一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔(dang)(dang)案(an)(an)數字(zi)化的主要(yao)目的是提高檔(dang)(dang)案(an)(an)的管理效(xiao)率和服務水平。數字(zi)化檔(dang)(dang)案(an)(an)能(neng)夠方便快捷地進(jin)行存儲(chu)、檢索和利用，為檔(dang)(dang)案(an)(an)工作(zuo)提供更加精準、高效(xiao)的支持。

2、意義

（1）檔(dang)案(an)數(shu)字化意義在于可(ke)以(yi)更(geng)好的(de)保存(cun)歷史資(zi)料。以(yi)前(qian)的(de)保存(cun)手(shou)段(duan)和技(ji)術是有(you)限(xian)的(de)，這使歷史檔(dang)案(an)可(ke)能出現(xian)不同程度的(de)破壞，非常可(ke)惜(xi)。但(dan)現(xian)在科技(ji)發展，檔(dang)案(an)數(shu)字化手(shou)段(duan)就(jiu)避免(mian)了類(lei)似的(de)情況發生。通過掃描、攝影等技(ji)術可(ke)以(yi)對檔(dang)案(an)進行更(geng)好的(de)保護。

（2）檔案(an)數(shu)(shu)字(zi)化意義是提(ti)高(gao)工(gong)(gong)作效率，方便了(le)檔案(an)的管理。檔案(an)記載著不同(tong)時期不同(tong)種類(lei)的知識(shi)，所(suo)以整理工(gong)(gong)作是很繁瑣重(zhong)復的，而數(shu)(shu)字(zi)化管理有事(shi)半功倍的效果，足不出戶，在電腦(nao)面前(qian)就可以完(wan)成檔案(an)的察借閱(yue)工(gong)(gong)作。

（3）檔(dang)案數(shu)字化還為(wei)檔(dang)案的(de)(de)編(bian)研(yan)工作(zuo)(zuo)提供(gong)了數(shu)據(ju)支(zhi)持，從繁重的(de)(de)立卷(juan)中(zhong)解脫出(chu)來，集中(zhong)時(shi)間和(he)(he)精(jing)力致力于檔(dang)案與信(xin)息資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)(de)開發(fa)和(he)(he)利(li)用工作(zuo)(zuo)，進一步(bu)開發(fa)檔(dang)案資(zi)源(yuan)(yuan)，文獻匯(hui)編(bian)、數(shu)據(ju)匯(hui)編(bian)、專題匯(hui)編(bian)等各項(xiang)工作(zuo)(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)(dang)案(an)數(shu)字(zi)化(hua)流(liu)程主要包括檔(dang)(dang)案(an)出庫(ku)、數(shu)字(zi)化(hua)前處理、數(shu)據庫(ku)建(jian)立、檔(dang)(dang)案(an)掃(sao)描或信息采集(ji)、圖像處理或音視(shi)頻處理、數(shu)據掛接、數(shu)字(zi)化(hua)成果驗收與移(yi)交、檔(dang)(dang)案(an)入庫(ku)。

1、檔案出庫

檔案(an)(an)保管(guan)部門應(ying)按照紙質(zhi)檔案(an)(an)數字化工(gong)作(zuo)方案(an)(an)確定的數字化對象(xiang)開展檔案(an)(an)調(diao)取、清點、登記等(deng)前期準備工(gong)作(zuo)，并提交檔案(an)(an)出(chu)庫(ku)申請，經相(xiang)關責任人批準后(hou)，嚴格按照檔案(an)(an)庫(ku)房(fang)管(guan)理(li)規定為(wei)數字化對象(xiang)辦理(li)出(chu)庫(ku)相(xiang)關手續(xu)，并與(yu)數字化部門共同(tong)清點無誤后(hou)，對檔案(an)(an)進(jin)行交接出(chu)庫(ku)。

紙(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)數(shu)字化過程中，應設置距離數(shu)字化加工(gong)場所較近(jin)的保管(guan)庫用(yong)以臨(lin)時存(cun)放紙(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)，并對紙(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)的領取與(yu)歸還進(jin)行嚴格管(guan)理(li)，認真做好檢(jian)查、清(qing)點、登記等工(gong)作，確保紙(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)的安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙質檔案(an)數字化前處(chu)理包括確定(ding)掃描(miao)頁(ye)、編(bian)制(zhi)頁(ye)號(hao)、目錄數據準備、拆(chai)除裝(zhuang)訂(ding)、技術修復等(deng)內容(rong)。

