一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受到了(le)企業的青睞，使(shi)用(yong)無(wu)紙化(hua)會(hui)議系統(tong)不僅(jin)綠色環保，而且(qie)方便安(an)全，那么如何使(shi)用(yong)無(wu)紙化(hua)會(hui)議系統(tong)呢？

1、準備會議資料

在會(hui)議(yi)(yi)開始(shi)前，主(zhu)持人需要將會(hui)議(yi)(yi)資(zi)料(liao)(liao)上傳(chuan)到會(hui)議(yi)(yi)服(fu)(fu)務平(ping)臺(tai)。這些資(zi)料(liao)(liao)可以包(bao)括會(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)、會(hui)議(yi)(yi)背景資(zi)料(liao)(liao)、報告文稿、數據(ju)表(biao)格等。會(hui)議(yi)(yi)服(fu)(fu)務平(ping)臺(tai)會(hui)自動對(dui)資(zi)料(liao)(liao)進行歸類和(he)整理(li)，方便參會(hui)人員查閱(yue)。

2、邀請參會人員

主持人可(ke)以(yi)通過會(hui)(hui)議(yi)服務平臺發送會(hui)(hui)議(yi)邀請(qing)，告知參會(hui)(hui)人員會(hui)(hui)議(yi)時間、地(di)點和(he)議(yi)程(cheng)等信息。參會(hui)(hui)人員收到邀請(qing)后，可(ke)以(yi)提前通過無紙化會(hui)(hui)議(yi)終端查(cha)閱會(hui)(hui)議(yi)資料，為會(hui)(hui)議(yi)做(zuo)好準備。

3、設備接入

會(hui)議(yi)開始前，參會(hui)人員需(xu)要(yao)將無紙化會(hui)議(yi)終(zhong)(zhong)端接入(ru)會(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺。這通常(chang)只需(xu)要(yao)在終(zhong)(zhong)端設備上輸入(ru)會(hui)議(yi)服(fu)務(wu)平臺的(de)地址和賬戶信(xin)息即可。接入(ru)成功后(hou)，參會(hui)人員可以(yi)實時(shi)查看會(hui)議(yi)資料、發言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)議(yi)進(jin)行中，主持人可以通過投(tou)(tou)影(ying)設備展示會(hui)議(yi)資料，讓參會(hui)人員更直(zhi)觀地了解會(hui)議(yi)內容。在無紙化會(hui)議(yi)系(xi)統(tong)中，主持人可以實時控(kong)制投(tou)(tou)影(ying)設備的(de)內容和順序，以便根據會(hui)議(yi)進(jin)程靈(ling)活調(diao)整。

5、互動交流

無(wu)紙化會(hui)議系統提(ti)供了(le)豐富的互(hu)動(dong)功(gong)能，如實時(shi)聊天、文件(jian)共享、屏(ping)幕(mu)共享等，方便參(can)會(hui)人員進(jin)行溝(gou)通(tong)和交(jiao)流。參(can)會(hui)人員可(ke)以(yi)在終端設備上向(xiang)主持人或其他參(can)會(hui)者提(ti)問、發表意見，主持人也(ye)可(ke)以(yi)實時(shi)回應。

6、記錄會議內容

會議進(jin)行(xing)中(zhong)，參會人員(yuan)可以在無紙化會議終端上對(dui)會議內容進(jin)行(xing)記錄(lu)。這些記錄(lu)可以包括文(wen)字、圖片(pian)、語音等多種形式，方便參會人員(yuan)回(hui)顧和(he)整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)結束后，主(zhu)持人需要在會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)服務平臺上對會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)資料(liao)進行歸檔(dang)。歸檔(dang)的(de)資料(liao)包(bao)括會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)議(yi)(yi)(yi)程、參會(hui)(hui)名單、會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)記錄等(deng)，以(yi)便未來查(cha)閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著節(jie)能環(huan)保(bao)觀念的(de)普及，無紙化會議系(xi)統(tong)開(kai)始在企業中(zhong)廣(guang)為應用(yong)。雖然節(jie)省(sheng)了很(hen)多紙張，但是無紙化會議系(xi)統(tong)的(de)數據(ju)安全(quan)(quan)保(bao)密性一(yi)直讓用(yong)戶有(you)所擔心，那(nei)么(me)使用(yong)無紙化會議系(xi)統(tong)是怎么(me)保(bao)障會議的(de)安全(quan)(quan)和保(bao)密的(de)呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接(jie)的(de)辦(ban)法就是將無紙(zhi)化會(hui)議系統買斷，將無紙(zhi)化會(hui)議系統服務器部署到(dao)自己內部網絡中(zhong)。這樣避免了無紙(zhi)化會(hui)議的(de)數(shu)據信息傳輸需要經過公網遭竊取(qu)的(de)風(feng)險(xian)。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會議系統的(de)載體必須是企(qi)業(ye)內部(bu)提供的(de)，避(bi)免第三方設備(bei)或者移動(dong)設備(bei)接入，導致數據泄密(mi)。

（2）?禁止無(wu)紙化會議室中的錄(lu)制，截(jie)屏功能，避免會議資料被拷貝或(huo)者(zhe)上傳(chuan)。

（3）無(wu)紙化會(hui)議(yi)系統在純局(ju)域(yu)網中使用的(de)同(tong)時，會(hui)議(yi)室也(ye)用的(de)是局(ju)域(yu)網，防止外網訪問，有必(bi)要的(de)話可(ke)以禁止4G和5G信號。