一、會展策劃有什么作用
成(cheng)功的會展(zhan)活動源于成(cheng)功的會展(zhan)策(ce)(ce)劃,會展(zhan)策(ce)(ce)劃作為一個系統工程,主(zhu)要具有以下幾(ji)個作用:
1、戰略指導作用
策(ce)(ce)劃(hua)是一種理性思維,以確保(bao)未來(lai)即將(jiang)進(jin)行(xing)的(de)(de)活動,有條不紊地按預定的(de)(de)目(mu)標(biao)進(jin)行(xing),是策(ce)(ce)劃(hua)者為策(ce)(ce)劃(hua)目(mu)標(biao)進(jin)行(xing)決(jue)策(ce)(ce)謀(mou)劃(hua)、探索、設計(ji)多(duo)種備選方案的(de)(de)過程(cheng)。決(jue)策(ce)(ce)者以策(ce)(ce)劃(hua)方案為基礎(chu),進(jin)行(xing)選擇和決(jue)斷,從而保(bao)證決(jue)策(ce)(ce)的(de)(de)程(cheng)序化和科學性。
戰略指導作(zuo)用(yong)是指會(hui)(hui)展(zhan)策劃能(neng)為會(hui)(hui)展(zhan)活動(dong)的(de)執行提供總體的(de)指導思想。以展(zhan)覽策劃為例,如展(zhan)覽場地、展(zhan)會(hui)(hui)規模、展(zhan)會(hui)(hui)的(de)主題及時間的(de)安排、展(zhan)會(hui)(hui)品(pin)牌、主要合作(zuo)伙伴(行業)等方面,在會(hui)(hui)展(zhan)策劃方案(an)中都(dou)要事先提出詳細的(de)預(yu)案(an)。
2、實施規劃作用
實(shi)施規劃(hua)(hua)作用(yong)是(shi)指會(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)(hua)能為會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)提供具(ju)體(ti)(ti)的(de)行(xing)動(dong)計劃(hua)(hua)。一般(ban)來說,會(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)(hua)方案通過之后(hou),在具(ju)體(ti)(ti)的(de)實(shi)施過程中可以(yi)根據情況(kuang)作適(shi)當(dang)調整(zheng),但會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)運行(xing)的(de)總體(ti)(ti)思路(lu)與要求是(shi)不會(hui)改變(bian)的(de),策劃(hua)(hua)方案是(shi)會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)實(shi)施的(de)主要依據。
3、進程制約作用
進(jin)程制(zhi)約(yue)作用是指會(hui)(hui)展策劃能(neng)(neng)安(an)排并制(zhi)約(yue)會(hui)(hui)展活動的(de)(de)(de)進(jin)程。尤(you)其是大型會(hui)(hui)展活動,所涉及的(de)(de)(de)工作千(qian)頭萬緒,在會(hui)(hui)展活動執行(xing)的(de)(de)(de)進(jin)程中,必領嚴格按照策劃所提出的(de)(de)(de)方案進(jin)行(xing)工作,這樣才能(neng)(neng)確保會(hui)(hui)展活動的(de)(de)(de)順利進(jin)行(xing)。
4、效果控制作用
策劃一般會對會展(zhan)活(huo)動發(fa)展(zhan)的(de)長(chang)遠(yuan)問(wen)題(ti)或(huo)本質問(wen)題(ti),針對會展(zhan)環境的(de)未來(lai)變(bian)化發(fa)展(zhan),進行超前研究(jiu)、預測(ce)發(fa)展(zhan)趨勢、思考(kao)未來(lai)發(fa)展(zhan)問(wen)題(ti),以提高會展(zhan)活(huo)動策劃主體適應未來(lai)和創造未來(lai)的(de)主動性。
效(xiao)果控制作(zuo)用是指會(hui)展(zhan)(zhan)策劃能預(yu)(yu)測、監督(du)會(hui)展(zhan)(zhan)項目活(huo)動(dong)的效(xiao)果。某一會(hui)展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)在(zai)執行(xing)(xing)過程中是否達到預(yu)(yu)期的效(xiao)果,,通(tong)過對照策劃方(fang)案的相關要求就能夠清晰(xi)地(di)看出。會(hui)展(zhan)(zhan)策劃一方(fang)面(mian)能對會(hui)展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)的最(zui)終完(wan)成效(xiao)果進行(xing)(xing)控制,另一方(fang)面(mian)也可以(yi)對策劃方(fang)案本(ben)身的可行(xing)(xing)性、合理性進行(xing)(xing)檢(jian)驗。
5、規范運作作用
會(hui)(hui)展(zhan)策劃(hua)者在(zai)進行計劃(hua)或規(gui)劃(hua)之前(qian),運用(yong)科學的策劃(hua)運作程序對(dui)計劃(hua)進行構思(si)和(he)設計,為計劃(hua)生成(cheng)提供智謀(mou),使(shi)計劃(hua)切實可行,使(shi)預(yu)算投向(xiang)可靠。規(gui)范(fan)運作作用(yong)是指會(hui)(hui)展(zhan)策劃(hua)能(neng)使(shi)會(hui)(hui)展(zhan)運作趨于科學、合理(li)、規(gui)范(fan)。
二、會展設計策劃方案基本流程七步走
1、合理分工
