一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業管理中占據非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的管(guan)理工作主(zhu)要注意以下幾點：

1、確定采購需求

在進行辦公用(yong)品(pin)采(cai)購之(zhi)前，首先要明確公司的實際需求，考慮到(dao)員(yuan)工數量、辦公用(yong)品(pin)種類、品(pin)質(zhi)等因素，有(you)針對性地確定辦公用(yong)品(pin)采(cai)購清單。這(zhe)樣可以避(bi)免采(cai)購冗余物品(pin)，也能滿足員(yuan)工的實際需求，提高采(cai)購效(xiao)率。

2、尋找信譽良好的供應商

選擇(ze)供(gong)應(ying)商是辦公用品采(cai)(cai)購(gou)管(guan)理中至關(guan)重要的(de)(de)一(yi)環(huan)，應(ying)該選擇(ze)信譽良好(hao)、產品質量有(you)保證的(de)(de)供(gong)應(ying)商，可以減(jian)少采(cai)(cai)購(gou)環(huan)節中的(de)(de)風(feng)險。此外，與供(gong)應(ying)商建立長期穩定的(de)(de)合(he)(he)作關(guan)系(xi)也有(you)利于后續的(de)(de)采(cai)(cai)購(gou)談(tan)判和合(he)(he)作。

3、采購流程規范化

一套規范化(hua)的(de)(de)采購(gou)流程可以(yi)避免因為繁瑣的(de)(de)流程而(er)導致采購(gou)周(zhou)期過長等問題。建立起規范的(de)(de)采購(gou)流程能夠幫助企業更快(kuai)地(di)完成采購(gou)事(shi)務(wu)，提高(gao)工作(zuo)效率。

4、精細管理采購成本

在(zai)進行辦公用品采(cai)購(gou)(gou)管理時，應當嚴格控制采(cai)購(gou)(gou)成(cheng)本，盡可能降低(di)采(cai)購(gou)(gou)的(de)實(shi)際(ji)支出(chu)，可以通過(guo)與供應商多(duo)方(fang)協(xie)商、批(pi)量采(cai)購(gou)(gou)等方(fang)式(shi)降低(di)采(cai)購(gou)(gou)成(cheng)本，為企業(ye)節(jie)省一定的(de)資金(jin)。

5、引入專業的采購管理軟件

企業可以引入專業的采(cai)購(gou)管(guan)理軟件，如暢捷(jie)通(tong)軟件，來幫助管(guan)理者更(geng)好地實(shi)現辦公(gong)用品采(cai)購(gou)的信息化管(guan)理，這樣不僅能(neng)夠提(ti)高(gao)采(cai)購(gou)效率，還(huan)能(neng)夠實(shi)時了解采(cai)購(gou)情況，做出更(geng)加明智的決策。

6、建立完善的采購檔案

建立并(bing)定(ding)期更新辦(ban)公(gong)用品采購檔案(an)，可以(yi)幫助企(qi)業隨(sui)時查閱(yue)采購記錄，對采購情況(kuang)有個清晰的了解。同(tong)時也(ye)有利于企(qi)業的管理者根據數據進行合(he)理分析，制定(ding)更加合(he)理的采購計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司辦公用(yong)(yong)品管理，控(kong)制費用(yong)(yong)開支，規范辦公用(yong)(yong)品的(de)采購與(yu)使用(yong)(yong)，特制定本制度。

第二條 本制(zhi)度適用于對辦公日常(chang)消耗品、宣傳品、設(she)備耗材(cai)等的管理。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采(cai)用(yong)集中采(cai)購、定(ding)量供應的辦法。

1、集(ji)中采購由(you)行政管理(li)(li)部負責并(bing)管理(li)(li)。

2、集(ji)中采購的辦公用品包括復印(yin)(yin)紙、傳真紙等(deng)紙張(zhang)；計算(suan)機(ji)消耗的磁盤；打印(yin)(yin)機(ji)消耗的色帶(dai)、硒(xi)鼓、墨盒；日記本(ben)、各類筆墨等(deng)。

3、實行定期計劃(hua)批量采購(gou)供(gong)應。即：每月(yue)15日(ri)前各部(bu)室向(xiang)行政管(guan)理(li)部(bu)提報當月(yue)所需用品計劃(hua)，由行政管(guan)理(li)部(bu)統一采購(gou)。

4、特殊辦(ban)公用(yong)品可以經(jing)行政(zheng)管(guan)理(li)部門(men)同意(yi)授權各部門(men)自行采購。

5、各部(bu)(bu)門或班組若臨(lin)時急(ji)需采購(gou)(gou)(gou)辦(ban)(ban)公(gong)用(yong)品，由部(bu)(bu)門或班組專人(ren)(ren)填寫《辦(ban)(ban)公(gong)用(yong)品請購(gou)(gou)(gou)單》，并在備(bei)注(zhu)欄內注(zhu)明(ming)急(ji)需采購(gou)(gou)(gou)的原因，經班組負責人(ren)(ren)審(shen)定同(tong)意后，交(jiao)行政管理部(bu)(bu)批準同(tong)意后，實(shi)施(shi)采購(gou)(gou)(gou)任務。

