一、會展策劃有什么作用
成功(gong)(gong)的會(hui)展(zhan)活動源(yuan)于成功(gong)(gong)的會(hui)展(zhan)策劃,會(hui)展(zhan)策劃作(zuo)(zuo)為(wei)一個系統工程,主要具有(you)以下幾(ji)個作(zuo)(zuo)用:
1、戰略指導作用
策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)劃(hua)(hua)是一(yi)種理性思維,以確保(bao)未來即將(jiang)進(jin)行(xing)的活動,有條不紊地按預定的目標進(jin)行(xing),是策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)劃(hua)(hua)者(zhe)為策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)劃(hua)(hua)目標進(jin)行(xing)決策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)謀劃(hua)(hua)、探索、設計多(duo)種備選方案的過程。決策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)者(zhe)以策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)劃(hua)(hua)方案為基(ji)礎,進(jin)行(xing)選擇(ze)和決斷,從而保(bao)證決策(ce)(ce)(ce)(ce)(ce)的程序化和科學性。
戰略指(zhi)導作(zuo)用是指(zhi)會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)策劃能(neng)為會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)活動的(de)執行提(ti)供總體的(de)指(zhi)導思想。以展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽策劃為例,如展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽場地、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規模(mo)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)主題及時(shi)間的(de)安排(pai)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)品(pin)牌、主要合作(zuo)伙伴(行業)等方面(mian),在會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)策劃方案中都要事先提(ti)出詳細的(de)預(yu)案。
2、實施規劃作用
實(shi)施規(gui)劃(hua)(hua)作用是(shi)指會(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)(hua)能為(wei)會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)提供具體(ti)的行動(dong)計劃(hua)(hua)。一般來說,會(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)(hua)方案通過(guo)之后,在具體(ti)的實(shi)施過(guo)程中(zhong)可以根據情況作適當調整,但會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)運(yun)行的總(zong)體(ti)思路與要求是(shi)不會(hui)改(gai)變的,策劃(hua)(hua)方案是(shi)會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)實(shi)施的主(zhu)要依據。
3、進程制約作用
進(jin)(jin)程制(zhi)約作用是指會展(zhan)(zhan)策劃能安排并制(zhi)約會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)(dong)的進(jin)(jin)程。尤其是大型(xing)會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)(dong),所涉及的工作千(qian)頭萬緒,在會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)(dong)執行的進(jin)(jin)程中(zhong),必(bi)領嚴格按照(zhao)策劃所提(ti)出的方案(an)進(jin)(jin)行工作,這樣才能確保會展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)(dong)的順利進(jin)(jin)行。
4、效果控制作用
策(ce)劃一般會對會展(zhan)活動(dong)發(fa)展(zhan)的長遠問(wen)題或本質問(wen)題,針對會展(zhan)環(huan)境(jing)的未(wei)(wei)來(lai)變化(hua)發(fa)展(zhan),進行(xing)超(chao)前研究、預(yu)測(ce)發(fa)展(zhan)趨勢、思考未(wei)(wei)來(lai)發(fa)展(zhan)問(wen)題,以提高會展(zhan)活動(dong)策(ce)劃主體適應未(wei)(wei)來(lai)和(he)創造未(wei)(wei)來(lai)的主動(dong)性。
效(xiao)(xiao)(xiao)果(guo)控(kong)制作(zuo)用是(shi)指會展策(ce)劃(hua)能預(yu)測、監督會展項目活動(dong)(dong)的效(xiao)(xiao)(xiao)果(guo)。某一會展活動(dong)(dong)在執(zhi)行(xing)過程(cheng)中是(shi)否達到預(yu)期(qi)的效(xiao)(xiao)(xiao)果(guo),,通過對(dui)(dui)照策(ce)劃(hua)方(fang)(fang)案(an)的相關要求(qiu)就能夠清晰(xi)地看出。會展策(ce)劃(hua)一方(fang)(fang)面能對(dui)(dui)會展活動(dong)(dong)的最(zui)終完成效(xiao)(xiao)(xiao)果(guo)進(jin)行(xing)控(kong)制,另一方(fang)(fang)面也可(ke)以(yi)對(dui)(dui)策(ce)劃(hua)方(fang)(fang)案(an)本身(shen)的可(ke)行(xing)性(xing)、合理性(xing)進(jin)行(xing)檢(jian)驗。