（2）錄音錄像檔案

錄(lu)音錄(lu)像檔案數字(zi)化前處理包括(kuo)確定信息(xi)采集范圍、檔案檢查及清洗、修復工(gong)作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄數(shu)據(ju)庫數(shu)據(ju)規則，包(bao)括數(shu)據(ju)字(zi)(zi)段長度、字(zi)(zi)段類型、字(zi)(zi)段內容要(yao)求等。

數據(ju)庫(ku)選擇(ze)應考慮可轉(zhuan)換為(wei)通用數據(ju)格式，以便于數據(ju)交換。數據(ju)庫(ku)結構(gou)的(de)設計應特別注意保持檔(dang)案(an)的(de)內在聯系，有利于紙質(zhi)檔(dang)案(an)數字化成(cheng)果的(de)管理和利用。

可采用(yong)計(ji)算機自動校對與人工校對相(xiang)結合(he)的(de)方式，對目錄(lu)(lu)數據的(de)質量進行檢(jian)查，包(bao)括著錄(lu)(lu)項完整性、著錄(lu)(lu)內容的(de)規范性和準確性等。發現不(bu)合(he)格的(de)數據應及(ji)時進行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案(an)(an)掃描應(ying)根據紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)原(yuan)件(jian)實(shi)際情況、數(shu)字化(hua)目(mu)的、數(shu)字化(hua)規模、計(ji)算機(ji)網絡和(he)存儲條件(jian)等選擇相應(ying)的掃描設備，進(jin)行相關參(can)(can)數(shu)的設置(zhi)和(he)調(diao)整。參(can)(can)數(shu)的設置(zhi)和(he)調(diao)整應(ying)保證掃描后數(shu)字圖像(xiang)清晰(xi)、完整、不失(shi)真，圖像(xiang)效(xiao)果最接近檔(dang)案(an)(an)原(yuan)貌(mao)。

在命(ming)(ming)名(ming)方面，應(ying)以檔號(hao)為(wei)基礎對數(shu)(shu)字圖(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)，命(ming)(ming)名(ming)方式(shi)的選擇應(ying)確保圖(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)的唯一性(xing)。建議(yi)將用(yong)于長期保存(cun)的數(shu)(shu)字圖(tu)像(xiang)(xiang)存(cun)儲為(wei)單頁(ye)文(wen)件(jian)，并按檔號(hao)與(yu)圖(tu)像(xiang)(xiang)流(liu)水號(hao)的組合對圖(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)。用(yong)于提供利用(yong)的數(shu)(shu)字圖(tu)像(xiang)(xiang)可(ke)存(cun)儲為(wei)多頁(ye)文(wen)件(jian)，采(cai)用(yong)該檔案的檔號(hao)對圖(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)(ming)名(ming)。

如(ru)檔號為(wei)Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文書(shu)檔案有3頁，其用于(yu)長期(qi)保存的數字圖(tu)像計算機文件名分別為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提(ti)供利用的數字圖像(xiang)計算機文件名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學建立(li)紙質(zhi)檔案數字圖像(xiang)的(de)存(cun)儲路徑，確保數據掛接的(de)準(zhun)確性。

（2）錄音(yin)錄像檔案信息采集

應(ying)根據檔案(an)原件實際情況、數字化(hua)(hua)目的(de)(de)、數字化(hua)(hua)規模、計算機網絡和(he)存(cun)儲條件等選擇相應(ying)的(de)(de)信息(xi)采集(ji)設(she)(she)備，進(jin)行(xing)相關參(can)數的(de)(de)設(she)(she)置(zhi)和(he)調(diao)(diao)(diao)整(zheng)。參(can)數的(de)(de)設(she)(she)置(zhi)和(he)調(diao)(diao)(diao)整(zheng)應(ying)保證采集(ji)后的(de)(de)數字音視(shi)頻(pin)信息(xi)清晰、完整(zheng)、不失真，聲音和(he)畫面效果最接近(jin)檔案(an)原貌。應(ying)按有關規定(ding)對(dui)從庫(ku)房調(diao)(diao)(diao)用的(de)(de)錄音錄像檔案(an)進(jin)行(xing)溫濕(shi)度平衡調(diao)(diao)(diao)整(zheng)后方可進(jin)行(xing)信息(xi)采集(ji)。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數(shu)字復(fu)制件圖像(xiang)處理主要包括圖像(xiang)拼接(jie)、旋轉及糾偏、裁邊(bian)、去污(wu)等。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔(dang)案復制件的(de)音視頻處(chu)理主(zhu)要(yao)包括切分、剪切、轉換、降噪等(deng)。

