一、什么是采購管理系統

在(zai)當今(jin)的商業(ye)環境中，采購(gou)作為(wei)(wei)企(qi)業(ye)運營的重要環節，不僅涉及到(dao)成(cheng)本(ben)控制，還直接關系(xi)到(dao)企(qi)業(ye)的供(gong)應鏈穩(wen)定性和市場(chang)競爭力，為(wei)(wei)了優化采購(gou)流程，提(ti)高采購(gou)效率，越來越多的企(qi)業(ye)開始(shi)引入采購(gou)管理(li)系(xi)統。

采購(gou)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統是一種基于(yu)信息技術(shu)的(de)企業資源規劃系(xi)統，旨在實現采購(gou)流程的(de)自動化(hua)、規范化(hua)和透明化(hua)，該系(xi)統通過集(ji)成供應(ying)商管(guan)(guan)理(li)、需求(qiu)計(ji)劃、訂單(dan)管(guan)(guan)理(li)、合同管(guan)(guan)理(li)、庫存管(guan)(guan)理(li)等多個功能模塊，幫助企業實現采購(gou)活動的(de)全面監控和管(guan)(guan)理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購(gou)管理系統能(neng)夠(gou)保證(zheng)計(ji)劃的準確性和采購(gou)的合理性，提升(sheng)企業的競(jing)爭力，其(qi)功能(neng)眾(zhong)多(duo)，主要有(you)：

1、訂單管理功能

采購(gou)訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)是物資在采購(gou)業務中(zhong)流(liu)動(dong)的(de)起(qi)點，它通(tong)過(guo)采購(gou)申請獲取(qu)來自生產(chan)和(he)銷(xiao)(xiao)售等系(xi)(xi)統的(de)信(xin)息，將(jiang)供應鏈整體的(de)信(xin)息有機(ji)地聯系(xi)(xi)起(qi)來。訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)管(guan)理主要記錄、跟(gen)蹤和(he)控(kong)制(zhi)訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)，包括針對采購(gou)合同的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)，控(kong)制(zhi)購(gou)貨(huo)價格、折扣及數量。隨時跟(gen)蹤訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)完成情(qing)(qing)況(kuang)，控(kong)制(zhi)訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)；根據實際補貨(huo)情(qing)(qing)況(kuang)追加(jia)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)，通(tong)過(guo)比較訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)差(cha)異，以及通(tong)過(guo)業務和(he)分(fen)析報表反(fan)映訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)情(qing)(qing)況(kuang)等。如(ru)果企業有集(ji)團內部(bu)的(de)購(gou)銷(xiao)(xiao)業務，還要包括集(ji)團內部(bu)購(gou)貨(huo)或調撥訂(ding)(ding)單(dan)(dan)(dan)的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)情(qing)(qing)況(kuang)。

2、發票管理功能

采購發(fa)票(piao)具有(you)業(ye)(ye)務和(he)(he)財(cai)務雙重性(xing)質(zhi)，發(fa)票(piao)的業(ye)(ye)務處理(li)和(he)(he)控制是(shi)企業(ye)(ye)采購業(ye)(ye)務中的一個重要(yao)環節。采購發(fa)票(piao)與全(quan)部業(ye)(ye)務單(dan)據(ju)都有(you)聯系，與其與采購合同、付(fu)款單(dan)及(ji)預付(fu)單(dan)據(ju)聯系緊(jin)密。采購管理(li)系統提(ti)供增(zeng)值稅專(zhuan)用(yong)發(fa)票(piao)和(he)(he)普通發(fa)票(piao)管理(li)，并(bing)與應付(fu)款系統實(shi)現發(fa)票(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工業系統(tong)提(ti)供(gong)比較全面的質量(liang)檢(jian)(jian)驗(yan)管理，包括(kuo)購(gou)貨(huo)檢(jian)(jian)驗(yan)、完(wan)工檢(jian)(jian)驗(yan)和庫(ku)存抽檢(jian)(jian)3種質量(liang)檢(jian)(jian)驗(yan)業務(wu)。在采購(gou)管理系統(tong)中(zhong)，為(wei)非免檢(jian)(jian)貨(huo)物提(ti)供(gong)檢(jian)(jian)倉和送(song)貨(huo)流程，并根(gen)據檢(jian)(jian)驗(yan)結果確認入庫(ku)貨(huo)物，同時提(ti)供(gong)相關的業務(wu)查詢報表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應商供(gong)(gong)貨(huo)信息(xi)管理(li)以購貨(huo)價格為中(zhong)心(xin)，完善地記(ji)錄、控制并管理(li)供(gong)(gong)應商的(de)供(gong)(gong)貨(huo)業務資(zi)料，包括對不(bu)同(tong)供(gong)(gong)應商、不(bu)同(tong)物(wu)料、不(bu)同(tong)數(shu)(shu)量段(duan)、不(bu)同(tong)幣別的(de)價格和折扣信息(xi)的(de)詳細記(ji)錄，以及業務傳遞、自(zi)動更新及數(shu)(shu)據(ju)分(fen)析，同(tong)時進(jin)行采(cai)購最(zui)高限價的(de)控制和預警管理(li)，是采(cai)購管理(li)系(xi)統(tong)，乃至(zhi)整個(ge)供(gong)(gong)應鏈(lian)體(ti)系(xi)中(zhong)重要的(de)綜合數(shu)(shu)據(ju)處(chu)理(li)中(zhong)心(xin)之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)流(liu)程設(she)(she)(she)計(ji)是按企(qi)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)規范設(she)(she)(she)計(ji)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)流(liu)程工(gong)(gong)具，是實現(xian)(xian)用戶業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)處理自定(ding)義的(de)(de)必(bi)要(yao)基礎之一。在工(gong)(gong)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)系(xi)統(tong)中實現(xian)(xian)系(xi)統(tong)自定(ding)義，即在系(xi)統(tong)設(she)(she)(she)置(zhi)的(de)(de)所(suo)有(you)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)單據關(guan)聯的(de)(de)路徑中，用戶可選擇一條(tiao)、多條(tiao)或全部。系(xi)統(tong)將(jiang)根(gen)據用戶的(de)(de)設(she)(she)(she)置(zhi)進行相(xiang)關(guan)控制，保證企(qi)業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)獨特業(ye)(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)流(liu)程的(de)(de)需(xu)要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單據關(guan)聯(lian)(lian)（包括上拉式(shi)和(he)下推式(shi)關(guan)聯(lian)(lian)）是工業供應鏈業務(wu)流程的(de)基礎(chu)，而單據聯(lian)(lian)查(cha)即查(cha)看業務(wu)流程中的(de)單據關(guan)系。采(cai)購管理(li)系統中提供了單據、憑(ping)證(zheng)、賬薄和(he)報表的(de)全面關(guan)聯(lian)(lian)及動態連(lian)續查(cha)詢(xun)功能。

