一、什么是采購管理系統

在當今的(de)商業(ye)環境中，采(cai)購(gou)作(zuo)為(wei)企業(ye)運(yun)營(ying)的(de)重要環節，不僅涉及到成本控制，還直(zhi)接關系到企業(ye)的(de)供應鏈(lian)穩定性和市(shi)場(chang)競爭力，為(wei)了(le)優化(hua)采(cai)購(gou)流程(cheng)，提高采(cai)購(gou)效率，越來越多的(de)企業(ye)開始引入采(cai)購(gou)管理系統。

采購(gou)管(guan)理(li)系(xi)統是一種基于信息技術的(de)(de)企(qi)業資源規劃系(xi)統，旨在(zai)實現(xian)采購(gou)流程的(de)(de)自動化、規范(fan)化和透明化，該(gai)系(xi)統通(tong)過集成供(gong)應(ying)商管(guan)理(li)、需求計劃、訂(ding)單(dan)管(guan)理(li)、合(he)同管(guan)理(li)、庫存管(guan)理(li)等多(duo)個(ge)功能(neng)模塊，幫助企(qi)業實現(xian)采購(gou)活(huo)動的(de)(de)全面監(jian)控和管(guan)理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購(gou)管理系統能夠保(bao)證(zheng)計劃的準(zhun)確(que)性和采購(gou)的合理性，提升(sheng)企業的競(jing)爭力，其功能眾(zhong)多，主要有：

1、訂單管理功能

采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)(dan)是(shi)物資在(zai)采(cai)購(gou)業(ye)務中流動的起點，它通過(guo)采(cai)購(gou)申請獲取來自生產和(he)(he)銷售等(deng)系統的信(xin)息(xi)，將供應(ying)鏈整(zheng)體(ti)的信(xin)息(xi)有(you)(you)機地聯系起來。訂(ding)單(dan)(dan)管理主要記錄、跟蹤和(he)(he)控制(zhi)訂(ding)單(dan)(dan)執(zhi)(zhi)(zhi)行的情(qing)(qing)況(kuang)，包(bao)(bao)括針對采(cai)購(gou)合同(tong)的執(zhi)(zhi)(zhi)行，控制(zhi)購(gou)貨(huo)價格、折扣及數量。隨(sui)時跟蹤訂(ding)單(dan)(dan)完成情(qing)(qing)況(kuang)，控制(zhi)訂(ding)單(dan)(dan)的執(zhi)(zhi)(zhi)行；根(gen)據(ju)實際(ji)補貨(huo)情(qing)(qing)況(kuang)追加執(zhi)(zhi)(zhi)行訂(ding)單(dan)(dan)，通過(guo)比較訂(ding)單(dan)(dan)執(zhi)(zhi)(zhi)行差異，以及通過(guo)業(ye)務和(he)(he)分(fen)析報表反映訂(ding)單(dan)(dan)執(zhi)(zhi)(zhi)行情(qing)(qing)況(kuang)等(deng)。如果(guo)企業(ye)有(you)(you)集團內(nei)部(bu)的購(gou)銷業(ye)務，還要包(bao)(bao)括集團內(nei)部(bu)購(gou)貨(huo)或調撥訂(ding)單(dan)(dan)的執(zhi)(zhi)(zhi)行情(qing)(qing)況(kuang)。

2、發票管理功能

采購(gou)發(fa)票(piao)(piao)具有(you)業(ye)務(wu)(wu)和財(cai)務(wu)(wu)雙重性質(zhi)，發(fa)票(piao)(piao)的業(ye)務(wu)(wu)處(chu)理和控制(zhi)是(shi)企業(ye)采購(gou)業(ye)務(wu)(wu)中的一個重要環節。采購(gou)發(fa)票(piao)(piao)與(yu)全部業(ye)務(wu)(wu)單據都有(you)聯系，與(yu)其與(yu)采購(gou)合同(tong)、付款(kuan)單及預付單據聯系緊密。采購(gou)管理系統提供(gong)增值稅專用發(fa)票(piao)(piao)和普通發(fa)票(piao)(piao)管理，并(bing)與(yu)應付款(kuan)系統實現發(fa)票(piao)(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工業(ye)(ye)系統提(ti)供(gong)比較全(quan)面的(de)質(zhi)量檢(jian)驗(yan)管(guan)理，包(bao)括購貨(huo)檢(jian)驗(yan)、完工檢(jian)驗(yan)和庫存抽檢(jian)3種質(zhi)量檢(jian)驗(yan)業(ye)(ye)務(wu)。在(zai)采(cai)購管(guan)理系統中(zhong)，為(wei)非免檢(jian)貨(huo)物提(ti)供(gong)檢(jian)倉和送貨(huo)流(liu)程(cheng)，并根(gen)據檢(jian)驗(yan)結果確認入庫貨(huo)物，同時提(ti)供(gong)相關的(de)業(ye)(ye)務(wu)查詢報表。

