一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受(shou)到(dao)了企業(ye)的(de)青睞，使用無紙化會議(yi)(yi)系統不僅綠(lv)色環保，而且(qie)方便(bian)安全，那(nei)么如(ru)何使用無紙化會議(yi)(yi)系統呢？

1、準備會議資料

在會(hui)議(yi)(yi)開始前，主持人需要將會(hui)議(yi)(yi)資料(liao)上傳(chuan)到會(hui)議(yi)(yi)服(fu)(fu)務平臺。這些資料(liao)可以包括(kuo)會(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、會(hui)議(yi)(yi)背景資料(liao)、報告文(wen)稿(gao)、數據表格等(deng)。會(hui)議(yi)(yi)服(fu)(fu)務平臺會(hui)自動對資料(liao)進行歸類(lei)和整(zheng)理，方(fang)便參會(hui)人員查(cha)閱(yue)。

2、邀請參會人員

主持人(ren)(ren)可(ke)以通過會議服務平臺(tai)發(fa)送(song)會議邀請(qing)，告知(zhi)參會人(ren)(ren)員會議時間(jian)、地點和議程等信息。參會人(ren)(ren)員收到邀請(qing)后(hou)，可(ke)以提前通過無紙(zhi)化會議終端(duan)查閱會議資料，為會議做好準備(bei)。

3、設備接入

會議(yi)開(kai)始前，參(can)會人(ren)員需要將無(wu)紙(zhi)化會議(yi)終(zhong)端接入會議(yi)服務(wu)平(ping)(ping)臺。這通常只需要在終(zhong)端設備上輸(shu)入會議(yi)服務(wu)平(ping)(ping)臺的地址和賬戶信(xin)息即可。接入成功(gong)后，參(can)會人(ren)員可以實(shi)時(shi)查看會議(yi)資料、發(fa)言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)(hui)議(yi)進(jin)(jin)行(xing)中，主持人可以通過投影(ying)設備展示會(hui)(hui)議(yi)資(zi)料，讓參會(hui)(hui)人員更直(zhi)觀(guan)地(di)了(le)解會(hui)(hui)議(yi)內(nei)容(rong)。在無紙(zhi)化會(hui)(hui)議(yi)系統中，主持人可以實時控制投影(ying)設備的內(nei)容(rong)和順序，以便(bian)根(gen)據會(hui)(hui)議(yi)進(jin)(jin)程(cheng)靈(ling)活調整(zheng)。

5、互動交流

無紙(zhi)化會(hui)議(yi)系統提(ti)供了豐富的互動(dong)功(gong)能，如(ru)實時聊天、文(wen)件共(gong)(gong)享、屏(ping)幕(mu)共(gong)(gong)享等，方便參會(hui)人(ren)(ren)員(yuan)進(jin)行溝通和交(jiao)流。參會(hui)人(ren)(ren)員(yuan)可以在終(zhong)端設備上向(xiang)主持人(ren)(ren)或其他參會(hui)者提(ti)問(wen)、發(fa)表意(yi)見，主持人(ren)(ren)也(ye)可以實時回應。

6、記錄會議內容

會(hui)(hui)議(yi)進行(xing)中，參(can)會(hui)(hui)人員可(ke)以在(zai)無紙化會(hui)(hui)議(yi)終端上對會(hui)(hui)議(yi)內容進行(xing)記(ji)錄。這些記(ji)錄可(ke)以包括文字、圖(tu)片、語音等多種形式，方(fang)便參(can)會(hui)(hui)人員回顧和整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)議結束(shu)后(hou)，主持(chi)人需要在會(hui)(hui)議服(fu)務平臺上對會(hui)(hui)議資(zi)料進(jin)行(xing)歸檔。歸檔的資(zi)料包括會(hui)(hui)議議程(cheng)、參會(hui)(hui)名單、會(hui)(hui)議記錄等，以便未來查閱和(he)回顧(gu)。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著節(jie)能環(huan)保觀(guan)念的(de)(de)普及，無(wu)紙化會議(yi)系(xi)統(tong)開始在企業中廣為應用(yong)。雖然節(jie)省了很多(duo)紙張(zhang)，但是無(wu)紙化會議(yi)系(xi)統(tong)的(de)(de)數據安(an)全(quan)保密性一直(zhi)讓用(yong)戶(hu)有所擔(dan)心(xin)，那么(me)使用(yong)無(wu)紙化會議(yi)系(xi)統(tong)是怎么(me)保障會議(yi)的(de)(de)安(an)全(quan)和(he)保密的(de)(de)呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦法(fa)就(jiu)是將(jiang)(jiang)無(wu)(wu)紙化(hua)(hua)會議系(xi)統買斷(duan)，將(jiang)(jiang)無(wu)(wu)紙化(hua)(hua)會議系(xi)統服(fu)務器部署(shu)到(dao)自己內(nei)部網絡中。這樣避(bi)免(mian)了無(wu)(wu)紙化(hua)(hua)會議的數據(ju)信息傳(chuan)輸需要經(jing)過公(gong)網遭竊(qie)取的風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會(hui)議系統的(de)載體必(bi)須是企(qi)業內(nei)部提供的(de)，避免第三方設備或者移動設備接入，導致數據泄密。

（2）?禁止無紙化會議室(shi)中的錄制，截屏功能(neng)，避免會議資料被拷貝(bei)或者上傳。

（3）無紙(zhi)化會議(yi)系統(tong)在純(chun)局域網(wang)中使用的同時，會議(yi)室也用的是(shi)局域網(wang)，防(fang)止(zhi)外(wai)網(wang)訪(fang)問，有必要的話(hua)可以(yi)禁止(zhi)4G和5G信號。