一、電子檔案管理系統通用功能要求

1、文件管理功能：支持數據的存儲、管理、查找和歸檔，同時支持文件系統的網絡和分布在不同服務器上的管(guan)理(li)。

2、安全性功能：多級用戶權限管理、主從簽名機制，支持部分歸檔文檔的多層次加密。

3、備份功能：支(zhi)持本地備份功能，可(ke)以定(ding)期、自動進行(xing)文檔的備份與恢復(fu)。

4、共享功能：支持(chi)不(bu)同的系(xi)統間的文(wen)檔共享，支持(chi)跨IDE網絡的文(wen)檔傳輸。

5、審核功能：支持全流程文(wen)檔審(shen)核管理，允許單用(yong)戶或組文(wen)檔審(shen)核功能。

6、報表功能：支持電子檔案管理系統所涉及的文檔內容分析，支持用戶查看和打印報表。

7、系統改進功能：支(zhi)持(chi)程序校驗機制，及定期改(gai)進(jin)更新程序。

8、報警提示功能：支持文件有效期及文件狀態的監控，可以以郵件或短信的方式發出報警信息。

9、其它功能：支持對文檔(dang)的檢索、排版、編輯(ji)、打印和影(ying)像處理(li)等功能。

10、系統性能調優和容災功能：支持(chi)系統水平(ping)擴(kuo)展，提供(gong)及時和可靠的數據恢復能(neng)力。

11、其他特色功能：可以根據特定的應用場景，通過API和其它開發框架來實現個性化的高級(ji)功能。

二、電子檔案管理系統有什么特點

1、數字化管理

電子(zi)檔案(an)管理系統(tong)主要基(ji)于(yu)計算(suan)機(ji)技術(shu)，將傳統(tong)的(de)紙(zhi)質檔案(an)照片、文(wen)字、電子(zi)文(wen)檔等通過數(shu)字化的(de)手段轉化為數(shu)字檔案(an)，再(zai)通過網絡、存儲(chu)設備等手段進行(xing)記(ji)錄、備份、管理等各項工作。

2、網絡化傳輸

電子檔案管理(li)系統采用互聯(lian)網(wang)技術，將數字化的檔案通過網(wang)絡傳(chuan)輸(shu)到各個部門、機構，實現各個地點之間的檔案共(gong)享。同時還能夠實現遠(yuan)程(cheng)查詢(xun)、遠(yuan)程(cheng)復制、遠(yuan)程(cheng)借閱等(deng)功(gong)能，使檔案管理(li)工作更(geng)加高(gao)效、便捷。

3、安全可靠

電子檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)系(xi)統(tong)采用多重安全技術，保證檔(dang)(dang)案(an)的安全性和(he)可靠性。包括檔(dang)(dang)案(an)加密、備份、審計(ji)、權(quan)限(xian)管理(li)(li)等(deng)各項手段，避免檔(dang)(dang)案(an)丟失、信(xin)息泄漏等(deng)問題。

4、便于借閱和利用

電(dian)子檔案(an)管理系統支持多種檢索(suo)方式，包括關(guan)鍵字搜(sou)索(suo)、文(wen)本檢索(suo)、全文(wen)檢索(suo)等，使檔案(an)查閱和借閱更加便(bian)利(li)，同時(shi)支持檔案(an)數(shu)字化(hua)閱讀，便(bian)于檔案(an)的利(li)用(yong)和共享。

三、電子檔案管理系統的實現需要具備什么條件

1、信息化建設

電(dian)子檔案(an)管理系(xi)統是信息(xi)(xi)(xi)化(hua)建設的(de)(de)一(yi)部分，需要建立完整的(de)(de)信息(xi)(xi)(xi)化(hua)體系(xi)，實現各項(xiang)業務的(de)(de)數(shu)字(zi)化(hua)、網絡化(hua)以(yi)及信息(xi)(xi)(xi)化(hua)，包括協同辦公、數(shu)字(zi)化(hua)加(jia)工、信息(xi)(xi)(xi)化(hua)監管等(deng)。

2、技術支持

電子(zi)檔案管理系統需要依靠計算機技(ji)術(shu)(shu)、網絡技(ji)術(shu)(shu)、存儲(chu)技(ji)術(shu)(shu)等(deng)技(ji)術(shu)(shu)支持，還(huan)需要專(zhuan)業的檔案管理軟件和硬(ying)件系統支持，包(bao)括數據庫、存儲(chu)設(she)備(bei)、網絡通信設(she)備(bei)等(deng)。

3、規范管理

電子(zi)檔案(an)管(guan)理系(xi)統需要遵循一定的管(guan)理規范和(he)標準，包括文(wen)件分類、文(wen)件編號、文(wen)件保管(guan)和(he)借閱(yue)管(guan)理等(deng)規范，還(huan)需要制(zhi)定完善的檔案(an)安(an)全防范措(cuo)施，保障(zhang)檔案(an)的安(an)全性和(he)可靠(kao)性。

4、人才培養

電子檔(dang)案(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統需要專業(ye)的(de)(de)檔(dang)案(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人才(cai)，需要培養一批具有電腦技術(shu)、檔(dang)案(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)、信息檢索等(deng)專業(ye)技能的(de)(de)高素質人才(cai)，這些人才(cai)將成(cheng)為電子檔(dang)案(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統實現的(de)(de)關鍵。

總之，電(dian)子檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)系統是現代化(hua)(hua)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)的重(zhong)要(yao)(yao)形式，其(qi)具有數字化(hua)(hua)管(guan)理(li)(li)、網絡化(hua)(hua)傳輸、安全可靠、便于借閱和(he)(he)利用等特點，同(tong)時也需要(yao)(yao)具備信息化(hua)(hua)建設、技術支持(chi)、規范管(guan)理(li)(li)和(he)(he)人才培養等條件(jian)的支持(chi)，實現電(dian)子檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)系統需要(yao)(yao)通過不斷地(di)優化(hua)(hua)和(he)(he)改進，才能更好地(di)發揮(hui)其(qi)應(ying)用和(he)(he)推廣的效果和(he)(he)價(jia)值。