一、合同管理系統功能有哪些

合(he)同管理(li)(li)系(xi)統(tong)是企業(ye)管理(li)(li)的(de)重要(yao)組(zu)成部分，主(zhu)(zhu)要(yao)管理(li)(li)企業(ye)的(de)往來(lai)合(he)同，如(ru)采購、銷售、工程(cheng)合(he)同等，它的(de)具體功能(neng)主(zhu)(zhu)要(yao)有：

1、合同起草

提(ti)供合(he)同示范(fan)文(wen)本庫，起(qi)草(cao)人(ren)選(xuan)擇對(dui)應(ying)的合(he)同范(fan)本，填(tian)寫合(he)同要素(su)，合(he)同示范(fan)文(wen)本只允(yun)許起(qi)草(cao)人(ren)填(tian)空，不允(yun)許修改固定條(tiao)款(kuan)格(ge)式。

2、合同審批

根據企(qi)業(ye)的業(ye)務流程(cheng)自定義軟(ruan)件中合同(tong)審(shen)批流程(cheng)，保存所(suo)有(you)的審(shen)批意見，幫助評審(shen)人員參考，最(zui)后打印出合同(tong)審(shen)批單。

3、合同文件管理

管(guan)理所(suo)有與合(he)同(tong)有關的文(wen)件，包括(kuo)合(he)同(tong)原(yuan)稿、變更文(wen)件、附圖等內容，將任意(yi)格(ge)式的電子版文(wen)檔(dang)可以直接導(dao)入系統中(zhong)。

4、結算管理

解決(jue)企業的資金管理，為合同細化了何時(shi)應該(gai)結算賬款(kuan)，無論(lun)是對收款(kuan)還是付款(kuan)均有(you)重要意義，可以及(ji)時(shi)安(an)排資金調度及(ji)收回款(kuan)項(xiang)，既保證按時(shi)守信，又(you)合理充分(fen)利用資金，降低(di)執(zhi)行風險。

5、合同進度記錄

明確記錄合(he)(he)同(tong)進度，并(bing)與計劃情況進行(xing)對比(bi)，方(fang)(fang)便領(ling)(ling)導隨時了解合(he)(he)同(tong)動態執行(xing)的(de)情況，到(dao)底完成(cheng)到(dao)何種程度，完成(cheng)的(de)百分比(bi)是多少，方(fang)(fang)便領(ling)(ling)導調整進度，安(an)排下一步的(de)工作。

6、商品管理

采用(yong)合同商(shang)(shang)品清單、詢價(jia)、報價(jia)表單管理(li)(li)對應標(biao)(biao)的物型號、規格等明細(xi)，可(ke)以按商(shang)(shang)品類型、交貨期等信息統計合同商(shang)(shang)品數量(liang)和金額，為公司(si)市場策略、財務(wu)規劃、招(zhao)投標(biao)(biao)管理(li)(li)等提供依(yi)據。

7、合同變更

記錄(lu)合同變更(geng)的原因、影響，并將(jiang)變更(geng)依據(ju)作為附件導入系統，從而兼顧了變更(geng)過程管理(li)的嚴(yan)謹和自動性，關聯(lian)結果，有據(ju)可查，權責明(ming)晰。

8、預警

系統自動(dong)掃描并對所有快到(dao)期的結款、審批(pi)、收(shou)貨(huo)、驗(yan)收(shou)、付款等關(guan)鍵(jian)節點或事(shi)項進行(xing)預警，幫助用戶提前做好財務規劃和分析決(jue)策。

9、報表

從(cong)不同角度對系統數據(ju)進行統計分析(xi)，輔助經(jing)營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，并(bing)將統計結果輸出圖形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合同(tong)管理系統可以讓企業更高效地管理合同(tong)，其進行合同(tong)管理主要(yao)可分為預執行和執行后兩個(ge)階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據合同(tong)請求(qiu)、使用(yong)預(yu)置的標(biao)準語言和條款起草合同(tong)。在合同(tong)管理系(xi)統中請求(qiu)訪問(wen)權(quan)限是很容易的，使用(yong)簡單的訪問(wen)請求(qiu)表單，用(yong)戶就可以申請到訪問(wen)權(quan)限。這(zhe)個過程比傳統的通過電子郵件(jian)或電話申請的方法(fa)更安全。

