一、協同辦公系統的建立意義是什么

所謂(wei)的(de)(de)協(xie)同辦公系統指(zhi)(zhi)的(de)(de)是解決企(qi)業三大(da)孤(gu)島問(wen)題，即信息(xi)孤(gu)島、應用孤(gu)島和資源(yuan)孤(gu)島。協(xie)同的(de)(de)體現具體在(zai)于企(qi)業中(zhong)任(ren)何的(de)(de)一個點都可(ke)以關聯(lian)到企(qi)業其他的(de)(de)任(ren)何的(de)(de)一個點（這里的(de)(de)點是一個泛指(zhi)(zhi)），如果一個辦公系統做不(bu)到這點，是不(bu)能(neng)稱為協(xie)同辦公系統的(de)(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于公司現階段的(de)工作(zuo)具有如下意義：

1、有利于公(gong)司的(de)(de)(de)健康發展和整體凝聚力(li)提(ti)升，OA協同辦(ban)公(gong)系統是集團整體使(shi)用的(de)(de)(de)，在(zai)使(shi)用的(de)(de)(de)過程中能夠(gou)(gou)使(shi)各(ge)部門真(zhen)切感(gan)受的(de)(de)(de)一個集團的(de)(de)(de)實(shi)(shi)實(shi)(shi)在(zai)在(zai)的(de)(de)(de)存在(zai)，能夠(gou)(gou)增加主人(ren)翁意識，促進品牌的(de)(de)(de)提(ti)升。

2、有利于公司各部門轉變(bian)管(guan)理觀念和(he)工作模式(shi)，提高辦事效率(lv)，克服傳統(tong)管(guan)理模式(shi)和(he)辦公模式(shi)帶來的不良做法，是各部門權利與義務明確，方便公司領導(dao)監督(du)與指導(dao)。

3、有利(li)于節約行政開支，節省人力(li)、財力(li)。同(tong)時，在(zai)全(quan)局內部建(jian)立一個高效(xiao)的(de)協同(tong)管理(li)工作平(ping)臺(tai)(tai)和集中的(de)信息整合呈現平(ping)臺(tai)(tai)，形成各(ge)部信息共享(xiang)、和諧互助的(de)良好氛圍，建(jian)立健全(quan)組織文化(hua)，實現真正的(de)以人為本(ben)。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)軟件(jian)系(xi)(xi)統(tong)(tong)功(gong)能(neng)(neng)利用(yong)率(lv)低(di)，存(cun)在資(zi)源(yuan)(yuan)浪費(fei)情況縱觀市面OA的(de)(de)(de)使(shi)用(yong)歷(li)程，現(xian)階段使(shi)用(yong)的(de)(de)(de)OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)，依舊是(shi)基于(yu)傳統(tong)(tong)OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)，存(cun)在著工(gong)作合(he)作不合(he)理(li)性(xing)，OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)中(zhong)(zhong)有大量的(de)(de)(de)功(gong)能(neng)(neng)并(bing)未使(shi)用(yong)到，管理(li)流(liu)程的(de)(de)(de)混亂等(deng)都降低(di)了工(gong)作效率(lv)。辦(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)軟件(jian)系(xi)(xi)統(tong)(tong)給企業成(cheng)員帶來的(de)(de)(de)并(bing)不是(shi)享受高效、便捷的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)體驗(yan)(yan)，恰恰相反(fan)，市面上功(gong)能(neng)(neng)繁雜、界(jie)面不友(you)好(hao)的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)軟件(jian)系(xi)(xi)統(tong)(tong)讓那些原本(ben)熟悉業務流(liu)程規范的(de)(de)(de)企業成(cheng)員無(wu)法迅速上手全新的(de)(de)(de)操作方式，導致工(gong)作的(de)(de)(de)效率(lv)達不到使(shi)用(yong)預期，優(you)秀的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)體驗(yan)(yan)成(cheng)為(wei)空談(tan)。而從團隊協調性(xing)，在現(xian)有的(de)(de)(de)OA系(xi)(xi)統(tong)(tong)中(zhong)(zhong)體現(xian)的(de)(de)(de)又微(wei)乎(hu)其微(wei)，無(wu)法用(yong)系(xi)(xi)統(tong)(tong)完成(cheng)業務流(liu)程，還需要手工(gong)或者其他形式對(dui)團隊進行管理(li)，資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)浪費(fei)。

（2）網絡安(an)全(quan)(quan)性問(wen)題(ti)基于網絡辦(ban)公中，能否保證軟件系統的(de)(de)(de)安(an)全(quan)(quan)性一(yi)直是研究的(de)(de)(de)重(zhong)要部分(fen)。例如(ru)，項目(mu)(mu)的(de)(de)(de)建立，項目(mu)(mu)的(de)(de)(de)審批，項目(mu)(mu)的(de)(de)(de)驗收(shou)，金額的(de)(de)(de)往來等(deng)(deng)，在(zai)網絡中都(dou)存(cun)著安(an)全(quan)(quan)性問(wen)題(ti)。對于企事業一(yi)些重(zhong)要的(de)(de)(de)數據(ju)、記(ji)錄如(ru)何(he)做到保護，不(bu)被攻擊或者(zhe)篡改數據(ju)等(deng)(deng)，都(dou)涉及(ji)網絡安(an)全(quan)(quan)性問(wen)題(ti)。存(cun)在(zai)著以(yi)上內容的(de)(de)(de)缺陷，本系統提出了在(zai)各行業，可根據(ju)用戶(hu)需(xu)要自(zi)定義(yi)，滿足其辦(ban)公使用的(de)(de)(de)協同辦(ban)公系統，更(geng)有效、方便的(de)(de)(de)管理項目(mu)(mu)。

2、功能需求

（1）可按(an)企業(ye)或者(zhe)團隊(dui)規模需(xu)求定(ding)制系統負載能(neng)力。

（2）可進行任務的創建與管理，并將任務分配到適合的任務分組。

（3）針對每個任務，可以分解子任務、上傳附件、設定起(qi)止日期。

（4）在任何終端都可以使用熊貓辦公軟件系(xi)統。

（5）針對(dui)多(duo)種文件的云端(duan)存儲，并(bing)可以關聯到某個任務或(huo)某個項(xiang)目。

（6）管理(li)人(ren)(ren)員(yuan)可(ke)以(yi)制定人(ren)(ren)員(yuan)安排會議(yi)，并且會議(yi)通知(zhi)會準時到達與會人(ren)(ren)員(yuan)的通知(zhi)提醒中(zhong)。