一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案(an)數(shu)字化的(de)主要目(mu)的(de)是提高檔案(an)的(de)管理效率和(he)服務(wu)水平。數(shu)字化檔案(an)能(neng)夠方便快捷地進行存儲、檢(jian)索和(he)利用，為檔案(an)工(gong)作提供更(geng)加精準、高效的(de)支持。

2、意義

（1）檔(dang)案(an)數(shu)字化(hua)意(yi)義在(zai)(zai)于可(ke)(ke)以更(geng)好的(de)保(bao)存(cun)歷史(shi)資(zi)料。以前的(de)保(bao)存(cun)手(shou)段和(he)技(ji)術是有限的(de)，這使歷史(shi)檔(dang)案(an)可(ke)(ke)能出(chu)現不(bu)同程度的(de)破壞，非常可(ke)(ke)惜。但現在(zai)(zai)科技(ji)發展，檔(dang)案(an)數(shu)字化(hua)手(shou)段就避免了類似的(de)情(qing)況發生。通(tong)過掃(sao)描、攝影(ying)等技(ji)術可(ke)(ke)以對檔(dang)案(an)進(jin)行更(geng)好的(de)保(bao)護(hu)。

（2）檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)(zi)化意(yi)義是提高(gao)工(gong)(gong)作(zuo)效率，方便了檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)管理。檔(dang)案(an)(an)記(ji)載著不同時期不同種(zhong)類的(de)(de)(de)知(zhi)識，所(suo)以整理工(gong)(gong)作(zuo)是很繁瑣重(zhong)復的(de)(de)(de)，而數(shu)字(zi)(zi)化管理有事半(ban)功倍的(de)(de)(de)效果，足不出戶，在電(dian)腦面前就可以完成檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)察借閱(yue)工(gong)(gong)作(zuo)。

（3）檔(dang)(dang)案數(shu)(shu)字化還為(wei)檔(dang)(dang)案的編(bian)(bian)研工作提供了數(shu)(shu)據(ju)支持，從繁重(zhong)的立卷中解(jie)脫(tuo)出來，集中時間(jian)和精力致(zhi)力于檔(dang)(dang)案與(yu)信息資源的開(kai)發和利用(yong)工作，進一步開(kai)發檔(dang)(dang)案資源，文(wen)獻匯編(bian)(bian)、數(shu)(shu)據(ju)匯編(bian)(bian)、專題匯編(bian)(bian)等(deng)各項(xiang)工作。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)化流程主要包(bao)括檔(dang)案(an)出庫、數(shu)字(zi)化前處(chu)理(li)、數(shu)據(ju)(ju)庫建立(li)、檔(dang)案(an)掃描或信息(xi)采集、圖像處(chu)理(li)或音視頻處(chu)理(li)、數(shu)據(ju)(ju)掛(gua)接、數(shu)字(zi)化成果驗收與移交、檔(dang)案(an)入庫。

1、檔案出庫

檔(dang)案(an)(an)保(bao)管(guan)部(bu)門應按(an)照紙質檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)化(hua)(hua)工作(zuo)(zuo)方案(an)(an)確定的數(shu)字(zi)化(hua)(hua)對象(xiang)開展檔(dang)案(an)(an)調取(qu)、清點(dian)、登記(ji)等前期準(zhun)備工作(zuo)(zuo)，并(bing)提交(jiao)檔(dang)案(an)(an)出(chu)庫(ku)申請，經相關責(ze)任人批準(zhun)后，嚴格(ge)按(an)照檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房管(guan)理規(gui)定為數(shu)字(zi)化(hua)(hua)對象(xiang)辦理出(chu)庫(ku)相關手續，并(bing)與數(shu)字(zi)化(hua)(hua)部(bu)門共(gong)同(tong)清點(dian)無(wu)誤后，對檔(dang)案(an)(an)進行交(jiao)接出(chu)庫(ku)。

紙(zhi)質(zhi)檔案(an)數(shu)(shu)字(zi)化過程中，應設置距離(li)數(shu)(shu)字(zi)化加工場所(suo)較近的(de)保管庫用以(yi)臨時存放紙(zhi)質(zhi)檔案(an)，并(bing)對紙(zhi)質(zhi)檔案(an)的(de)領取(qu)與歸還進行嚴格管理(li)，認真做好檢查(cha)、清點、登記等工作，確(que)保紙(zhi)質(zhi)檔案(an)的(de)安全(quan)。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙質(zhi)檔案數(shu)字化前處(chu)理包括確(que)定掃描頁、編制頁號、目錄數(shu)據準備、拆除裝訂(ding)、技術修復等內容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像檔案數字化前(qian)處理包括確定信息(xi)采集(ji)范圍、檔案檢查及清(qing)洗、修復工(gong)作。

