(dan)(dan)列表。如果發(fa)生銷(xiao)售(shou)員工(gong)和(he)上級領導(dao)出(chu)差而(er)提高住(zhu)(zhu)宿(su)標準的(de)(de)情(qing)況，則自動歸(gui)為白名(ming)(ming)單(dan)(dan)，不(bu)需審(shen)批則可(ke)批準。反之(zhi)，如果銷(xiao)售(shou)的(de)(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)招待費超(chao)標，那么可(ke)以設(she)為黑(hei)名(ming)(ming)單(dan)(dan)。通過對白名(ming)(ming)單(dan)(dan)和(he)黑(hei)名(ming)(ming)單(dan)(dan)的(de)(de)定期調(diao)整，可(ke)以減少例(li)外審(shen)批的(de)(de)數量。

通過大數據管理來降低支出

提前預(yu)定(ding)機(ji)票(piao)(piao)(piao)通常可(ke)(ke)獲得較(jiao)優(you)惠(hui)折扣是(shi)眾人皆知(zhi)的常識，但企業因差(cha)旅(lv)單(dan)據數量過大而往往不(bu)了(le)解最(zui)終拿到折扣在市場中所(suo)處水平(ping)(ping)。而通過在線差(cha)旅(lv)預(yu)定(ding)平(ping)(ping)臺則(ze)可(ke)(ke)分析出(chu)某條航線一段時(shi)間(jian)的平(ping)(ping)均折扣率(lv)(lv)和(he)中位(wei)票(piao)(piao)(piao)價并基(ji)于此來審核員工所(suo)預(yu)定(ding)機(ji)票(piao)(piao)(piao)的價格水平(ping)(ping)。同時(shi)，企業也可(ke)(ke)通過該(gai)方法對(dui)公司(si)內部(bu)(bu)部(bu)(bu)門之間(jian)進(jin)行橫向比較(jiao)。例如(ru)(ru)維修部(bu)(bu)門機(ji)票(piao)(piao)(piao)價格可(ke)(ke)能(neng)較(jiao)高(gao)，這(zhe)通常緣于一旦客戶提出(chu)要求則(ze)馬上動身到客戶公司(si)搶修，不(bu)能(neng)做(zuo)到及早預(yu)定(ding)。但是(shi)市場部(bu)(bu)和(he)銷售部(bu)(bu)的工作職責可(ke)(ke)能(neng)相近，如(ru)(ru)果發生市場部(bu)(bu)的平(ping)(ping)均折扣率(lv)(lv)是(shi)九(jiu)折而銷售部(bu)(bu)是(shi)七折，那么就可(ke)(ke)以詢問(wen)對(dui)應部(bu)(bu)門為何存(cun)在如(ru)(ru)此差(cha)異(yi)，進(jin)而找出(chu)原因。通過不(bu)斷調研和(he)分析，就可(ke)(ke)對(dui)優(you)秀(xiu)做(zuo)法進(jin)行推(tui)廣，對(dui)不(bu)足地方加以改進(jin)，持續改進(jin)公司(si)內部(bu)(bu)差(cha)旅(lv)政策。