6、數據掛接

數據(ju)掛(gua)接(jie)就(jiu)是通(tong)過每件(jian)(jian)(jian)檔案數字(zi)復(fu)制件(jian)(jian)(jian)文(wen)件(jian)(jian)(jian)名、計(ji)算機文(wen)件(jian)(jian)(jian)名與目錄(lu)數據(ju)庫(ku)中該件(jian)(jian)(jian)檔案的檔號(hao)一(yi)(yi)致性(xing)和唯一(yi)(yi)性(xing)，建(jian)(jian)立(li)起(qi)目錄(lu)數據(ju)庫(ku)與圖像文(wen)件(jian)(jian)(jian)或音(yin)視頻文(wen)件(jian)(jian)(jian)的一(yi)(yi)一(yi)(yi)對應(ying)關系(xi)。數據(ju)掛(gua)接(jie)可通(tong)過數字(zi)化軟件(jian)(jian)(jian)批量、快速自(zi)動完(wan)成。同(tong)時應(ying)在軟件(jian)(jian)(jian)中通(tong)過檔號(hao)等形式(shi)建(jian)(jian)立(li)圖像文(wen)件(jian)(jian)(jian)或者音(yin)視頻文(wen)件(jian)(jian)(jian)與檔案原件(jian)(jian)(jian)的關聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔(dang)案數(shu)字(zi)化(hua)完成(cheng)后(hou)，檔(dang)案部門應組織數(shu)字(zi)化(hua)成(cheng)果驗(yan)收(shou)組對檔(dang)案數(shu)字(zi)化(hua)成(cheng)果進行驗(yan)收(shou)。驗(yan)收(shou)采用計(ji)算(suan)機自動(dong)檢驗(yan)與人工檢驗(yan)相(xiang)結合的方式進行。

（1）驗收內容

檔案數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)化(hua)成果驗收對象包括數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)圖像或音(yin)視頻文(wen)件(jian)、檔案目(mu)錄數(shu)(shu)據、元數(shu)(shu)據、數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)化(hua)工作文(wen)件(jian)、存(cun)儲載體等。

（2）驗收指標

能夠(gou)采用(yong)計(ji)算(suan)機自動(dong)檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)的項目應采用(yong)計(ji)算(suan)機自動(dong)檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)的方式進(jin)行100%檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)，檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)合格(ge)率應為100%。

紙質檔案數(shu)字化(hua)驗收中，對于(yu)無法用計算機自動(dong)檢驗的(de)(de)項目(mu)(mu)，可(ke)根據(ju)(ju)情況以件(jian)或卷(juan)為(wei)單位采(cai)用抽檢的(de)(de)方(fang)式進(jin)行人工(gong)檢驗。檢驗比(bi)率不(bu)得低(di)于(yu)5%，對于(yu)數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)條(tiao)目(mu)(mu)與數(shu)字圖像(xiang)內(nei)容對應的(de)(de)準(zhun)確性(xing)，抽檢合格率應為(wei)100%，其他(ta)內(nei)容的(de)(de)抽檢合格率不(bu)低(di)于(yu)95%。

錄音錄像檔案數字(zi)化應(ying)對(dui)(dui)(dui)每(mei)個音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)進行驗收，對(dui)(dui)(dui)前部(bu)、中部(bu)、后部(bu)進行分段播(bo)(bo)放，播(bo)(bo)放時(shi)長之和應(ying)不低(di)(di)于該音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)時(shi)長的(de)(de)10%。應(ying)對(dui)(dui)(dui)數字(zi)化成果(guo)進行抽(chou)檢驗收，被抽(chou)檢的(de)(de)音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)須(xu)完(wan)整播(bo)(bo)放，抽(chou)檢的(de)(de)音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)個數及(ji)持續時(shi)間總(zong)和均不應(ying)低(di)(di)于該批次的(de)(de)音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)5%。對(dui)(dui)(dui)于目錄數據與其音視(shi)頻(pin)(pin)(pin)(pin)文(wen)件(jian)(jian)對(dui)(dui)(dui)應(ying)的(de)(de)準確(que)性，抽(chou)檢合格率(lv)(lv)應(ying)為100%，其他內容的(de)(de)抽(chou)檢合格率(lv)(lv)應(ying)不低(di)(di)于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔(dang)案數字化工作完(wan)成后，拆(chai)除過裝訂物的檔(dang)案如(ru)需裝訂，應注意保持檔(dang)案原貌，做到安(an)全、準確、無遺漏(lou)。

分別按照(zhao)紙質檔(dang)(dang)案和(he)錄音錄像檔(dang)(dang)案入庫相(xiang)關要求(qiu)，對完成數字(zi)化處理的檔(dang)(dang)案原件(jian)進行(xing)(xing)處理和(he)清點，并(bing)履(lv)行(xing)(xing)檔(dang)(dang)案入庫手續。