5、規范運作作用
會展策劃(hua)(hua)者在進行計(ji)劃(hua)(hua)或規(gui)(gui)劃(hua)(hua)之前,運(yun)用(yong)科學的策劃(hua)(hua)運(yun)作程序對計(ji)劃(hua)(hua)進行構思(si)和設計(ji),為計(ji)劃(hua)(hua)生成提供(gong)智(zhi)謀,使(shi)計(ji)劃(hua)(hua)切實可(ke)行,使(shi)預(yu)算投向可(ke)靠。規(gui)(gui)范(fan)運(yun)作作用(yong)是指會展策劃(hua)(hua)能使(shi)會展運(yun)作趨(qu)于科學、合理(li)、規(gui)(gui)范(fan)。
二、會展設計策劃方案基本流程七步走
1、合理分工
策(ce)(ce)劃主管(guan)負責協調(diao)溝(gou)通整個小組(zu)各(ge)(ge)策(ce)(ce)劃人(ren)(ren)員的(de)工(gong)作,并全權負責策(ce)(ce)劃方案(an)的(de)制定(ding)和修訂;策(ce)(ce)劃人(ren)(ren)員負責編擬(ni)會展(zhan)項(xiang)目計劃;文案(an)撰寫人(ren)(ren)員負責撰寫各(ge)(ge)類會展(zhan)文案(an),包括(kuo)會展(zhan)常用文書、會展(zhan)社交文書、會展(zhan)推(tui)介(jie)文書、會展(zhan)合(he)同(tong)等 ;美術設計人(ren)(ren)員負責各(ge)(ge)類各(ge)(ge)種(zhong)類型視覺形象設計,如(ru)廣告設計、展(zhan)示空間(jian)設計;市場(chang)(chang)調(diao)查人(ren)(ren)員負責進行(xing)市場(chang)(chang)調(diao)查并編寫市場(chang)(chang)調(diao)查報告;媒(mei)體聯(lian)絡人(ren)(ren)員進行(xing)媒(mei)體宣傳推(tui)廣。
2、市場調查與分析
市(shi)場調(diao)(diao)查與分析包(bao)括產業環境、目標市(shi)場、政(zheng)策法(fa)規、同類會展(zhan)、自身資源五個方面內容的(de)調(diao)(diao)查,得出分析報告。
3、制定行動方案
(1)制定(ding)一個統(tong)籌(chou)兼顧的(de)(de)方案是會展(zhan)項目順利開展(zhan)的(de)(de)重要前提,選(xuan)擇合(he)適的(de)(de)時間,合(he)適的(de)(de)地點,并做到兩者的(de)(de)合(he)理搭配,是方案必須注(zhu)意的(de)(de)內容。
(2)會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案具(ju)體化,應形成一個可供操作的(de)具(ju)體措施(shi)。其間得需明(ming)確以下(xia)內容:會(hui)(hui)展(zhan)項(xiang)目(mu)的(de)目(mu)標、實(shi)現會(hui)(hui)展(zhan)項(xiang)目(mu)目(mu)標的(de)環境、會(hui)(hui)展(zhan)項(xiang)目(mu)營(ying)銷戰略要素、會(hui)(hui)展(zhan)相關活動(dong)的(de)開(kai)展(zhan)、會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案的(de)效果與評估、會(hui)(hui)展(zhan)策劃方(fang)案實(shi)施(shi)的(de)附加條(tiao)件。
(3)設計(ji)行動日程表也是必不(bu)可缺少的一環。會(hui)展(zhan)項目(mu)的行動日程必須(xu)精心設計(ji),策劃方(fang)案(an)的制(zhi)作、方(fang)案(an)的實(shi)施(shi)不(bu)得延誤,每個步驟的開始和結(jie)束(shu)都(dou)應有(you)時間的規(gui)定和限制(zhi),以保(bao)證方(fang)案(an)的實(shi)施(shi)能夠順利進行,否(fou)則就會(hui)嚴(yan)重影響會(hui)展(zhan)的成功舉辦。
4、制定預算方案
制(zhi)定(ding)一(yi)(yi)份完善的會展項目預算方案一(yi)(yi)般(ban)包(bao)括場地費用(yong)、行政管理費用(yong)(包(bao)括公司行政管理人員(yuan)的工資和行政辦公費用(yong)等(deng))、宣傳推廣(guang)費用(yong)、招展、招商費用(yong)、相關活動經費和其(qi)他(ta)可能(neng)產生的費用(yong)。
5、確定會展項目收入來源
會(hui)(hui)展收(shou)入來源(yuan)一(yi)般是會(hui)(hui)務費或展位費收(shou)入、門票(piao)收(shou)入和企(qi)業贊助收(shou)入。
6、撰寫會展策劃方案
將策劃(hua)(hua)的最終成果整(zheng)理(li)成書面材(cai)料,即(ji)策劃(hua)(hua)書,也(ye)稱企劃(hua)(hua)案(an),其主體內(nei)(nei)容包(bao)括現狀或背景介紹、分(fen)析(xi)、目標、戰(zhan)略、戰(zhan)術或行動方(fang)案(an)、效益預(yu)測、控制和應急(ji)措(cuo)施,各部分(fen)內(nei)(nei)容可(ke)因(yin)具體要求不(bu)同而詳細程度不(bu)一。可(ke)涵蓋內(nei)(nei)容如可(ke)行性研究報(bao)告(gao)、項(xiang)目意向(xiang)書、項(xiang)目建議書以及(ji)廣告(gao)策劃(hua)(hua)書、宣傳手(shou)冊等圍繞(rao)某(mou)次(ci)戰(zhan)前、戰(zhan)中以及(ji)展后的所有(you)策劃(hua)(hua)文(wen)案(an)。
7、評估與修正
及時(shi)召開總結會(hui),對(dui)策劃(hua)書進行(xing)評估修正(zheng)。同(tong)時(shi)做好相關(guan)的善(shan)后公(gong)關(guan)工作,并準備好會(hui)展突發事故的解(jie)決(jue)備案。