一、檔案管理系統操作流程是什么

檔(dang)(dang)案管理(li)系統在檔(dang)(dang)案管理(li)流(liu)程方面可以(yi)概括為(wei)以(yi)下四步：

1、檔案的收集

檔(dang)案管理系統(tong)支持多種(zhong)采集(ji)渠道與(yu)采集(ji)方法(fa)，可通過新建、掃描、上(shang)傳、導入等多種(zhong)方式，對電子文(wen)檔(dang)及實(shi)體文(wen)檔(dang)進(jin)行創建與(yu)采集(ji)。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)檔(dang)(dang)鑒定：預(yu)歸(gui)檔(dang)(dang)文件(jian)庫中的文件(jian)由(you)檔(dang)(dang)案(an)管理人員通(tong)過“自動歸(gui)檔(dang)(dang)”或“歸(gui)檔(dang)(dang)編輯”功能進行檔(dang)(dang)案(an)歸(gui)檔(dang)(dang)。

（2）自動歸(gui)檔：可將預歸(gui)檔文件(jian)庫中的(de)文件(jian)按照歸(gui)檔年度保管期限、類型組合的(de)歸(gui)檔分類規則，批量轉移到設定的(de)檔案庫下。

（3）歸(gui)檔編(bian)輯：歸(gui)檔編(bian)輯功能(neng)提(ti)供方(fang)便(bian)的(de)歸(gui)檔操作界面，可(ke)方(fang)便(bian)地將待歸(gui)檔文(wen)(wen)件歸(gui)入相應的(de)案(an)卷(juan)中，并提(ti)供著錄項目的(de)修改、卷(juan)內文(wen)(wen)件的(de)排序等功能(neng)。

有的檔案管理系統還具備自定(ding)義功能(neng)，用(yong)戶可以(yi)根據自己需求，對各層級(ji)文檔的分(fen)類(lei)架構、目(mu)錄(lu)、屬性(xing)等進行自定(ding)義預設。文件需按什(shen)(shen)么分(fen)類(lei)歸檔、各層級(ji)有什(shen)(shen)么目(mu)錄(lu)、需錄(lu)入哪些信息等，完全可根據自己需求而定(ding)。

3、檔案的存儲

（1）檔案庫：通過(guo)歸檔編輯(ji)與(yu)自(zi)動歸檔均(jun)可將(jiang)檔案放入檔案庫中。

（2）資料庫(ku)：管理(li)員檔(dang)案(an)鑒(jian)定(ding)后不需要(yao)歸(gui)檔(dang)的(de)文件即可(ke)轉移到資料庫(ku)中管理(li)。

4、檔案的利用

在一(yi)定權限內，員(yuan)工(gong)可以申(shen)請借閱(yue)(yue)，并且管理(li)員(yuan)可以查看到(dao)系統(tong)的(de)借閱(yue)(yue)列表，可進行(xing)在線(xian)的(de)歸(gui)還、領用、催還、收回等(deng)操作。員(yuan)工(gong)借閱(yue)(yue)電(dian)子檔(dang)案(an)可按批準(zhun)的(de)時效在線(xian)查閱(yue)(yue)；借閱(yue)(yue)實(shi)體檔(dang)案(an)可以線(xian)上申(shen)請，線(xian)下取用；借閱(yue)(yue)打印(yin)復印(yin)件可由檔(dang)案(an)管理(li)員(yuan)設置閱(yue)(yue)讀與打印(yin)水印(yin)，限定文件使用用途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文(wen)已(yi)經簡單了(le)解到可通(tong)過新建(jian)、掃(sao)描、上(shang)傳、導(dao)入(ru)等(deng)多種方式(shi)，對電子文(wen)檔(dang)及實體文(wen)檔(dang)進行創建(jian)與采集，那么(me)具體的檔(dang)案管理系(xi)統如何導(dao)入(ru)數據呢？

檔(dang)案(an)導(dao)(dao)入(ru)，對于紙質檔(dang)案(an)而言(yan)，是指檔(dang)案(an)卷宗(zong)信息的(de)導(dao)(dao)入(ru)，通過檔(dang)案(an)收集模塊(kuai)的(de)檔(dang)案(an)導(dao)(dao)入(ru)即可實現。如(ru)果紙質檔(dang)案(an)經過數(shu)字化，有具體(ti)的(de)檔(dang)案(an)內容文件(jian)，則同電子檔(dang)案(an)的(de)導(dao)(dao)入(ru)工(gong)作相同。

電子檔(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)，首先仍然(ran)是檔(dang)案(an)(an)(an)卷宗信(xin)息(xi)的(de)(de)(de)(de)(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)。通(tong)過檔(dang)案(an)(an)(an)收集(ji)模塊的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)導(dao)(dao)入(ru)(ru)界面(mian)下載(zai)模板(ban)，根據模板(ban)錄(lu)入(ru)(ru)檔(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)卷宗信(xin)息(xi)（包括(kuo)卷內目錄(lu)），然(ran)后導(dao)(dao)入(ru)(ru)系(xi)統中(zhong)，形成相應的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)信(xin)息(xi)。其次是檔(dang)案(an)(an)(an)全文的(de)(de)(de)(de)(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)。通(tong)過檔(dang)案(an)(an)(an)收集(ji)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)文件導(dao)(dao)入(ru)(ru)，將檔(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)全文文件導(dao)(dao)入(ru)(ru)系(xi)統，并與相應的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)卷宗對應。

在檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)導(dao)入和(he)文(wen)件導(dao)入后，如果(guo)發現有(you)漏上傳文(wen)件的(de)(de)或者缺(que)失(shi)信息的(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)，可通(tong)過“檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)收集模(mo)塊”中(zhong)的(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)新增和(he)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)編輯進行補充處理。