4、供應商供貨管理功能

供應(ying)商供貨信息(xi)管理以(yi)購貨價(jia)(jia)格為中心(xin)，完善地(di)記錄、控(kong)制并管理供應(ying)商的(de)(de)供貨業務資料(liao)，包括對(dui)不同(tong)供應(ying)商、不同(tong)物(wu)料(liao)、不同(tong)數量(liang)段、不同(tong)幣別的(de)(de)價(jia)(jia)格和折扣(kou)信息(xi)的(de)(de)詳細記錄，以(yi)及業務傳(chuan)遞、自動(dong)更新及數據分析，同(tong)時進行(xing)采(cai)購最高限價(jia)(jia)的(de)(de)控(kong)制和預警管理，是采(cai)購管理系(xi)統，乃至整(zheng)個供應(ying)鏈(lian)體系(xi)中重要的(de)(de)綜合數據處理中心(xin)之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)流(liu)程設(she)計(ji)是(shi)按企業(ye)(ye)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)規范設(she)計(ji)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)流(liu)程工(gong)具，是(shi)實(shi)現用(yong)戶業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)處理自定(ding)義的(de)(de)必要基(ji)礎之一(yi)。在工(gong)業(ye)(ye)系(xi)統(tong)中實(shi)現系(xi)統(tong)自定(ding)義，即在系(xi)統(tong)設(she)置的(de)(de)所有業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)單據關聯的(de)(de)路徑(jing)中，用(yong)戶可選擇一(yi)條(tiao)(tiao)、多條(tiao)(tiao)或(huo)全部(bu)。系(xi)統(tong)將(jiang)根據用(yong)戶的(de)(de)設(she)置進行相關控制(zhi)，保證企業(ye)(ye)獨(du)特(te)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)流(liu)程的(de)(de)需要。

6、業務資料聯查功能

單據(ju)關聯(lian)(lian)（包括上拉式和(he)下推式關聯(lian)(lian)）是工業(ye)供應鏈(lian)業(ye)務流程(cheng)的(de)基礎，而(er)單據(ju)聯(lian)(lian)查(cha)即(ji)查(cha)看業(ye)務流程(cheng)中的(de)單據(ju)關系(xi)。采(cai)購管理(li)系(xi)統中提供了單據(ju)、憑證、賬薄和(he)報表的(de)全(quan)面關聯(lian)(lian)及動(dong)態連續查(cha)詢功能。

7、多級審核管理功能

多級審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)管(guan)(guan)理(li)是對(dui)多級審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)、審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)人(ren)、審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)權限(xian)和審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)效果等授權的工(gong)作平臺，是處理(li)業務單(dan)據時(shi)采用多角度、多級別(bie)和順序審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)管(guan)(guan)理(li)方法。它體現了(le)工(gong)作流管(guan)(guan)理(li)的思路，屬于采購管(guan)(guan)理(li)系統用戶權限(xian)性質(zhi)的基本管(guan)(guan)理(li)。

8、代管業務管理功能

代(dai)管和發(fa)運(yun)業務(wu)管理(li)為代(dai)管物料(liao)專門(men)代(dai)管倉，提(ti)供(gong)代(dai)管物料(liao)收、發(fa)和存的(de)業務(wu)處理(li)，并提(ti)供(gong)相關報表供(gong)用戶查(cha)詢和監控。此(ci)外，采(cai)購管理(li)系統還專門(men)管理(li)貨物發(fa)運(yun)業務(wu)。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中(zhong)，分別(bie)提供(gong)供(gong)應(ying)商和(he)(he)客戶(hu)對(dui)應(ying)物料的代碼、名(ming)稱(cheng)表。在單據和(he)(he)報表中(zhong)，直接調用相應(ying)代碼、名(ming)稱(cheng)，可供(gong)查(cha)詢(xun)和(he)(he)顯示，滿(man)足用戶(hu)的對(dui)應(ying)業務需求。

10、報表查詢功能

該功能包(bao)括查(cha)(cha)詢(xun)(xun)并使用(yong)采購(gou)(gou)(gou)(gou)業(ye)務(wu)報(bao)表(biao)(biao)、采購(gou)(gou)(gou)(gou)分(fen)(fen)(fen)析(xi)報(bao)表(biao)(biao)、萬能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)(fen)析(xi)工具(ju)(ju)。采購(gou)(gou)(gou)(gou)業(ye)務(wu)報(bao)表(biao)(biao)是針對用(yong)戶已經實現的(de)(de)業(ye)務(wu)處理，將所取得得業(ye)務(wu)成果進行篩選和(he)分(fen)(fen)(fen)析(xi)，以(yi)綜合(he)反(fan)映企業(ye)采購(gou)(gou)(gou)(gou)業(ye)務(wu)的(de)(de)信息；采購(gou)(gou)(gou)(gou)分(fen)(fen)(fen)析(xi)報(bao)表(biao)(biao)分(fen)(fen)(fen)析(xi)采購(gou)(gou)(gou)(gou)流程中(zhong)各項主要業(ye)務(wu)的(de)(de)處理結(jie)果和(he)運(yun)作情況；萬能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)(fen)析(xi)工具(ju)(ju)是一種(zhong)自定(ding)義(yi)形式的(de)(de)報(bao)表(biao)(biao)，是方便(bian)用(yong)戶根(gen)據自身查(cha)(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)(fen)析(xi)需要制作自定(ding)義(yi)業(ye)務(wu)和(he)分(fen)(fen)(fen)析(xi)報(bao)表(biao)(biao)的(de)(de)工具(ju)(ju)。