一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管(guan)理系統在檔案管(guan)理流程(cheng)方面可以(yi)概括(kuo)為以(yi)下四步(bu)：

1、檔案的收集

檔案管理系(xi)統支持多種采集(ji)渠道與采集(ji)方(fang)(fang)法，可通(tong)過新建(jian)、掃描、上(shang)傳、導(dao)入等(deng)多種方(fang)(fang)式，對電子(zi)文檔及實體文檔進行創建(jian)與采集(ji)。

2、檔案的整理

（1）歸檔(dang)(dang)鑒定：預(yu)歸檔(dang)(dang)文件庫中的文件由檔(dang)(dang)案管理人員通過“自動歸檔(dang)(dang)”或(huo)“歸檔(dang)(dang)編輯”功(gong)能(neng)進行檔(dang)(dang)案歸檔(dang)(dang)。

（2）自動歸(gui)檔：可(ke)將預歸(gui)檔文(wen)件庫中(zhong)的文(wen)件按照歸(gui)檔年(nian)度保管(guan)期限、類型組合的歸(gui)檔分類規(gui)則，批量轉移到設定的檔案庫下(xia)。

（3）歸檔(dang)編輯：歸檔(dang)編輯功(gong)能提供方(fang)便(bian)(bian)的(de)歸檔(dang)操作界面，可方(fang)便(bian)(bian)地將(jiang)待(dai)歸檔(dang)文(wen)件歸入相應的(de)案卷(juan)中，并提供著(zhu)錄項(xiang)目的(de)修改、卷(juan)內文(wen)件的(de)排(pai)序(xu)等(deng)功(gong)能。

有的檔案管理系統還具備自(zi)定義功能，用(yong)戶(hu)可以根(gen)據自(zi)己(ji)需(xu)求，對各層級(ji)文檔的分類架構(gou)、目錄、屬性等(deng)進行自(zi)定義預設。文件需(xu)按什么(me)分類歸檔、各層級(ji)有什么(me)目錄、需(xu)錄入哪些信息等(deng)，完全可根(gen)據自(zi)己(ji)需(xu)求而定。

3、檔案的存儲

（1）檔案庫：通過歸檔編(bian)輯與自動歸檔均可將(jiang)檔案放入檔案庫中。

（2）資(zi)料(liao)庫：管理員檔案鑒(jian)定后不(bu)需要歸(gui)檔的文件(jian)即(ji)可轉移到資(zi)料(liao)庫中管理。

4、檔案的利用

在(zai)一定權限內，員(yuan)工可(ke)以申(shen)請借(jie)閱，并(bing)且管(guan)理員(yuan)可(ke)以查(cha)看到系統(tong)的借(jie)閱列(lie)表，可(ke)進行在(zai)線的歸還(huan)、領用、催還(huan)、收回(hui)等操(cao)作(zuo)。員(yuan)工借(jie)閱電(dian)子(zi)檔案(an)(an)可(ke)按批準的時效在(zai)線查(cha)閱；借(jie)閱實體檔案(an)(an)可(ke)以線上申(shen)請，線下取(qu)用；借(jie)閱打(da)印復印件(jian)可(ke)由檔案(an)(an)管(guan)理員(yuan)設置閱讀與(yu)打(da)印水印，限定文(wen)件(jian)使用用途(tu)。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文已經簡(jian)單了(le)解到可通過新建(jian)、掃(sao)描、上(shang)傳、導入等多種(zhong)方式，對電(dian)子文檔及實(shi)體(ti)文檔進行創建(jian)與采集，那么具體(ti)的檔案管理系統(tong)如何導入數(shu)據呢？

檔(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)，對(dui)于紙質檔(dang)(dang)案(an)(an)而言，是指檔(dang)(dang)案(an)(an)卷宗信息的(de)導(dao)(dao)入(ru)，通過(guo)檔(dang)(dang)案(an)(an)收集模塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)即(ji)可實現。如果紙質檔(dang)(dang)案(an)(an)經過(guo)數字化，有具體(ti)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)內(nei)容文件，則同(tong)電子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)導(dao)(dao)入(ru)工作相同(tong)。

電子(zi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)，首先仍然(ran)是檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)卷宗(zong)信(xin)息(xi)的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)。通(tong)過檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)收集(ji)模塊(kuai)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)(ru)界面(mian)下載(zai)模板(ban)，根據模板(ban)錄入(ru)(ru)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)卷宗(zong)信(xin)息(xi)（包括卷內目錄），然(ran)后導(dao)(dao)入(ru)(ru)系(xi)統中，形成相(xiang)(xiang)應的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)信(xin)息(xi)。其次是檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)全(quan)文的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)。通(tong)過檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)收集(ji)中的(de)文件導(dao)(dao)入(ru)(ru)，將檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)全(quan)文文件導(dao)(dao)入(ru)(ru)系(xi)統，并與相(xiang)(xiang)應的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)卷宗(zong)對應。

在檔案(an)(an)導(dao)入和文(wen)件導(dao)入后(hou)，如(ru)果發(fa)現(xian)有漏(lou)上(shang)傳(chuan)文(wen)件的(de)(de)或者缺失信(xin)息的(de)(de)檔案(an)(an)，可通過“檔案(an)(an)收集模塊”中的(de)(de)檔案(an)(an)新增和檔案(an)(an)編輯進行補(bu)充處理。