除了(le)請(qing)求表單，團隊(dui)還可以訪問預先批準(zhun)(zhun)的合同條(tiao)款(kuan)和模(mo)板庫(ku)，從而更(geng)快地(di)實現文檔和合同組(zu)裝，同時消除標準(zhun)(zhun)法律語言的偏差(cha)。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現(xian)在，您已使(shi)用(yong)預先(xian)批準(zhun)的模板或條款創建了合(he)同(tong)草稿，下一階段是執行(xing)合(he)同(tong)。執行(xing)合(he)同(tong)草案必須先(xian)做到兩件事(shi)。

首(shou)先，有(you)關各方必須審(shen)查合(he)同(tong)草(cao)案，這可(ke)能需要也可(ke)能不需要談判。其次(ci)，相關人員必須批(pi)準(zhun)該合(he)同(tong)文件。使(shi)用電子合(he)同(tong)管理系統審(shen)查和修訂合(he)同(tong)，可(ke)以簡(jian)化這一過程

被授(shou)予(yu)權限的內部團隊可(ke)以直接在電子合(he)(he)同(tong)管理系統中(zhong)同(tong)時審閱和修訂文(wen)檔，而不(bu)是(shi)通過電子郵件或(huo)者微信等(deng)交換和執行修改意見(jian)。當文(wen)件準備好時，各方將(jiang)收到(dao)提示。用戶可(ke)以簽署文(wen)檔并將(jiang)其轉發(fa)到(dao)合(he)(he)同(tong)生(sheng)命周(zhou)期(qi)的下一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)管(guan)理系統(tong)的(de)工作(zuo)(zuo)流(liu)功(gong)能主要關注的(de)是在合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)生命周期中(zhong)，控制和管(guan)理合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)請(qing)求的(de)流(liu)程，從執(zhi)行(xing)到管(guan)理各個(ge)階段。用簡(jian)單的(de)話說，就是這個(ge)軟件幫我(wo)們在合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)從開(kai)始(shi)到結束的(de)全過(guo)程中(zhong)，管(guan)理和指導合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)的(de)所(suo)有請(qing)求和步驟。構建自(zi)動(dong)化工作(zuo)(zuo)流(liu)程，消除手動(dong)跟(gen)蹤(zong)，并簡(jian)化管(guan)理合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)所(suo)需的(de)每個(ge)階段。

合(he)(he)同工(gong)(gong)作流可以(yi)根據(ju)類型、角色和合(he)(he)同記錄數據(ju)而(er)變化。還可以(yi)關聯到微信(xin)通知和手(shou)機日歷提醒等功能，以(yi)加快組(zu)織的工(gong)(gong)作流程(cheng)。使用業務規則和流程(cheng)在合(he)(he)同生(sheng)命(ming)周期的每個階段構建工(gong)(gong)作流，供(gong)員工(gong)(gong)遵循。這樣做將(jiang)確保整個合(he)(he)同生(sheng)命(ming)周期的治理和合(he)(he)規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同(tong)(tong)管理(li)系統允許您的(de)(de)團(tuan)隊為(wei)所有(you)合同(tong)(tong)和(he)文檔(dang)存儲建(jian)立一個電(dian)子(zi)存儲庫。這是合同(tong)(tong)管理(li)流程數(shu)字(zi)化(hua)轉型的(de)(de)第一階段。該軟件使您能夠實現(xian)數(shu)據(ju)安全和(he)隱(yin)私的(de)(de)數(shu)字(zi)解決方案(an)，保持最高的(de)(de)數(shu)據(ju)安全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)(he)同管(guan)理系統(tong)中的(de)(de)工(gong)具改進了(le)執行后的(de)(de)合(he)(he)規性和管(guan)理流程，它還(huan)可以最大化組織(zhi)管(guan)理的(de)(de)合(he)(he)同的(de)(de)價(jia)值，例如可以配置電子(zi)郵件或微(wei)信、日歷等提醒您(nin)在(zai)截止日期之前(qian)啟動操作；隨(sui)時訪問存檔合(he)(he)同；進行更有效的(de)(de)合(he)(he)同管(guan)理和審(shen)計，并自定義待(dai)辦事(shi)項列表(biao)。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可(ke)利用(yong)和構建合同(tong)數(shu)據，您(nin)可(ke)以輕松(song)搜索合同(tong)，并把合同(tong)放(fang)置在(zai)有(you)用(yong)的報告和儀表(biao)盤中。此外，在(zai)將現有(you)合同(tong)添加到(dao)合同(tong)管理(li)系統時，系統支(zhi)持光(guang)學字符識別（OCR）技(ji)術尤為重要，OCR會自動(dong)掃描文(wen)檔內(nei)容(rong)，以確保各方可(ke)以輕松(song)找(zhao)到(dao)所有(you)合同(tong)內(nei)容(rong)，以便您(nin)執行任何(he)搜索。