策(ce)(ce)劃(hua)主管負(fu)責(ze)協調(diao)溝通整個小組各策(ce)(ce)劃(hua)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)的(de)工(gong)作,并全權負(fu)責(ze)策(ce)(ce)劃(hua)方案的(de)制(zhi)定和修訂;策(ce)(ce)劃(hua)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)負(fu)責(ze)編(bian)擬(ni)會展(zhan)(zhan)項目計劃(hua);文(wen)案撰(zhuan)(zhuan)寫人(ren)(ren)(ren)員(yuan)負(fu)責(ze)撰(zhuan)(zhuan)寫各類(lei)(lei)會展(zhan)(zhan)文(wen)案,包括會展(zhan)(zhan)常用文(wen)書、會展(zhan)(zhan)社交(jiao)文(wen)書、會展(zhan)(zhan)推(tui)介文(wen)書、會展(zhan)(zhan)合同等 ;美術設(she)計人(ren)(ren)(ren)員(yuan)負(fu)責(ze)各類(lei)(lei)各種類(lei)(lei)型(xing)視覺形象(xiang)設(she)計,如廣告設(she)計、展(zhan)(zhan)示空間設(she)計;市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查人(ren)(ren)(ren)員(yuan)負(fu)責(ze)進行市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查并編(bian)寫市(shi)(shi)場(chang)調(diao)查報(bao)告;媒體聯絡(luo)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)進行媒體宣傳推(tui)廣。
2、市場調查與分析
市場調查與分析(xi)包括產業環境、目標市場、政策法(fa)規、同類會展、自身(shen)資(zi)源五個方面內容的調查,得(de)出分析(xi)報告。
3、制定行動方案
(1)制定一(yi)個(ge)統籌兼(jian)顧的方(fang)案是(shi)會展項(xiang)目順利開展的重要(yao)前提(ti),選擇合適的時(shi)間,合適的地點,并(bing)做到兩者(zhe)的合理搭配,是(shi)方(fang)案必(bi)須注(zhu)意的內容。
(2)會(hui)展策劃方案具(ju)體化,應(ying)形成一個可供(gong)操作(zuo)的具(ju)體措施。其(qi)間得需明確以下內容:會(hui)展項(xiang)目的目標、實(shi)現會(hui)展項(xiang)目目標的環(huan)境、會(hui)展項(xiang)目營銷戰略要(yao)素、會(hui)展相關活動的開展、會(hui)展策劃方案的效果與評估、會(hui)展策劃方案實(shi)施的附加條件。
(3)設計行(xing)動(dong)日程表也(ye)是必不可(ke)缺少的(de)(de)(de)(de)(de)一環。會展項目的(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)動(dong)日程必須(xu)精心設計,策劃方(fang)案的(de)(de)(de)(de)(de)制(zhi)作、方(fang)案的(de)(de)(de)(de)(de)實施不得延誤,每個步(bu)驟(zou)的(de)(de)(de)(de)(de)開始和(he)結束都應有時(shi)間的(de)(de)(de)(de)(de)規定和(he)限制(zhi),以保證方(fang)案的(de)(de)(de)(de)(de)實施能夠順利進(jin)行(xing),否則就會嚴重影(ying)響(xiang)會展的(de)(de)(de)(de)(de)成功(gong)舉辦。
4、制定預算方案
制定(ding)一份完善(shan)的(de)會展項目預算方(fang)案一般包(bao)(bao)括場(chang)地(di)費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)、行政管理(li)費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)(包(bao)(bao)括公司行政管理(li)人員(yuan)的(de)工資和行政辦(ban)公費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)等)、宣傳推廣費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)、招展、招商費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)、相關(guan)活動經(jing)費(fei)(fei)和其他可能產生的(de)費(fei)(fei)用(yong)(yong)(yong)。
5、確定會展項目收入來源
會(hui)展(zhan)收入(ru)來源一(yi)般是會(hui)務費或展(zhan)位費收入(ru)、門票收入(ru)和(he)企業贊助(zhu)收入(ru)。
6、撰寫會展策劃方案
將(jiang)策劃(hua)(hua)的(de)(de)最(zui)終(zhong)成(cheng)果整理成(cheng)書面材料,即策劃(hua)(hua)書,也稱企劃(hua)(hua)案,其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰(zhan)略、戰(zhan)術或行(xing)動方案、效益預(yu)測、控制和(he)應急措施,各部分內容可(ke)因(yin)具(ju)體要(yao)求不(bu)同而詳(xiang)細程度不(bu)一。可(ke)涵蓋內容如可(ke)行(xing)性研究報告、項目意向書、項目建議書以及(ji)廣告策劃(hua)(hua)書、宣傳手冊等(deng)圍繞(rao)某(mou)次戰(zhan)前、戰(zhan)中以及(ji)展后(hou)的(de)(de)所有(you)策劃(hua)(hua)文案。
7、評估與修正
及時(shi)召開總結會(hui),對策劃(hua)書進行評(ping)估修正。同時(shi)做好(hao)相關(guan)的(de)善后公關(guan)工(gong)作(zuo),并準備好(hao)會(hui)展突(tu)發事故的(de)解決(jue)備案。