利用合理性審查降低費用

正如本文開場(chang)所談，控制差旅(lv)費用支出(chu)一(yi)般(ban)不(bu)通(tong)(tong)過(guo)降低(di)公(gong)司(si)預定(ding)賓館和機(ji)票差旅(lv)標準來(lai)實(shi)現，因為這(zhe)樣(yang)的(de)方式容易(yi)引起員工抱怨反(fan)而得不(bu)償失。而換(huan)種做(zuo)法，通(tong)(tong)過(guo)對(dui)(dui)(dui)差旅(lv)的(de)合(he)(he)理性進行(xing)事先規劃則(ze)可(ke)(ke)事半功倍。例(li)如，財務部(bu)通(tong)(tong)過(guo)調研發現銷(xiao)售部(bu)同事經常(chang)從(cong)上海出(chu)差到(dao)南京拜(bai)(bai)訪(fang)客(ke)(ke)戶。在沒有(you)(you)提前規劃的(de)情(qing)況下可(ke)(ke)能是*9天下午出(chu)發，當(dang)晚發生住宿一(yi)晚，第(di)二(er)天白天客(ke)(ke)戶處(chu)拜(bai)(bai)訪(fang)，第(di)三(san)天早間趕(gan)回上海。但如果提前對(dui)(dui)(dui)拜(bai)(bai)訪(fang)安排(pai)進行(xing)了(le)(le)解(jie)，并(bing)合(he)(he)理規劃做(zuo)到(dao)當(dang)天往(wang)返那么公(gong)司(si)就(jiu)可(ke)(ke)節省(sheng)(sheng)近兩天的(de)房租。公(gong)司(si)甚至(zhi)可(ke)(ke)以對(dui)(dui)(dui)進行(xing)合(he)(he)理規劃而減少的(de)對(dui)(dui)(dui)應(ying)住宿支出(chu)部(bu)分進行(xing)獎勵，例(li)如規定(ding)在南京拜(bai)(bai)訪(fang)客(ke)(ke)戶如果當(dang)天往(wang)返有(you)(you)額(e)外津(jin)貼(tie)，津(jin)貼(tie)的(de)金額(e)可(ke)(ke)以小于對(dui)(dui)(dui)應(ying)的(de)住宿費用，這(zhe)樣(yang)不(bu)僅(jin)節省(sheng)(sheng)了(le)(le)住宿支出(chu)、提高(gao)了(le)(le)員工積極性同時也額(e)外增加了(le)(le)一(yi)個(ge)工作日的(de)上班(ban)時間。

利用金融服務降低資金成本

用(yong)商務卡的(de)模式取代備(bei)用(yong)金(jin)可(ke)(ke)減(jian)少對(dui)公(gong)(gong)司(si)的(de)資(zi)金(jin)占用(yong)，緩解對(dui)資(zi)金(jin)流(liu)的(de)壓力。特別是(shi)企業(ye)雇傭非本地員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)時(shi)，該類(lei)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)通(tong)(tong)(tong)常(chang)無法辦理較高(gao)額度的(de)信用(yong)卡，而(er)相(xiang)應員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)又可(ke)(ke)能出現長時(shi)間出差而(er)大(da)幅墊付差旅款項影響該員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)的(de)正常(chang)生(sheng)活的(de)實際問題(ti)，這時(shi)通(tong)(tong)(tong)過公(gong)(gong)司(si)統一(yi)辦理商務卡則可(ke)(ke)獲得(de)較高(gao)授信額度繼而(er)解決上述問題(ti)。但商務卡所不可(ke)(ke)忽略的(de)隱患是(shi)如發(fa)生(sheng)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)惡(e)意透(tou)支消費的(de)情況時(shi)，公(gong)(gong)司(si)需(xu)承擔相(xiang)應還款責(ze)任。據某機構財(cai)務培訓了解，企業(ye)可(ke)(ke)與銀(yin)行(xing)談判免除還款責(ze)任，一(yi)般的(de)操作程(cheng)序(xu)為(wei)，應盡量提前一(yi)個月通(tong)(tong)(tong)知(zhi)銀(yin)行(xing)公(gong)(gong)司(si)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)離(li)職動向，實際離(li)職時(shi)應書面通(tong)(tong)(tong)知(zhi)銀(yin)行(xing)，同時(shi)在(zai)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)離(li)職之前公(gong)(gong)司(si)也應摸清(qing)欠(qian)款情況并督促員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)盡快(kuai)還清(qing)欠(qian)款。