6、必需品(pin)、采購不易或耗(hao)用量大(da)者應約量庫存。

7、結算辦法。公(gong)司辦公(gong)室根據各(ge)單位辦公(gong)用(yong)品(pin)領用(yong)數量及單價，編制明細表經確認(ren)后報財務劃(hua)轉。

第三章 辦公用品的分發領用

第四(si)條(tiao) 各部門領(ling)用(yong)(yong)辦(ban)公用(yong)(yong)品須填寫《辦(ban)公用(yong)(yong)品領(ling)用(yong)(yong)單》，一式兩份，一份用(yong)(yong)于分(fen)發(fa)辦(ban)公用(yong)(yong)品，另一份用(yong)(yong)于分(fen)發(fa)辦(ban)公用(yong)(yong)品的(de)臺賬登記。

第五條 接到各部門(men)的(de)《辦(ban)公用品領用單(dan)》（兩份(fen)）之后(hou)，有關人(ren)員要進行核對(dui)，并做(zuo)好(hao)登記。然后(hou)再填寫一(yi)份(fen)《辦(ban)公用品分發(fa)通知(zhi)書(shu)》交發(fa)送室(shi)。

第六條(tiao) 發送室進行核(he)對后(hou)，把申請所要全部用(yong)品備齊，分發給各部門。

第七條 用(yong)品(pin)(pin)分發(fa)(fa)(fa)后(hou)應做好(hao)登(deng)記，寫明分發(fa)(fa)(fa)日期、品(pin)(pin)名與數量(liang)等。一(yi)份申請(qing)書連同(tong)《辦公(gong)用(yong)品(pin)(pin)分發(fa)(fa)(fa)通(tong)知書》轉交辦公(gong)用(yong)品(pin)(pin)管(guan)理室記賬存(cun)檔(dang)；另一(yi)份《辦公(gong)用(yong)品(pin)(pin)分發(fa)(fa)(fa)通(tong)知書》連同(tong)分發(fa)(fa)(fa)物(wu)品(pin)(pin)一(yi)起返回各部門。

第四章 辦公用品管理

第八條 新(xin)進人員(yuan)到職時(shi)由(you)各部門(men)提出辦(ban)公用(yong)品(pin)申請，向行政管(guan)理部請領辦(ban)公用(yong)品(pin)并列入(ru)領用(yong)卡，人員(yuan)離職時(shi)，應將剩余(yu)辦(ban)公用(yong)品(pin)一(yi)并繳交辦(ban)公室。

第九條(tiao) 印刷(shua)品（如信紙、信封、表格等）除(chu)各部門特殊(shu)表單外，其印刷(shua)、保(bao)(bao)管均由辦(ban)公室統一印刷(shua)、保(bao)(bao)管。

第十條 部(bu)門(men)使用的辦公(gong)用品(pin)由部(bu)門(men)指(zhi)定(ding)專人(ren)保管維護(hu)。

第十一條 對決定(ding)報(bao)(bao)廢(fei)的辦公(gong)用(yong)品(pin)，要做好登記，在《報(bao)(bao)廢(fei)處(chu)理冊》上填寫用(yong)品(pin)名稱、價格、數量及報(bao)(bao)廢(fei)處(chu)理的其(qi)他(ta)有關事(shi)項(xiang)，并報(bao)(bao)相關領導同意后(hou)，到相關人員處(chu)理報(bao)(bao)廢(fei)注(zhu)銷(xiao)手續。

第十二條 辦公用(yong)品(pin)（價(jia)格在1000元以(yi)上(shang)的(de)）正常使(shi)用(yong)發(fa)生的(de)損壞(huai)(huai)時，要(yao)及時向行政管理(li)部(bu)(bu)報告，由(you)行政管理(li)部(bu)(bu)安排修(xiu)理(li)，如不(bu)報告或擅(shan)自將損壞(huai)(huai)的(de)辦公用(yong)品(pin)丟(diu)棄，使(shi)用(yong)者個(ge)人按非(fei)正常使(shi)用(yong)損壞(huai)(huai)照價(jia)賠(pei)償。

第十三條(tiao) 公司對(dui)辦公用品的使(shi)用情(qing)況(kuang)，實行(xing)年內不定期檢查、年末普查的檢查制度(du)，檢查工作由行(xing)政管理(li)部(bu)負責。

第五章 附則

第十四條 本制(zhi)度由行政管(guan)理(li)部制(zhi)定、解釋，報(bao)總經理(li)批(pi)準(zhun)后執行，修(xiu)改時亦同。