3、目錄數據庫建立

應制(zhi)定(ding)目錄數據(ju)(ju)庫數據(ju)(ju)規(gui)則，包括數據(ju)(ju)字(zi)(zi)段(duan)長度、字(zi)(zi)段(duan)類(lei)型、字(zi)(zi)段(duan)內(nei)容要求等。

數(shu)據庫(ku)選(xuan)擇(ze)應考慮可轉(zhuan)換為通用數(shu)據格式，以便于數(shu)據交換。數(shu)據庫(ku)結構的設(she)計應特別注意保持(chi)檔(dang)案的內在聯系，有利于紙質檔(dang)案數(shu)字化成果的管理和利用。

可采(cai)用計算機自動校(xiao)對與人工(gong)校(xiao)對相結合(he)的(de)方式(shi)，對目錄(lu)數(shu)據的(de)質量進行檢(jian)查，包(bao)括著(zhu)錄(lu)項完整性(xing)(xing)、著(zhu)錄(lu)內(nei)容的(de)規范性(xing)(xing)和準確性(xing)(xing)等。發現不合(he)格的(de)數(shu)據應及時進行修(xiu)改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案(an)掃(sao)描應根據(ju)紙質檔(dang)案(an)原件(jian)實際情況、數(shu)(shu)字(zi)化目的(de)、數(shu)(shu)字(zi)化規模(mo)、計算機網絡(luo)和存儲條(tiao)件(jian)等選擇相(xiang)應的(de)掃(sao)描設(she)備，進行相(xiang)關參數(shu)(shu)的(de)設(she)置(zhi)和調整(zheng)(zheng)。參數(shu)(shu)的(de)設(she)置(zhi)和調整(zheng)(zheng)應保證掃(sao)描后數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)像(xiang)清晰、完整(zheng)(zheng)、不(bu)失真，圖(tu)像(xiang)效果最接近檔(dang)案(an)原貌(mao)。

在命(ming)(ming)名(ming)(ming)方(fang)(fang)面(mian)，應以檔(dang)號(hao)為(wei)基礎對數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)(ming)，命(ming)(ming)名(ming)(ming)方(fang)(fang)式的(de)選擇應確保圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)(ming)的(de)唯(wei)一性。建議將用于長期(qi)保存的(de)數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)存儲(chu)為(wei)單頁文(wen)件(jian)(jian)，并按檔(dang)號(hao)與圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)流(liu)水號(hao)的(de)組合(he)對圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)(ming)。用于提供利(li)用的(de)數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)可存儲(chu)為(wei)多頁文(wen)件(jian)(jian)，采用該檔(dang)案的(de)檔(dang)號(hao)對圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)(ming)。

如檔(dang)號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質文書(shu)檔(dang)案有3頁，其用于長期保存的數字(zi)圖(tu)像計(ji)算機文件名分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數字圖像計(ji)算(suan)機文件(jian)名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學建立(li)紙質檔案數字圖像的(de)存儲路(lu)徑，確(que)保數據掛接的(de)準確(que)性(xing)。

（2）錄音(yin)錄像檔(dang)案信(xin)息(xi)采集

應(ying)根據檔(dang)案(an)原(yuan)件實際情況、數(shu)字化目(mu)的(de)(de)、數(shu)字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇(ze)相應(ying)的(de)(de)信(xin)息(xi)采(cai)集(ji)設備，進行(xing)相關參數(shu)的(de)(de)設置和調整(zheng)。參數(shu)的(de)(de)設置和調整(zheng)應(ying)保證采(cai)集(ji)后(hou)的(de)(de)數(shu)字音(yin)視(shi)頻信(xin)息(xi)清(qing)晰(xi)、完(wan)整(zheng)、不失真，聲音(yin)和畫面效果最(zui)接(jie)近檔(dang)案(an)原(yuan)貌。應(ying)按有關規定對從庫房調用的(de)(de)錄(lu)音(yin)錄(lu)像檔(dang)案(an)進行(xing)溫濕度平衡調整(zheng)后(hou)方可進行(xing)信(xin)息(xi)采(cai)集(ji)。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數(shu)字復制件圖(tu)像處(chu)理主要包括圖(tu)像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等(deng)。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔案復制(zhi)件(jian)的音視(shi)頻處(chu)理主要包括切分、剪切、轉換、降噪等(deng)。