通過透明差旅費政策來管控

一(yi)些公司(si)行(xing)(xing)政(zheng)層(ceng)級(ji)(ji)(ji)較(jiao)為復雜，甚至有多達十(shi)余個層(ceng)級(ji)(ji)(ji)。為了滿足各個行(xing)(xing)政(zheng)層(ceng)級(ji)(ji)(ji)的(de)需要，就需對(dui)(dui)每(mei)個行(xing)(xing)政(zheng)層(ceng)級(ji)(ji)(ji)制定(ding)單(dan)獨的(de)差旅標(biao)準。而全(quan)國各個地(di)區(qu)的(de)經濟發(fa)(fa)展水(shui)平不一(yi)，對(dui)(dui)每(mei)個地(di)區(qu)制定(ding)標(biao)準本身(shen)已經較(jiao)為繁瑣(suo)，大量(liang)的(de)標(biao)準制定(ding)工(gong)(gong)作將使得財務部不堪重負，而政(zheng)策更新緩慢(man)又可(ke)能導致不符合實際(ji)經濟和物價發(fa)(fa)展情況造成(cheng)員(yuan)工(gong)(gong)抱怨較(jiao)大。某機構建議行(xing)(xing)政(zheng)層(ceng)級(ji)(ji)(ji)較(jiao)多的(de)企業(ye)盡(jin)量(liang)簡化差旅標(biao)準，將數個相近的(de)行(xing)(xing)政(zheng)層(ceng)級(ji)(ji)(ji)歸為同(tong)類(lei)標(biao)準、盡(jin)可(ke)能簡化流程。

通過減少人工審核來提高效率

公司(si)可通(tong)(tong)過(guo)引(yin)入訂制(zhi)化的差旅(lv)(lv)費(fei)用管控軟件來大幅提升(sheng)工作(zuo)效率。通(tong)(tong)常一(yi)個典型(xing)的差旅(lv)(lv)電子報(bao)銷系統將涵蓋下述五種(zhong)功(gong)能(neng)：

1.在(zai)線申請功能，包括(kuo)出差申請和差旅申請。

2.在線審批(pi)功能.

3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。

4.費(fei)用控制功能(neng)，將報銷費(fei)用的(de)標準寫入系(xi)統(tong)，例如到不(bu)同(tong)(tong)城市或者不(bu)同(tong)(tong)的(de)國家(jia)住宿標準及到相(xiang)應地(di)區的(de)津(jin)貼補(bu)貼標準錄(lu)入，同(tong)(tong)時對(dui)不(bu)同(tong)(tong)差旅距離所對(dui)應交通工具的(de)選擇(ze)和審批均可由系(xi)統(tong)進行統(tong)一管(guan)控。

5.預(yu)(yu)(yu)算控制，管理人員在審(shen)批(pi)時可(ke)看到對應部(bu)門當月(yue)整體的差旅預(yu)(yu)(yu)算，花(hua)銷和結余(yu)情況(kuang)。從(cong)而(er)做到每次審(shen)批(pi)時有據可(ke)查。發生超標(biao)情況(kuang)時必須找財務部(bu)進行單(dan)獨(du)審(shen)批(pi)，增加預(yu)(yu)(yu)算。否則費用審(shen)批(pi)將(jiang)會被(bei)凍結。通過電(dian)子報銷系統，財務審(shen)核要點(dian)可(ke)從(cong)近(jin)10個降低為(wei)3個。

在實(shi)施電子報(bao)銷前財(cai)務需要審核(he)

①審(shen)批權限(xian)是(shi)(shi)否(fou)(fou)符合規定②審(shen)批是(shi)(shi)否(fou)(fou)完整③審(shen)核人簽字是(shi)(shi)否(fou)(fou)真實④成本(ben)中心(xin)是(shi)(shi)否(fou)(fou)填(tian)錯⑤是(shi)(shi)否(fou)(fou)及時報銷⑥總(zong)金額是(shi)(shi)否(fou)(fou)正確⑦費用是(shi)(shi)否(fou)(fou)超(chao)標(biao)等(deng)10個(ge)要點(dian)。

而在使(shi)用電子報銷(xiao)(xiao)后，財務僅需審核特(te)殊事項(xiang)合(he)理性，發票(piao)真實情況，發票(piao)金(jin)額(e)與報銷(xiao)(xiao)金(jin)額(e)是否(fou)一致等內容即可。通過差旅(lv)電子系(xi)統(tong)的應用可使(shi)財務部大幅提(ti)高(gao)工作效率，加速報銷(xiao)(xiao)進度(du)(du)進而提(ti)高(gao)員工滿意度(du)(du)。