7、多級審核管理功能

多(duo)(duo)級(ji)審(shen)(shen)核(he)管(guan)理(li)(li)是對(dui)多(duo)(duo)級(ji)審(shen)(shen)核(he)、審(shen)(shen)核(he)人、審(shen)(shen)核(he)權限(xian)和審(shen)(shen)核(he)效(xiao)果等授權的(de)(de)工(gong)作(zuo)平(ping)臺，是處(chu)理(li)(li)業(ye)務單(dan)據時采用多(duo)(duo)角度、多(duo)(duo)級(ji)別和順序審(shen)(shen)核(he)管(guan)理(li)(li)方法。它體現(xian)了工(gong)作(zuo)流管(guan)理(li)(li)的(de)(de)思路，屬于采購管(guan)理(li)(li)系統(tong)用戶權限(xian)性質的(de)(de)基本管(guan)理(li)(li)。

8、代管業務管理功能

代管(guan)和(he)發運(yun)業務(wu)管(guan)理(li)為代管(guan)物(wu)料專門代管(guan)倉，提(ti)供(gong)代管(guan)物(wu)料收、發和(he)存的業務(wu)處理(li)，并(bing)提(ti)供(gong)相關報表(biao)供(gong)用戶查詢和(he)監控。此外，采購(gou)管(guan)理(li)系統還專門管(guan)理(li)貨物(wu)發運(yun)業務(wu)。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中(zhong)，分別提供(gong)供(gong)應商和(he)客戶對(dui)應物料的(de)代碼(ma)、名稱(cheng)表。在單據和(he)報表中(zhong)，直接調用相應代碼(ma)、名稱(cheng)，可(ke)供(gong)查詢和(he)顯示，滿足(zu)用戶的(de)對(dui)應業務需求。

10、報表查詢功能

該功能(neng)包括查(cha)(cha)詢(xun)(xun)并使用(yong)(yong)采購(gou)(gou)業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)、采購(gou)(gou)分析(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)、萬能(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)和查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分析(xi)工(gong)具(ju)。采購(gou)(gou)業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)是(shi)針對用(yong)(yong)戶已經實現的業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)處理(li)，將所取(qu)得得業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)成(cheng)果進行篩選和分析(xi)，以綜(zong)合反映企業(ye)(ye)(ye)采購(gou)(gou)業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)的信息；采購(gou)(gou)分析(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)分析(xi)采購(gou)(gou)流程中各(ge)項主(zhu)要(yao)業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)的處理(li)結果和運作情況；萬能(neng)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)和查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分析(xi)工(gong)具(ju)是(shi)一種自定義形式的報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)，是(shi)方便用(yong)(yong)戶根據自身查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分析(xi)需(xu)要(yao)制作自定義業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)和分析(xi)報(bao)(bao)表(biao)(biao)(biao)的工(gong)具(ju)。