6、數據掛接

數據掛接(jie)就是通(tong)過每件(jian)檔(dang)(dang)案數字復制件(jian)文(wen)件(jian)名(ming)、計算機(ji)文(wen)件(jian)名(ming)與(yu)(yu)目錄數據庫(ku)中該件(jian)檔(dang)(dang)案的檔(dang)(dang)號一(yi)(yi)致性和(he)唯一(yi)(yi)性，建(jian)立起(qi)目錄數據庫(ku)與(yu)(yu)圖(tu)(tu)像文(wen)件(jian)或音視頻文(wen)件(jian)的一(yi)(yi)一(yi)(yi)對應(ying)關系。數據掛接(jie)可(ke)通(tong)過數字化軟件(jian)批量、快速自動完成(cheng)。同(tong)時應(ying)在軟件(jian)中通(tong)過檔(dang)(dang)號等(deng)形式建(jian)立圖(tu)(tu)像文(wen)件(jian)或者音視頻文(wen)件(jian)與(yu)(yu)檔(dang)(dang)案原件(jian)的關聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔案數字化(hua)完成后(hou)，檔案部門(men)應組(zu)織(zhi)數字化(hua)成果驗(yan)收組(zu)對(dui)檔案數字化(hua)成果進行驗(yan)收。驗(yan)收采用計算機自動檢驗(yan)與人工(gong)檢驗(yan)相結合的方式進行。

（1）驗收內容

檔案數字(zi)化(hua)成(cheng)果(guo)驗收對象包括數字(zi)圖像或音視頻文(wen)件(jian)、檔案目(mu)錄數據(ju)、元數據(ju)、數字(zi)化(hua)工(gong)作文(wen)件(jian)、存(cun)儲載體等。

（2）驗收指標

能夠采用(yong)計算(suan)機(ji)自(zi)動(dong)檢驗(yan)的項目應采用(yong)計算(suan)機(ji)自(zi)動(dong)檢驗(yan)的方(fang)式進行100%檢驗(yan)，檢驗(yan)合格率應為(wei)100%。

紙質檔(dang)案數(shu)字(zi)化驗(yan)(yan)收(shou)中，對于(yu)無法(fa)用計算機自動檢(jian)驗(yan)(yan)的(de)項目，可根據情況以件或卷為單位采(cai)用抽檢(jian)的(de)方式進行人工檢(jian)驗(yan)(yan)。檢(jian)驗(yan)(yan)比率不得低(di)于(yu)5%，對于(yu)數(shu)據庫條目與(yu)數(shu)字(zi)圖像(xiang)內(nei)容對應的(de)準確性，抽檢(jian)合格(ge)率應為100%，其他內(nei)容的(de)抽檢(jian)合格(ge)率不低(di)于(yu)95%。

錄(lu)音(yin)(yin)錄(lu)像檔案數(shu)字(zi)化應(ying)(ying)對(dui)(dui)每個音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)進(jin)(jin)行(xing)(xing)驗(yan)收，對(dui)(dui)前部(bu)、中部(bu)、后(hou)部(bu)進(jin)(jin)行(xing)(xing)分段(duan)播放，播放時(shi)長(chang)之和應(ying)(ying)不(bu)低(di)于(yu)(yu)該音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)時(shi)長(chang)的(de)(de)(de)(de)(de)10%。應(ying)(ying)對(dui)(dui)數(shu)字(zi)化成果進(jin)(jin)行(xing)(xing)抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)收，被抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)須完整播放，抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)個數(shu)及持(chi)續時(shi)間(jian)總和均不(bu)應(ying)(ying)低(di)于(yu)(yu)該批(pi)次的(de)(de)(de)(de)(de)音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)5%。對(dui)(dui)于(yu)(yu)目錄(lu)數(shu)據與其(qi)音(yin)(yin)視頻(pin)(pin)文(wen)件(jian)對(dui)(dui)應(ying)(ying)的(de)(de)(de)(de)(de)準確性，抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)合格(ge)率(lv)應(ying)(ying)為(wei)100%，其(qi)他內容的(de)(de)(de)(de)(de)抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)合格(ge)率(lv)應(ying)(ying)不(bu)低(di)于(yu)(yu)95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔案數字化工作完成后，拆(chai)除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(ying)注意保持檔案原貌，做到安(an)全(quan)、準確、無遺漏(lou)。

分別(bie)按照(zhao)紙質檔案和錄(lu)(lu)音錄(lu)(lu)像檔案入(ru)(ru)庫相關要求(qiu)，對完成數字化處(chu)理的檔案原件進行處(chu)理和清點，并履(lv)行檔案入(ru)(ru)庫手續(xu)。